В начало учебникаОглавление Информация об изданииОб изданииСписки иллюстраций и терминовАвторы издания Глава 5.2

 

ПОДГОТОВКА И РЕДАКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ИЗДАНИЙ

 

5. PAБОТA РЕДАКТОРА НАД АППАРАТОМ ИНФОРМАЦИОННЫХ ИЗДАНИЙ

5.3. Средства систематизации, пояснения, дополнения и оформления материала в информационных изданиях

 

Элементом аппарата, на основе которого систематизируют материал в информационном издании, является схема классификации. Систематизация - это и процесс, в ходе которого проводится анализ библиографических записей и рефератов с целью выявления их классификационных признаков, и результат этого процесса, состоящий в упорядоченном расположении материала в соответствии с принятой классификационной схемой. Систематизация должна восприниматься как естественное явление и подчиняться интересам решения функциональных задач указателей.

Используемая классификационная схема должна строиться на базе марксистско-ленинской методологии, отражать современный уровень достижений в науке, экономике, производстве, культуре и учитывать направления их дальнейшего развития, обеспечивать полноту представления и минимизировать дублирование документов, создавать условия для их надежного поиска.

Классификация, используемая для систематизации материала в информационных изданиях, обычно выбирается с учетом реальных потоков документов и информационных потребностей и потому носит прагматический характер. Она может осуществляться по различным признакам, характеризующим документ, - содержательным, тематическим, хронологическим (времени поступления документа в информационный оборот), типологическим, предметным, заголовочным.

В последнее время проявляется повышенный интерес к таким классификациям, как рубрикаторы. ГОСТ 7.27-80 определяет предметный указатель рубрикатор как словарь рубрик в виде иерархической классификации, предназначенный для формирования справочно-информационного фонда, информационных изданий и информационного поиска. Благодаря рубрикатору в системе НТИ становятся возможными организация, координация и контроль основных процессов научно-информационной деятельности.

В нашей стране применяется Рубрикатор ГСНТИ, который представляет собой трехуровневую иерархическую классификацию, предназначенную для систематизации, поиска и обмена информационными массивами. Он является обязательным при формировании всех видов библиографических и реферативных изданий информационных органов. На его основе разработан специальный рубрикатор для информационных изданий CCCP, с помощью которого осуществляется непосредственная систематизация материаловРубрикатор ГСНТИ служит основой для построения отраслевых и других локальных рубрикаторов всех органов НТИ. .

В основе рубрикатора лежит систематизация информации в соответствии с иерархической структурой определенной области знаний. Информационные издания данного органа НТИ делятся на серии или выпуски с фиксированным тематическим охватом, которые, в свою очередь, подразделяются на номера по хронологическому принципу. Если тематический выпуск (серия) заполнен материалами, содержание которых соответствует определенной рубрике рубрикатора, то заглавие выпуска (серии) должно совпадать с названием этой рубрики. Когда тематический выпуск (серия) охватывает ряд рубрик, его заглавие может быть представлено их перечнем или выбрано по усмотрению редакции. Для каждого выпуска (серии) приводятся коды рубрик, охватывающие тематику данного издания. Наименования разделов выбираются редакцией, как правило, из наименований рубрик рубрикатора и сопровождаются соответствующими кодами.

Классификационный ряд рубрик в рубрикаторе, предназначенном для информационных изданий, разработан в соответствии с принципами диалектического материализма и учетом современного процесса развития науки и техники. Весь комплекс знаний разделен на четыре группы: естественные науки, технические науки, отрасли промышленности и общественные науки. Во главе ряда поставлена рубрика "Марксизм-ленинизм".

Общие, типовые рубрики (методология, подготовка кадров и т.п.) вынесены в "Общий раздел". В рубрикаторе учтена специфика каждой отрасли знания. Рубрикация для естественных наук построена по принципу "от простого к сложному" или "от общего к частному". Для разделов технических наук и отраслей промышленности преобладающим является принцип "от теории к практике". Глубина иерархии рубрикаций определяется спецификой отрасли знаний, профилем и широтой тематики указателя, логической структурой материала.

Рубрикатор сочетает в себе стабильность с динамичностью, т.е. отражает реальную информационную ситуацию и может быть приспособлен к ней. Он обеспечивает достаточно четкую классификацию и систематизацию материалов, особенно в такой всеобъемлющей системе, как информационные издания.

Схема классификации может включать ссылки, которые используются для связи рубрик (разделов) одного или нескольких изданий. В сочетании со ссылками, применяемыми в основной части, они образуют связующую систему, благодаря которой удается избежать неоправданного дублирования рефератов и библиографических записей и вместе с тем повысить информационно-поисковую эффективность издания.

Выбранная редакцией схема классификации приводится в первом томе многотомных, и ежегодно в первом номере (выпуске, томе) периодических и продолжающихся библиографических и реферативных изданий. Редактор следит за тем, чтобы она включала все рубрики, которые могут быть использованы в основной части отдельных номеров (выпусков, томов).

Так как расположение материала в информационном издании является основным условием быстрого и надежного поиска необходимых сведений, работа редактора над рубрикацией должна проводиться с большим вниманием и тщательностью. Редактор направляет усилия на то, чтобы рубрикация была четкой, отвечала принятой схеме классификации и логике ранжирования; используемая в системе рубрикации терминология должна быть научной.

Применение в системе НТИ единого рубрикатора обеспечивает сквозную, однообразную рубрикацию всех информационных изданий. Это особенно важно, когда их подготовка, накопление информации и обмен информационными массивами осуществляются с использованием средств автоматизации. В настоящее время в государственную систему НТИ внедряется специальный рубрикатор, называемый рубрикатором ГАСНТИ. Он представляет собой трехуровневую иерархическую классификацию, предназначенную для систематизации, поиска и обмена информационными массивами с помощью ЭВМ.

Порядок систематизации и оформления материалов в информационных изданиях определяет ГОСТ 7.5-78. Для формирования основной части библиографического или реферативного издания используют названия разделов и подразделов; порядковые номера библиографических записей или рефератов; библиографические записи, аннотации, рефераты; индексы УДК, учетный номер библиографированного (реферативного) источника. В библиографическом издании наряду с библиографическим описанием источника может быть указан также номер его реферата, опубликованного в реферативном журнале. В реферативных изданиях приводят ключевые слова, выбранные из текста реферированного документа, и сведения о лицах или организациях, составивших реферат.

Названия разделов и подразделов, взятые из рубрикатора, помещают перед соответствующими библиографическими записями и рефератами. В реферативных изданиях после названия раздела (подраздела) приводят сведения о его редакторах. К ним относятся слова "редактор (редакторы)", имя (имена) или инициал (инициалы) и фамилия (фамилии) редактора (редакторов).

Последовательность расположения материалов внутри рубрики обычно не связывают с какими-либо признаками, хотя в принципе можно исходить из вида (типа) первичного документа, времени его выхода в свет, общности информации и т.п.

Порядковые номера рефератов, библиографических записей, учетные номера первоисточников, а также номер реферата, на который имеется ссылка в библиографическом издании, помещают по усмотрению редакции. Однако обычно порядковые номера рефератов и библиографических записей приводят непосредственно перед заголовочной частью. Эти номера по сути отражают шифры рефератов и библиографических записей по рубрикатору, благодаря которым достигается систематизация материалов. Так, например, стоящий перед рефератом шифр 8.41.39 в РЖ ВИНИТИ значит следующее: реферат опубликован в 8-м номере 41-го отдельного выпуска реферативного журнала, порядковый номер реферата - 39. К цифрам рефератов и библиографических записей в изданиях ВИНИТИ приставляют буквы, указывающие на характер первичного документа: "К" - книга, "П" - описание изобретения, "ДЕП" - депонированная рукопись.

Индексы УДК обязательны в информационных изданиях по естественным и техническим наукам, их записывают до каждой библиографической записи, каждого реферата или до названия раздела (подраздела) слева. Перед рефератом справа по усмотрению редакции размещают ключевые слова, которых может быть 10-12. Сведения о лицах или организациях, составивших реферат, указывают под собственно реферативной частью справа. Здесь же может быть приведена дата поступления реферата в редакцию. В конце собственно реферативной части, вслед за ее текстом и в дополнение к ней приводят справочные сведения о количестве иллюстраций, таблиц и о притекстовой библиографии, имеющихся в первоисточнике. Они оформляются, например, так: табл. 2, ил. 3, библ. 7 назв.

Редактору принадлежит решающее слово, нужно или не нужно давать в реферате ссылки и примечания. Ссылка может быть сделана, например, тогда, когда автор обсуждает ранее опубликованные работы. Такую ссылку принято делать по ходу изложения в тексте реферата, заключая ее в скобки. Причем, если известно, что работа реферировалась, лучше сослаться на реферат. Как в первом, так и во втором случае должны быть указаны поисковые признаки документа.

Ссылка может быть сделана на реферат предыдущей публикации (статьи, книги и т.п.), если реферируемый источник является ее продолжением. Такая ссылка (точнее сказать, - отсылка) приводится в конце реферата обычно в скобках, например: (см., РЖ ИНФ, 70. 5.99). Если необходимо указать на другой реферат, в котором находят отражение вопросы, освещенные в данном реферате, может быть сделана отсылка, которая начинается словами: "см. также".

Ссылки и отсылки могут быть сделаны в рефератах в тех случаях, когда требуется указать на приоритет, подтвердить примечание референта или редактора. Примечания могут касаться ошибок, противоречий т.п. Если примечание относится к реферату в целом, его целесообразно помещать вслед за собственно реферативной частью; если примечание затрагивает частности, оно может быть сделано в тексте по ходу изложения; в этом случае его заключают в скобки. Примечание всегда снабжается ремаркой "Прим. реф.", "Прим. ред."

Аналогичные приемы примечаний, ссылок, пояснений могут быть использованы также при работе над другими видами информационных изданий. Из всех форм библиографических ссылок, установленных стандартом (ГОСТ 7.1-84), для обзоров предпочтительнее ссылка на номер источника по прикнижному или пристатейному спискам. Включение ссылок в текст или подстрочное примечание сильно загромождает обзор. К подстрочным примечаниям прибегают в тех случаях, когда требуется отослать читателя непосредственно к источнику и объяснить необходимость отсылки. В целом материалы обзорных изданий не имеют каких-либо особенностей в оформлении.

предметный указатель Содержание (оглавление) как элемент аппарата должно соответствовать композиции информационного издания и включать указания на все рубрики и тексты в той последовательности, в какой они размещены в издании. Содержание употребляют во всех информационных изданиях, кроме обзорного моноиздания, в котором используется оглавление. В содержании библиографических и реферативных изданий вместо или кроме страниц, могут быть указаны номера разделов, их классификационные индексы и порядковые номера библиографических записей или рефератов.

Редактирование содержания (оглавления) заключается в том, чтобы проверить, нет ли в нем отступлений от названий тематических рубрик и текстов, имеющихся в основной части, проставлены ли необходимые номера и индексы, отражающие порядок систематизации материалов в информационном издании, нет ли других ошибок. Содержание (оглавление) может быть расположено в начале или в конце издания. Однако, как показывает опыт, лучше, если оно располагается вначале - вслед за титульным листом, а в реферативных и библиографических изданиях - на оборотной или даже на лицевой стороне обложки. В тех случаях, когда содержание совпадает с перечнем рубрик издания, оно может не включаться в аппарат.

По усмотрению редакции при оформлении информационного издания в него могут быть включены дополнительные сведения, к которым относятся бланк заказа, бланк (талон) обратной связи, рекламные сообщения. Бланк заказа содержит правила, условия и форму заказа на получение материалов, отраженных в данном издании. Бланк (талон) обратной связи предназначен для того, чтобы получить сведения от потребителей информации о том, насколько соответствуют публикуемые материалы их запросам, как они используются, в каких материалах нуждается потребитель и т.д. Очевидно, что и тот и другой бланки должны быть стандартными, максимально формализованными и приспособленными к обработке с использованием технических средств. Следовательно, редактору нужно лишь помнить о целесообразности помещения их в издание и в случае каких-либо изменений вносить соответствующие поправки.

Рекламные сведения, публикуемые в информационных изданиях, могут быть разнообразными. Однако чаще всего они носят характер объявлений и касаются изменений порядка издания материалов, выпуска новых информационных изданий, проведения каких-либо мероприятий и т.п.

Заключительным этапом работы над аппаратом является оформление предметный указатель выходных сведений. Эта работа также не отличается особой спецификой, нужно лишь учитывать, что многотомные непериодические, периодические или продолжающиеся информационные издания выпускаются под общим для всего издания заглавием (названием), отражающим содержание и целевое назначение с указанием вида издания в подзаголовочных данных. Отдельный номер (выпуск, том) многотомного непериодического и продолжающегося издания может иметь два заглавия: общее и частное. В подзаголовочных данных библиографического издания должны быть указаны виды и хронологические границы библиографированных источников, а также назван вид самого издания (рекомендательный указатель, ретроспективный указатель и т.п.).

Следует еще остановиться на титульных элементах реферативных и библиографических изданий. Основная нагрузка в размещении титульных элементов в этих изданиях приходится на обложку, на которую выносят название издания, все надзаголовочные, подзаголовочные и выходные данные, номер выпуска и сведения о его периодичности, международный стандартный номер сериальных изданий (ИССН), а в некоторых случаях и содержание. Титульный лист в этих изданиях самостоятельно не оформляют, он совмещается с первой страницей текста информации, занимая ее верхнюю часть. Перечень и взаимное расположение сведений, отражаемых титульным листом информационного издания, должны соответствовать требованиям ГОСТ 7.4-77.

Титульным элементом является также контртитул, помещаемый обычно с левой стороны перед титулом и применяемый чаще всего в серийных и многотомных реферативных и библиографических изданиях. На нем обычно помещаются сведения о серии в целом, а на титульном листе - о данном выпуске. В изданиях, рассчитанных на распространение не только в нашей стране, но и за рубежом, контртитул может содержать перевод титульного листа на один или несколько иностранных языков.

Возможно применение также шмуцтитула, помещаемого в некоторых изданиях большого объема перед каждым разделом или частью издания. На нем указывается название раздела (части). Однако чаще шмуцтитулы заменяются помещением каждого нового раздела "со спуска" (с новой страницы с определенным отступом от ее верхнего края).

К титульным элементам, применяемым в реферативных и библиографических изданиях, относится также колонтитул. Он указывает на рубрику или подрубрику издания, к которым относится содержание данной страницы. Колонтитул способствует поиску материалов внутри издания, особенно в тех случаях, когда мелкие разделы не находят отражения в содержании (оглавлении).

Выходные сведения обзорного издания должны включать все элементы, которые обязательны для книги (ГОСТ 7.4-77), оформляться и располагаться по установленным для нее правилам. Следует обратить внимание лишь на заглавие обзора, подзаголовочные данные и реферат. Заглавие, подзаголовочные и надзаголовочные данные должны как можно точнее отражать предмет или тему обзора, а также его отличительные признаки как издания.

Полная и точная характеристика обзора в этих сведениях способствует выделению его в информационном потоке и безошибочному и оперативному поиску. С этими же целями важно сопровождать обзор рефератом, который должен отражать содержание аналитической части и выводов. Он открывает путь не только к поиску, но и к чтению обзора. Его обработка проводится в соответствии с правилами, изложенными в настоящем пособии.

Закончив работу над аппаратом и сформировав информационное издание в целом, редактор просматривает его, уделяя основное внимание оценке систематизации материала и редакционно-издательского оформления.

К настоящему времени в основном сложились формы и методы подготовки и редактирования информационных изданий. Базируясь во многом на теоретических и практических положениях общего редактирования, они вместе с тем имеют свою существенную специфику. Она обусловлена целевым и читательским назначением, производностью (вторичностью) содержания и особенностями формы информационных изданий.

Дальнейшее развитие и совершенствование организационных и методических основ подготовки и редактирования информационных изданий должны быть направлены на повышение их эффективности, что прежде всего связано с полнотой и точностью отражения информации и оперативностью их выпуска. Важнейшая роль в решении данной задачи принадлежит средствам автоматизации, новой издательской технике и технологии. Их широкое внедрение в редакционно-издательские процессы в системе НТИ требует поиска соответствующих методов редакторской работы.

 


© Центр дистанционного образования МГУП, 2001