Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.


         

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

Учебное пособие для студентов, обучающихся по направлению 080500.62 - «Менеджмент»


Кублашвили О.В.
Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1.

ЗАДАЧИ И ПУТИ ВНЕДРЕНИЯ АС ДОУ

2.

ОСНОВНЫЕ КЛАССЫ ТИРАЖНО-ЗАКАЗНЫХ АС ДОУ

2.1.

«БОСС-Референт» - компания АйТи

2.2.

«Гран-Док» - ГНПП «Гранит-Центр»

2.3.

«ДЕЛО» - компания «Электронные Офисные Системы»

2.4.

«CompanyMedia» - компания «ИнтерТраст»

2.5.

«DIRECTUM» - ООО «ДИРЕКТУМ»

2.6.

«DIS-системы» - ЗАО «Научно-технический центр ИРМ»

2.7.

«Documentum 5» - компания «Документум Сервисиз СНГ»

2.8.

«LanDocs» - холдинг «Ланит»

2.9.

«NauDoc» - ЗАО «NAUMEN»

3.

АНАЛИЗ АС ДОУ НА ОСНОВЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ СХЕМ

4.

КРИТЕРИИ АНАЛИЗА АС ДОУ

4.1.

Учет особенностей технологии ведения делопроизводства и документооборота

4.2.

Поддержка бумажного и электронного документооборота

4.3.

Функциональная полнота АС ДОУ

4.4.

Технологии программной реализации АС ДОУ

4.5.

Эксплуатационные характеристики АС ДОУ

4.6.

Оценка эффективности внедрения АС ДОУ

5.

АНАЛИЗ ХАРАКТЕРИСТИК АС ДОУ

6.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

7.

Приложения

7.1.

Приложение 1

7.2.

Приложение 2

7.3.

Приложение 3

7.4.

Приложение 4

7.5.

Приложение 5

8.

Библиографический список

Указатели
1   указатель иллюстраций

Современный этап общественного развития, характеризующийся углублением экономических связей и ростом взаимозависимости государств, объективно обусловливает непрерывное возрастание роли информации в социальном и техническом процессе, в решении глобальных проблем, с которыми сталкивается человечество, вступая в третье тысячелетие.

В дальнейшем развитии общества особая роль принадлежит перспективным информационным технологиям, обеспечивающим повышение эффективности производства и экономию труда, быстрое распространение информации и научных знаний. Сегодня они являются стержнем и катализатором научно-технического прогресса, с их помощью решаются проблемы создания и внедрения новых технологий, основанных на активизации и эффективном использовании главного стратегического ресурса человечества - информационного.

В федеральной целевой программе (ФЦП) «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, что развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающее значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных и коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота» [ссылка на источники литературы]. Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обусловливается необходимостью повышения эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоемкости обработки документов. Созданная на основе перспективных информационных технологий автоматизированная система (АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документоориентированного информационного пространства, дающего пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

Основная трудность создания, внедрения и эксплуатации АС делопроизводства (в соответствии с государственным стандартом синонимом является документационное обеспечение управления) порождается противоречивостью требований к информационному обеспечению со стороны пользователей, имеющих отношение к управлению [ссылка на источники литературы]. К пользователям относятся любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и использующие ее при выработке управленческих решений.

Противоречивость требований к информационному обеспечению определяется следующими тремя основными факторами [ссылка на источники литературы]:

  • априорной, принципиально неустранимой неопределенностью перечня данных, которые могут потребоваться для принятия управленческих решений во всех возможных ситуациях. Это связано с неоднозначностью границ организационных систем и невозможностью описания внутреннего состояния системы конечным перечнем сведений о состоянии управляемого объекта и окружающей среды;
  • высокой динамичностью событий реального мира, которая влечет за собой быстрое старение информации. С одной стороны, недостаток сведений не позволяет принимать обоснованные решения, с другой стороны, их накопление приводит к старению части сведений и растет тенденция принятия неадекватных решений;
  • обилием данных, не являющихся информацией. По определению Н. Винера, информацией является «мера неопределенности, снимаемая в результате опыта» [ссылка на источники литературы]. Поэтому информацией является только та часть потока данных, которая позволяет уточнить, подтвердить или отвергнуть сведения об объекте управления.

АС делопроизводства, удовлетворяя информационные потребности пользователей, должна обеспечить достижение следующих целей [ссылка на источники литературы]:

  • повышение эффективности и упорядочение работы органов государственной власти, организации или предприятия;
  • интеграция процессов документационного обеспечения управления учреждением в рамках единой корпоративной информационной системы;
  • повышение производительности, эффективности труда руководства и сотрудников органов государственной власти, организации или предприятия;
  • интеграция информационных процессов в рамках кооперации органов государственной власти, организаций и предприятий.

Основной формой представления информации в управлении является документ. Главная функция управленческого документа - обеспечение целенаправленной деятельности организаций. При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от субъекта объекту управления и сигнализируя об обратной реакции.

Управленческие документы выполняют свои задачи и функции в соответствии с определенными правилами, устанавливаемыми делопроизводством. Ключевым путем совершенствования традиционного делопроизводства, сокращения объемов документации является построение эффективной автоматизированной системы делопроизводства. АС документационного обеспечения управления (ДОУ) осуществляет ввод единой и строго регламентированной технологии делопроизводства во всей территориально распределенной структуре организации. Повышается производительность труда, реализуется быстрый поиск необходимых документов. Создаются условия для достижения качественно нового уровня эффективности работы с документами, ускорения их прохождения по организации, особенно при реализации электронного документооборота в том объеме, к какому готова сама организация. Качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота не только внутри организаций, но и между ними, так как полностью решаются задачи, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, повторным вводом их реквизитов и текстов.

Выбор АС ДОУ является в настоящее время весьма актуальной задачей для органов государственной власти, многих отечественных организаций и предприятий. Большинство публикаций на данную тему посвящено в основном отдельным функциональным достоинствам и недостаткам различных систем электронного документооборота. В них, как правило, не рассматриваются и не учитываются в полной мере требования самого объекта автоматизации - управленческой деятельности. В связи с этим попытаемся определить совокупность наиболее значимых факторов, которые необходимо принимать во внимание при выборе автоматизированной системы документационного обеспечения управления.

© Центр дистанционного образования МГУП