Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.


         

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

Учебное пособие для студентов, обучающихся по направлению 080500.62 - «Менеджмент»


Кублашвили О.В.
Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1.

ЗАДАЧИ И ПУТИ ВНЕДРЕНИЯ АС ДОУ

2.

ОСНОВНЫЕ КЛАССЫ ТИРАЖНО-ЗАКАЗНЫХ АС ДОУ

2.1.

«БОСС-Референт» - компания АйТи

2.2.

«Гран-Док» - ГНПП «Гранит-Центр»

2.3.

«ДЕЛО» - компания «Электронные Офисные Системы»

2.4.

«CompanyMedia» - компания «ИнтерТраст»

2.5.

«DIRECTUM» - ООО «ДИРЕКТУМ»

2.6.

«DIS-системы» - ЗАО «Научно-технический центр ИРМ»

2.7.

«Documentum 5» - компания «Документум Сервисиз СНГ»

2.8.

«LanDocs» - холдинг «Ланит»

2.9.

«NauDoc» - ЗАО «NAUMEN»

3.

АНАЛИЗ АС ДОУ НА ОСНОВЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ СХЕМ

4.

КРИТЕРИИ АНАЛИЗА АС ДОУ

4.1.

Учет особенностей технологии ведения делопроизводства и документооборота

4.2.

Поддержка бумажного и электронного документооборота

4.3.

Функциональная полнота АС ДОУ

4.4.

Технологии программной реализации АС ДОУ

4.5.

Эксплуатационные характеристики АС ДОУ

4.6.

Оценка эффективности внедрения АС ДОУ

5.

АНАЛИЗ ХАРАКТЕРИСТИК АС ДОУ

6.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

7.

Приложения

7.1.

Приложение 1

7.2.

Приложение 2

7.3.

Приложение 3

7.4.

Приложение 4

7.5.

Приложение 5

8.

Библиографический список

Указатели
1   указатель иллюстраций

В условиях динамичного проведения реформ в России довольно часто происходят изменения в направлениях деятельности государственных органов, организаций и предприятий (далее: организаций), что, как правило, приводит к реорганизации их структуры. Внедрение информационных технологий дает наибольший эффект при модернизации внутренней структуры организаций. Основной стратегией внедрения являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры возрастет, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач. Система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организации, и ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурой. В этих условиях возрастает роль эффективности и качества принимаемых управленческих решений, следовательно, и автоматизированной системы делопроизводства - одной из важнейших компонент подготовки и принятия решений.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [ссылка на источники литературы]. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности - регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивающий его юридическую силу. Организация работы с документами предполагает создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска, использования и контроля исполнения документов в текущей деятельности учреждения. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [ссылка на источники литературы]. В настоящее время существует три основных типа носителей информации: бумага, микрофиши, электронные носители (магнитные диски, оптические диски, магнитооптические диски и т.д.). Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [ссылка на источники литературы]. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему:

  • действующим законодательством;
  • компетенцией издавшего его органа;
  • установленным порядком оформления [ссылка на источники литературы].

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [ссылка на источники литературы]. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ, а документооборот - это движение документов в рамках документационного обеспечения управления. АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

  • документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
  • обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);
  • обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);
  • автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом [ссылка на источники литературы]:

  • заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;
  • приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых на российском рынке, и настроить ее на предметную область организации.

В мировой и отечественной практике проектирования сверхбольших и сложных систем информационного обеспечения выработано несколько фундаментальных принципов их создания [ссылка на источники литературы].

Принцип первого лица. Предполагает построение системы исходя из интересов и потребностей пользователей сверху вниз по иерархической лестнице. Это значит, что при наличии нескольких вариантов построения предпочтение отдается тому, где полнее и лучше учитываются интересы старшего по должности пользователя или объем и качество услуг, предоставляемых вышестоящему по рангу руководителю не хуже, чем его подчиненным.

Принцип сжатия информации. По мере продвижения по иерархической лестнице объем сведений, представляемых для непосредственной обработки пользователям, сужается по сравнению с объемом первичных данных, существующих в самом нижнем по иерархии звене управления.

Принцип доброжелательности к пользователю. Должно быть организовано общение со средствами автоматизации на деловом естественном общепринятом языке, с использованием профессиональной терминологии.

Принцип однократного ввода информации в месте ее возникновения: информация о событии должна вводиться в систему один раз и только в звене, где это событие возникает. Нарушение перечисленных принципов сопровождается следующими негативными последствиями: удорожанием системы, увеличением сроков создания и внедрения системы, частой и существенной модернизацией системы. Перечисленные принципы не дают конструктивных подходов и рациональной стратегии создания систем. Их разработка остается пока в значительной мере искусством и в меньшей степени наукой.

Главная особенность индустрии создания автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявляемые к ней требования. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счете приводят к неуспеху всей работы в целом.

Ответственным и необходимым в процессе создания автоматизированных систем является этап предпроектного исследования организации. Основная его задача - выявление и обоснование потребностей системы в использовании средств автоматизации. Этап фактографического обследования определяет осуществление разработки или покупки автоматизированной системы и сопровождается следующими основными проблемами [ссылка на источники литературы]:

  • неопределенность, несогласованность, противоречивость многочисленных требований пользователей к создаваемой автоматизированной системе. Должностные лица могут скрыть наиболее насущные потребности из-за боязни того, что внедрение АС сделает прозрачными их отдельные действия, или, не представляя возможностей средств автоматизации, включить в перечень задач те, которые неэффективны или заведомо не могут быть решены;
  • отсутствие профессиональных знаний разработчиков о предметной области автоматизируемой деятельности пользователей;
  • априорная, принципиально неустранимая неопределенность перечня данных, которые могут потребоваться для принятия управленческих решений во всех возможных ситуациях. Истоки этой проблемы заключены в сложности организационных систем, в невозможности описания внутреннего состояния системы конечным перечнем данных о состоянии управляемого объекта и окружающей среды, в быстром старении информации;
  • высокая динамичность изменения деловых процессов в организации, событий реального мира и совершенствования программно-технических средств, соизмеримая с временем внедрения автоматизированной системы.

Основными функциями управления являются, как известно, планирование, организация, координация, контроль и анализ, которые осуществляются в многомерном пространстве различных областей деятельности организации. Всесторонний охват всех сфер деятельности организации определяет эффективность автоматизации. Поэтому в последнее время стала столь популярной идея построения корпоративных информационных систем (КИС). Наиболее органичным и действенным способом построения корпоративных информационных систем является использование в качестве ядра всего автоматизированного комплекса системы автоматизации деловых процессов, так как деятельность любой организации представляет собой совокупность деловых процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов. Кроме того, деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и структурных подразделений, а также являются основой построения автоматизированных систем.

КИС должны отвечать целому набору обязательных требований. Среди них в первую очередь стоит отметить использование архитектуры «клиент-сервер» третьего уровня или выше с возможностью применения большинства промышленных СУБД (система управления базами данных), поддержку технологий Internet/Intranet и распределенной обработки информации, обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам и интеграции большого числа программных продуктов, а также наличие единых классификаторов в автоматизированной системе.

В масштабах всей организации должна действовать единая система наименований полей и атрибутов и терминологии описания системных данных. Тонкость здесь состоит в том, что большинство таких классификаторов сопоставляют каждый термин с неповторяющимся, соответствующим только данному термину кодом. Существуют классификаторы организаций и их структурных подразделений, должностных лиц, видов документов и т.д. Классификаторы (в АС ДОУ часто используется термин справочники) обеспечивают возможность систематизации информации, более оперативного ее ввода и регистрации, решение задачи поиска данных по заданным критериям, разделения доступа пользователей к информационным ресурсам системы. Кроме того, классификаторы позволяют осуществить настройку системы на текущую структуру организации и полностью удовлетворить потребности функционирования автоматизированной системы документационного обеспечения управления.

Основным качеством внедряемой автоматизированной системы документационного обеспечения управления является то, что она или должна быть системообразующим фактором построения корпоративной информационной системы, или органично вписаться в уже существующую автоматизированную систему.

Выполнение разработки и внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления собственными силами обеспечит экономию средств на покупку чужой системы и учет всех требований будущего потребителя. В то же время ориентация на этот путь приведет к следующим недостаткам:

  • сотрудники будут надолго оторваны от своих прямых обязанностей из-за больших временных затрат на разработку и внедрение системы;
  • проект может быть не реализован из-за неправильно выбранной стратегии автоматизации, отсутствия должной квалификации разработчиков, нехватки сил для построения достаточно мощной системы, ухода одного-двух ведущих специалистов;
  • разработчикам системы в период эксплуатации придется регулярно ее модифицировать в связи с появлением новых потребительских свойств.

Осуществление разработки и внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления сторонней организацией, обеспечивая учет всех требований будущего потребителя, в свою очередь также имеет недостатки:

  • создание системы сопровождается большими денежными и временными затратами;
  • модификация системы в связи с появлением новых потребительских свойств АС ДОУ зависит от потенциала и надежности организации-разработчика.

Предлагаемые на рынке современные тиражно-заказные автоматизированные системы документационного обеспечения управления в принципе уже обладают необходимыми потребительскими свойствами, требуют меньших денежных и временных затрат на внедрение и сопровождение, поэтому разработка специализированной системы под нужды конкретной организации, если к ней не предъявляются уникальные требования, выглядит весьма малоперспективным занятием. В течение эксплуатации тиражно-заказной системы новые возможности этой АС ДОУ будет предлагать ее изготовитель, выпуская очередные версии программного продукта. Для соединения воедино уникального опыта специалистов конкретной организации и преимущества решений профессиональных разработчиков предназначена технология построения тиражно-заказных систем от надежного производителя, допускающих настройку программного обеспечения под требования будущего потребителя, с активным участием сотрудников организации на всех стадиях доработки и внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления. Создание уникальных заказных АС ДОУ в России, как и в большинстве других стран, уходит в прошлое, поэтому далее будем говорить только о тиражно-заказных системах.

© Центр дистанционного образования МГУП