Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.


         

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

Учебное пособие для студентов, обучающихся по направлению 080500.62 - «Менеджмент»


Кублашвили О.В.
Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1.

ЗАДАЧИ И ПУТИ ВНЕДРЕНИЯ АС ДОУ

2.

ОСНОВНЫЕ КЛАССЫ ТИРАЖНО-ЗАКАЗНЫХ АС ДОУ

2.1.

«БОСС-Референт» - компания АйТи

2.2.

«Гран-Док» - ГНПП «Гранит-Центр»

2.3.

«ДЕЛО» - компания «Электронные Офисные Системы»

2.4.

«CompanyMedia» - компания «ИнтерТраст»

2.5.

«DIRECTUM» - ООО «ДИРЕКТУМ»

2.6.

«DIS-системы» - ЗАО «Научно-технический центр ИРМ»

2.7.

«Documentum 5» - компания «Документум Сервисиз СНГ»

2.8.

«LanDocs» - холдинг «Ланит»

2.9.

«NauDoc» - ЗАО «NAUMEN»

3.

АНАЛИЗ АС ДОУ НА ОСНОВЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ СХЕМ

4.

КРИТЕРИИ АНАЛИЗА АС ДОУ

4.1.

Учет особенностей технологии ведения делопроизводства и документооборота

4.2.

Поддержка бумажного и электронного документооборота

4.3.

Функциональная полнота АС ДОУ

4.4.

Технологии программной реализации АС ДОУ

4.5.

Эксплуатационные характеристики АС ДОУ

4.6.

Оценка эффективности внедрения АС ДОУ

5.

АНАЛИЗ ХАРАКТЕРИСТИК АС ДОУ

6.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

7.

Приложения

7.1.

Приложение 1

7.2.

Приложение 2

7.3.

Приложение 3

7.4.

Приложение 4

7.5.

Приложение 5

8.

Библиографический список

Указатели
1   указатель иллюстраций

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны производить обработку больших и сверхбольших объемов документов с осуществлением хранения не только структурированных данных по документам (реквизиты электронной регистрационной карточки), но и самих тел документов, подготовленных в самых разнообразных форматах текстовых процессоров различных фирм-производителей. Кроме того, система должна полностью реализовывать мультимедиасреду для хранения различного рода приложений, дополнений и иллюстраций к документам (фото-, аудио-, видеоформаты), также подготовленных с помощью самого разнообразного инструментария.

Современные АС ДОУ, как правило, имеют трехзвенную архитектуру. На рассматриваемой схеме выделены сервер базы данных документов, сервер приложений, Web-сервер для работы с пользователями внутри организации (Intranet-пользователи) и внешними пользователями (Internet-пользователи). Локальные и удаленные пользователи системы подключаются к ней через локальную вычислительную сеть предприятия (LAN). В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений тиражно-заказных автоматизированных систем ДОУ [ссылка на источники литературы]:

  1. Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД («Гран-Док» - ГНПП «Гранит-Центр», «ДЕЛО» - компания «Электронные Офисные Системы», «Кодекс» - ГП «Центр компьютерных разработок», «DIRECTUM» - ООО «ДИРЕК-ТУМ», «DIS-системы» - ЗАО «Научно-технический центр ИРМ», «LanDocs» - холдинг «Ланит», «NauDoc» - ЗАО «NAU-MEN», «OPTIMA-WorkFlow - компания «Оптима» и т.д.).
  2. Русифицированные версии популярных западных систем («Documentum 5» - компания Documentum, «DOCS Open» - компания Hummingbird, «Lotus Domino/Notes» - корпорация IBM, «DocuLive» - концерн Siemens и т.д.).
  3. Системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологий Lotus Notes («БОСС-Референт» - компания АйТи, «CompanyMedia» - компания «ИнтерТраст» и т.д.).

По данным отчета IDC о Европейском рынке автоматизированных систем ДОУ, опубликованным в феврале 2000 г., на конец 1998 г. лидером Европейского рынка была «Documentum 4i» (компания Documentum) с 11,1% рынка. Далее за ней следовали (из систем, представленных в Российской Федерации): Lotus (только Domino.Doc) (корпорация IBM) - 4%; DOCS Open (компания Hummingbird) - 3% и т.д. [ссылка на источники литературы]. Исследование рынка автоматизированных систем управления контентом, проведенное Gartner Group в октябре 2004 г., подтвердило мировое лидерство EMC Documentum в этой сфере деятельности.

Посетители выставки «Управление 2000» в ходе опроса на первые позиции поставили продукты Lotus Notes корпорации IBM и «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» [ссылка на источники литературы].

Из рассмотренных классов тиражно-заказных АС ДОУ автором, по согласованию с «Гильдией Управляющих Документацией», были определены ряд компаний и их автоматизированные системы для проведения качественного анализа. Ниже представлены рекламные проспекты этих компаний и разработанных ими автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт - это программный комплекс, разработанный компанией АйТи на платформе Lotus Notes/Domino и предназначенный для автоматизации управленческого документооборота, делопроизводства и некоторых видов технологического документооборота компаний.

Назначение системы - сокращение непродуктивных затрат в бизнес-процессах, связанных с подготовкой документов и сбором информации для принятия решений.

Внедрение системы означает:

  • построение полнофункциональной корпоративной системы электронного документооборота;
  • создание единого информационного пространства организации, в том числе для крупных территориально распределенных структур;
  • создание системы коллективной работы;
  • автоматизацию специальных видов документооборота:

    договора, взаимоотношения с контрагентами, совещания, пропуска, материальные объекты и др.;

  • создание условий для удобного использования всей накопленной в организации информации, основы для формирования баз знаний и корпоративных информационных хранилищ;
  • обеспечение безопасности информации.

Система БОСС-Референт обеспечивает поддержку следующих процессов:

  • обработка входящей и исходящей корреспонденции. Поддерживаются операции экспедиционной обработки входящих документов, регистрация, рассмотрение руководством и формирование резолюций, ознакомление или исполнение. Предусмотрены возможности подготовки исходящих документов, их регистрации и дальнейшей обработки;
  • обработка внутренней документации. Предусмотрены широкие возможности по подготовке организационно-распорядительной документации и обработке служебных записок (подготовка, утверждение, исполнение и т.д.);
  • согласование документов. Реализована возможность автоматического согласования документов в соответствии с заданным маршрутом;
  • обработка пропусков;
  • работа с обращениями граждан. Обработку устных и письменных обращений граждан, рассмотрение и создание ответа по обращению, формирование поручений ответственным исполнителям и по их выполнению снятие обращения с контроля;
  • контроль исполнительской дисциплины. Реализована возможность выдачи различных поручений сотрудникам и контроля за их выполнением;
  • хранение и динамическое обновление данных о структуре организации и ее сотрудниках;
  • документационное обеспечение сервисных служб. Обслуживание, отчетность и ведение реестра материальных объектов и помещений;
  • управление знаниями. Поддерживается обмен новостями, информацией и мнениями внутри рабочих групп, комитетов, между различными структурами организации, в том числе территориально удаленными;
  • поддержка отношений с внешними контрагентами. Система позволяет планировать и вести учет всех контактов с внешними организациями, а также предоставляет широкие возможности по работе с договорами.

Конкурентными преимуществами БОСС-Референт являются:

  • открытость, интуитивно понятный интерфейс и грамотно построенная архитектура;
  • наличие отлаженной методики внедрения, позволяющей заказчику минимизировать бюджет проекта, внедряя систему самостоятельно. Благодаря этой методике в совокупности с удобной архитектурой системы самостоятельное развертывание БОСС-Референт заказчиком становится не только возможным, но достаточно удобным и быстрым;
  • развитые функции управления, коллективной работы и контроля исполнительской дисциплины;
  • множество дополнительных функций и сервисов, таких, как поддержка систем сканирования и распознавания символов, интеграция с факс-сервером, возможность организации электронного архива неограниченного объема, генератор статистических отчетов и др.;
  • возможность построения на основе БОСС-Референт системы юридически значимого электронного документооборота.

БОСС-Референт существует на рынке с 1998 г. и имеет опыт успешного внедрения в более чем 150 проектах. Пользователями системы БОСС-Референт являются предприятия различных типов и форм собственности - от крупных коммерческих предприятий и государственных органов до компаний среднего и малого бизнеса.

«Гран-Док» - это промышленная система автоматизации документационного обеспечения управления. Она соответствует нормам и практике работы с документами в России.

Автоматизированная система документооборота и делопроизводства «Гран-Док» на практике обеспечила руководителей и исполнителей возможностью работать непосредственно с текстами документов, а делопроизводственный персонал - с регистрационно-контрольными карточками документов.

Система «Гран-Док» учитывает все особенности делопроизводства и документооборота органов государственной власти и управления. Обеспечивает строго регламентируемое и контролируемое движение документов в сочетании с фиксацией сложного набора реквизитов в регистрационно-контрольных формах.

Назначением системы «Гран-Док» является автоматизация процессов работы с документами:

  1. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, устных и письменных обращений граждан, организационно-распорядительных документов, обращений в службу «одного окна».
  2. Хранение и работа с текстами документов.
  3. Контроль каждого этапа рассмотрения.
  4. Фиксация пути прохождения от поступления документа до списания его в дело.
  5. Получение справочной информации о документах, отбор и хранение документов в папках, формирование периодической отчетности и анализ документооборота организации.

Система «Гран-Док» постоянно развивается, наращивает функциональные возможности, обеспечивающие переход от бумажного документооборота к электронному.

Встроенные интерфейсы с системами сканирования и распознавания текстов «AIDIS» и «FineReader», а также информационная система «Кодекс» существенно расширяют возможности пользователей при подготовке документов.

В системе «Гран-Док» реализована возможность согласования электронных документов с использованием электронно-цифровой подписи.

ГНПП «Гранит-Центр» предлагает три версии системы «Гран-Док».

Lite-версия системы «Гран-Док» может быть использована организациями, имеющими небольшой объем документооборота. Она обеспечивает учет и работу с документами на одном рабочем месте. В состав системы входит облегченная версия Microsoft SQL сервера - MSDE и универсальное рабочее место пользователя. Пользователь обладает правами на работу со всеми документами и классификаторами системы. Эта версия системы «Гран-Док» пользуется большой популярностью, так как не требует больших материальных затрат. В настоящее время возможности Lite-версии системы были расширены, что позволило увеличить количество пользовательских мест с одного до четырех.

Сетевая версия системы «Гран-Док» предназначена для организаций или государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год. Для функционирования системы необходимо наличие локальной вычислительной сети. Сетевая версия системы предоставляет распределенную среду для ввода, хранения и обеспечения доступа к информации. Эта версия системы успешно эксплуатируется с 1997 г.

Корпоративная версия системы «Гран-Док» позволяет создать сквозную систему документационного обеспечения управления, охватывающую центральный аппарат и территориально удаленные подразделения.

Использование данной версии системы «Гран-Док» позволило:

  • существенно сократить время на регистрацию документов и поручений, поступающих из центрального аппарата в территориально удаленные подразделения, за счет передачи в электронном виде с последующей автоматической регистрацией;
  • сократить время на фиксацию и согласование ответов, поступающих из территориально удаленных подразделений в центральный аппарат в электронном виде;
  • существенно изменить процесс работы с документами пользователей системы за счет ее централизованного администрирования, использования единых справочников, классификаторов и форм отчетности;
  • качественно улучшить исполнительскую дисциплину за счет:

    - организации индивидуальной и совместной подготовки документов;

    - обеспечения руководства актуальной информацией о подготовке и исполнении документов и поручений;

    - контроля со стороны центрального аппарата за исполнительской дисциплиной по документам, поступающим непосредственно в территориально удаленные подразделения.

Во все версии системы включена возможность автоматизации работы служб «одного окна», а также дополнительно разработана система контроля и мониторинга выдачи документов заявителю данными службами.

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), созданная в 1994 г., сегодня является одной из известных на рынке систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Основной продукт компании - система «ДЕЛО» - используется сотнями крупнейших организаций России и стран СНГ, включая администрации краев и областей, а общее число установленных рабочих мест превышает 100000.

Системы, созданные ЭОС, в полной мере учитывают как традиции и культуру российской школы делопроизводства, так и передовые западные методики управления документами. Компания успешно работает со своими заказчиками, это более чем 1000 организаций по всей России и СНГ, в том числе и федерального уровня - Государственная дума, Совет Федерации, Счетная палата и многие другие. Компания вправе гордиться и крупными, с успехом реализованными проектами, такими, как корпоративные системы документооборота учреждений Банка России, предприятий «Татнефти», органов ГАС «Выборы».

Основные продукты компании: комплексная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (ряд субъектов Российской Федерации приняли ее как базовую для документационного обеспечения деятельности всех структур власти регионального и муниципального уровней) и система автоматизированного ведения кадрового учета «КАДРЫ».

«ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» - безусловный лидер на рынке электронного документооборота и делопроизводства. Это первая в России система документооборота, получившая государственный сертификат качества, готовая к использованию (настраиваемая) программная среда, открытая для интеграции с другими продуктами компании ЭОС (в том числе «АРХИВНОЕ ДЕЛО», «ДЕЛО-WEB», «Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и шифрование», «Поточное сканирование», «КАДРЫ», eDocLib).

«ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания его проекта до списания в дело и передачи в архив - сканирование, распознавание и регистрация документов в автоматизированном режиме, в том числе электронная цифровая подпись (ЭЦП) и криптозащита; создание проектов электронных документов; автоматизированное проведение согласования и утверждения проектов; возможность задать маршрутизацию пересылки документов ответственным лицам; контроль за сроками рассмотрения и исполнения документов; широкие возможности по полнотекстовому и атрибутивному поиску; отправка по электронной почте исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных ФАПСИ средств; архивное хранение электронных документов организации. Компания не останавливается на достигнутых результатах и постоянно работает над совершенствованием своих программных продуктов. Так, в обновленной версии системы существенно расширены возможности работы с проектами документов.

«КАДРЫ» - система автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений, реализованная на базе новейших технологий, масштабируема и может применяться как в небольших организациях при ограниченном количестве рабочих мест, так и в крупных компаниях.

Система «КАДРЫ» автоматизирует ведение процессов во всех областях кадрового учета - личные карточки сотрудников, организационно-штатная структура, карточки командировок, табели учета использования рабочего времени, приказы по личному составу, формирование отчетов и справок.

Компания ЭОС в своих программных разработках использует современные технологии ведущих мировых производителей - своих технологических партнеров - Microsoft, Oracle, Sybase, ABBYY, Xerox, Aladdin, CryptoPro.

Компания успешно сотрудничает более чем со 120 компаниями-партнерами в 52 регионах, и их число постоянно растет. Именно они осуществляют продвижение и поддержку программных продуктов компании в регионах России и странах СНГ.

Компания «ИнтерТраст» основана в 1994 г. специалистами из Московского государственного института электроники и математики (МИЭМ). С момента основания она разрабатывает для российских предприятий и организаций государственного сектора и сферы бизнеса высококачественные заказные и типовые решения в области ДОУ, информационной поддержки принятия решений, управления знаниями и автоматизации бизнес-процессов.

Заказчикам предоставляется весь комплекс услуг по созданию современных территориально распределенных документоориентированных информационных систем масштаба предприятия, включающий консалтинг в области документационного обеспечения управления, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей и сотрудников отделов автоматизации.

Более 30 типовых решений компании, объединенных под торговыми марками CompanyMedia<?xml version="1.0"?>
и OfficeMedia<?xml version="1.0"?>
, имеют сертификаты качества Госстандарта РФ и отвечают требованиям действующей государственной нормативной базы в области документационного обеспечения управления.

Разработки компании используют более 2500 российских организаций. Продукция компании занимает значительную часть российского рынка систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а программные продукты CompanyMedia<?xml version="1.0"?>
и OfficeMedia<?xml version="1.0"?>
входят в списки лидеров данного сегмента рынка как по категории решений для организаций крупного и среднего бизнеса, так и для предприятий малого бизнеса.

С 2002 г. компания принимает активное участие в реализации ФЦП «Электронная Россия» по направлению систем электронного документооборота.

Разработки компании «ИнтерТраст» основаны на технологиях мировых лидеров индустрии информационных технологий IBM, SUN, Microsoft и Oracle. Квалификацию компании подтверждают статус IBM Premium Business Partner и высокий профессиональный уровень ее специалистов. В компании работают 2 кандидата технических наук, 18 специалистов Certified Lotus Professionals, 2 инструктора Certified Lotus Instructors; 1 сертифицированный специалист, окончивший Lotus Consulting Academy; 2 сертифицированных специалиста по технологиям IBM WebSphere.

В 1996 г. компания «ИнтерТраст» первой в России получила статус авторизованного Центра обучения компании IBM/Lotus (LAEC). В учебном центре сертифицированные специалисты преподают авторизованные курсы IBM для разработчиков приложений в среде Lotus Domino/Notes и WebSphere, системных администраторов Lotus Domino и WebSphere. На основе курсов лекций и с учетом накопленного опыта разработки бизнес-приложений на Lotus Domino и WebSphere специалистами компании были написаны и изданы около двадцати книг.

С 1998 г. компания «ИнтерТраст» обеспечивает практическое решение вопросов защиты информации в системах электронного документооборота и делопроизводства. Компания имеет все необходимые сертификаты Гостехкомиссии России и ФСБ России, дающие ей право заниматься этим видом деятельности.

С 1995 г. специалисты Центра гарантийной технической поддержки компании оказывают помощь пользователям программных продуктов IBM, предоставляют консультационные услуги по проектированию, разработке, инсталляции и поддержке Lotus Notes/Domino и WebSphere по «горячей линии».

«DIRECTUM» - многофункциональная система электронного документооборота для крупных и средних организаций. Одним из основных преимуществ системы «DIRECTUM» является ее изначальная ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников (а не только служб делопроизводства). Именно поэтому в системе выделены следующие модули:

  • управление электронными документами - создание, редактирование и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа к документам; история работы с документами;
  • управление деловыми процессами - выдача электронных заданий и контроль за их исполнением; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; согласование электронных документов, отправка их на доработку и т.д.; настройка типовых маршрутов;
  • канцелярия - регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.

Для контроля движения и исполнения документов могут строиться различные схемы взаимодействия модулей, которые зависят от сценариев перемещения документов, принятых в организации, а также от уровня автоматизации участков документооборота. Механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в «электронный» документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

Система «DIRECTUM» обладает уникальным набором качеств, который делает ее оптимальным выбором для подавляющего числа организаций, стремящихся повысить эффективность управления:

  • многофункциональность. В «DIRECTUM» есть три готовых модуля: полноценный электронный архив документов (версии документов, ЭЦП, полнотекстовый поиск, права доступа на каждый документ, история работы), модуль workflow для управления деловыми процессами (выдача поручений и контроль исполнения, согласование документов, анализ загрузки персонала) и канцелярия для регистрации бумажных документов в соответствии с ГСДОУ;
  • адаптируемость. Система построена на базе инструмента разработки IS-Builder, с помощью которого можно быстро модифицировать систему под конкретные требования (свои карточки документов, типовые маршруты, справочники, отчеты);
  • территориальная распределенность. Поддерживается как работа через веб-браузер, так и многосерверная работа с репликацией данных в режиме off-line;
  • простота освоения и внедрения. Простой пользовательский интерфейс «DIRECTUM», близкий к MS Office. Данные хранятся в MS SQL Server - наиболее распространенной промышленной СУБД в настоящее время;
  • низкая стоимость владения. Доступная цена в сочетании с другими факторами обеспечивает в итоге низкую стоимость владения.

Для различных ситуаций существуют различные варианты поставки системы:

DIRECTUM Light - облегченный вариант поставки системы «DIRECTUM» для небольших организаций, ограниченный базовой функциональностью и максимальным количеством клиентских лицензий - 20;

DIRECTUM Standard - стандартный вариант поставки системы «DIRECTUM», предназначенный для средних организаций (до 100 пользователей);

DIRECTUM Enterprise - наиболее мощный вариант поставки системы «DIRECTUM», предназначенный для крупных организаций. Поддерживает высокую масштабируемость, имеет расширенную функциональность и поддержку.

Кроме того, эффект от использования системы «DIRECTUM» существенно повышает наличие следующих компонентов:

  • предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder - модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников и отчетов; встроенный язык программирования; настройка форм карточек и событий; интеграция с другими системами;
  • сервер репликации - создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных;
  • сервер веб-доступа - просмотр и изменение электронных документов с помощью Интернет-браузера.

«DIRECTUM» является открытой системой и предоставляет различные варианты интеграции с другими системами. При необходимости интеграции с финансово-учетными и ERP-системами с помощью IS-Builder возможно решение следующих задач:

  • использование единых справочников как в учетной системе, так и в системе «DIRECTUM»;
  • привязка электронных документов к записям учетной системы (например, быстрое обращение от записи договора в учетной системе к его тексту, протоколам, актам и пр. в системе «DIRECTUM»);
  • сохранение получаемых отчетов учетной системы как отдельных документов в системе «DIRECTUM».

Кроме того, существуют дополнительные возможности «бесшовной» интеграции «DIRECTUM» с системами, разработанными на базе IS-Builder.

НТЦ ИРМ - IT-компания, основанная в 1990 г. и накопившая большой опыт создания и внедрения АС ДОУ и комплексных решений информационной интеграции. НТЦ ИРМ предоставляет клиентам следующий спектр услуг:

  • внедрение и сопровождение АС ДОУ;
  • консалтинг в сфере информационной интеграции и оптимизации бизнес-процессов;
  • разработка корпоративных информационных систем «под ключ»;
  • обучение пользователей и информационных администраторов работе, настройке, администрированию и сопровождению систем.

НТЦ ИРМ - разработчик программных продуктов, повышающих эффективность управленческой деятельности за счет внедрения в организациях сквозного контроля исполнительской дисциплины:

  1. DIS:class - электронная канцелярия «Золушка» представляет собой технологию классического российского делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов. Система реализована как по файл-серверной, так и по клиент-серверной технологиям (MS SQL, Oracle, Lotus Domino/Notes).
  2. Для создания автоматизированной системы документооборота на платформе MS SQL и Oracle DIS:class интегрирована с программными продуктами Hummingbird DM.
  3. Документоориентированные информационные системы (DIS:системы) - комплексная система документооборота, состоящая из функциональных модулей на платформе Lotus Domino/Notes (организация архивов документов, подготовки документов и их согласования, документирование поручений и контроль их исполнения и т.д.).

Программные продукты НТЦ ИРМ сертифицированы на соответствие ГОСТам по делопроизводству, имеют сертификат в системе сертификации средств защиты информации Гостехкомиссии при Президенте РФ.

В DIS:системах используются как классическая технология контроля исполнительской дисциплины, так и методы современного регулярного менеджмента и проектное управление.

В настоящее время НТЦ ИРМ предлагает для построения ДОУ на платформе Lotus Domino/Notes следующие модули:

DIS:class (электронная канцелярия «Золушка») - полностью отвечает технологии классического российского делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов и позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела - регистрация, обработка и контроль исполнения документов.

DIS:library (библиотека) - позволяет создавать и вести структурированные библиотеки и архивы различных электронных документов и информационных материалов организации (текстовые, графические, аудио- и видеоматериалы). Структура документов может быть произвольной. Обеспечивается подписка на новые поступления, разграничение прав доступа к данным, доступ по Internet.

DIS:manager (поручения) - дает возможность вести документирование поручений и других форм взаимодействия между руководителями и сотрудниками в организации (заявок, запросов и т.д.) и обеспечить контроль за ходом их исполнения, использовать шаблоны и «цепочки» поручений, возможность выдачи регулярных поручений (например, для сбора отчетности).

DIS:writer (подготовка документов) - упрощает процесс подготовки и согласования документов: позволяет создавать тематические группы документов, шаблоны для типовых документов, отслеживать версии документов, централизованно хранить ранее законченные и согласованные документы, обеспечивает многоуровневое согласование и утверждение документов.

DIS:reception (деловая почта) - позволяет выполнять прием, учет, сортировку и рассылку внешней электронной корреспонденции (почтовых сообщений, факсов) организации.

DIS:signature (документы «на подпись») - дает возможность осуществлять обработку внутренней переписки, формировать рабочие папки электронных документов «на подпись», выполнять подготовку бумажных документов для их подписания, регистрацию и рассылку подписанных документов.

DIS:сontact (досье) - позволяет вести накопление и хранение информации о контактах, событиях, организациях и лицах, с которыми установлены контакты. О проектах, находящихся на различных стадиях реализации, и связанных с ними деловых контактах и событиях, о ходе реализации проектов.

DIS:bulletin (доска объявлений) - выполняет функции корпоративной электронной доски объявлений, содержащей, например, приказы руководителя, объявления о тех или иных мероприятиях, рекламные материалы и т.д.

Особое место в DIS:системах занимают вопросы централизованного администрирования:

DIS:users (пользователи) - централизованное управление правами работы пользователей с информацией в соответствии со штатной структурой организации и сформированными рабочими группами во всех DIS:модулях, составляющих корпоративную информационную систему.

DIS:structure (структура) - средство взаимной интеграции DIS:модулей для организации связи между ними, централизованного администрирования взаимодействия модулей, составляющих КИС.

DIS:assistant (рабочее место) - обеспечивает пользователей более комфортными условиями работы с DIS:системами с централизованным, не зависящим от компьютера хранением его индивидуальных настроек, а также централизованное администрирование и настройка рабочих мест.

Данные модули составляют «ядро» документоориентированных КИС. С их использованием проводятся разработки специализированных систем производственного документооборота, обеспечивающие автоматизацию большого количества задач в организациях. Разработки являются заказными на основе требований и задач заказчика. Опыт НТЦ ИРМ позволяет за несколько месяцев внедрить полноценную систему АС ДОУ, обеспечивая преемственность существующим в организациях порядкам ведения дел.

Корпорация ЕМС является мировым лидером в производстве аппаратного и программного обеспечения для хранения и управления информацией. Особое место в спектре решений ЕМС занимает EMC Documentum, которая является мировым лидером систем подобного класса и обеспечивает все три необходимых аспекта управления неструктурированной информацией: управление хранением информации, состояниями объектов информации в ходе их жизненного цикла и бизнес-процессами с их участием.

Применение технологий ЕМС Documentum с учетом специфики тех или иных функциональных или отраслевых задач позволяет реализовать разнообразные горизонтальные и вертикальные решения, в том числе прикладные системы АС ДОУ.

Компания «Документум Сервисиз СНГ», представляющая интересы ЕМС Documentum в России и СНГ, и российские партнеры ЕМС Documentum обладают большим практическим опытом и экспертизой в области автоматизации электронного документооборота и хранения электронных документов для крупных и средних российских предприятий и организаций, в том числе с территориально распределенной структурой.

Прикладные АС ДОУ на платформе ЕМС Documentum предназначены для обеспечения строго регламентированного и контролируемого движения документов внутри и вне организации, их хранения и использования в соответствии с российскими стандартами делопроизводства и применяемыми в организации технологиями работы с документами.

Базовый функционал ЕМС Documentum реализует на уровне ядра системы все необходимые полнофункциональной АС ДОУ возможности управления документами: сканирование и ввод документов, интеграцию с пользовательскими приложениями для создания и просмотра документов, поддержку различных форматов документов, управление версиями, управление движением документов в соответствии с маршрутно-технологическими схемами, управление жизненным циклом документов, управление хранением. Это позволяет сократить затраты на внедрение решения и гарантировать его надежность и работоспособность в промышленных масштабах.

Механизмы управления и контроля, реализованные в единой технологии, позволяют избежать возникновения «разрывов» в реализуемых регламентах - процессах, ход исполнения которых сопряжен с удовлетворением определенных требований как к участникам, так и к данным. Например, в системе на платформе ЕМС Documentum не возникнет ситуация, возможная при использовании внешней workflow-системы, когда сотруднику направляется на согласование документ, который он не сможет открыть из-за отсутствия прав доступа.

Настройка приложений осуществляется путем конфигурирования системы, а не путем программирования. Такой подход существенно сокращает время, необходимое для настройки приложений и их внедрения, а также позволяет в дальнейшем эффективно и прозрачно управлять внесением в реализованную технологию изменений, возникающих в предметной области, например изменять процессы обработки документов, заводить новые типы документов или добавлять дополнительные атрибуты.

Адаптированная к задачам ДОУ типовая модель данных включает наиболее распространенные типы документов; описание их жизненных циклов; типовых маршрутов их движения; ролей пользователей, участвующих в работе с документами; организационную структуру. При необходимости бизнес-объекты системы могут быть легко модифицированы, а новые бизнес-объекты созданы с помощью средств разработки ЕМС Documentum.

EMC Documentum предлагает полнофункциональный пользовательский интерфейс, позволяющий пользователям работать с системой в ее базовом варианте без дополнительной доработки в среде как Windows, так и WEB-интерфейс. Типовой набор АРМов системы предназначен для работы сотрудников службы ДОУ и сотрудников различных подразделений и филиалов, вовлеченных в процессы документооборота на предприятии. Система интегрирована с электронной почтой таким образом, что задание приходит также в почтовый ящик пользователя.

Технологические процессы движения документов проектируются без программирования средствами графического редактора менеджера процессов EMC Documentum и предоставляют графическую интерпретацию описаний процессов, что позволяет бизнес-пользователям систем принимать участие в проектировании маршрутов движения и обработки документов. Средство проектирования процессов в EMC Documentum является одновременно и клиентским приложением, позволяющим отслеживать прохождение документов по этому процессу.

Система управляет состояниями документа на различных этапах его жизненного цикла, таких, как подготовка проекта документа, его согласование, визирование, регистрация, исполнение, снятие с контроля, хранение. Каждому этапу жизненного цикла соответствует формат, в котором представлен документ (например, MS WORD или PDF), набор пользователей или ролей, имеющих доступ к данному документу, и набор действий, которые разрешены данным пользователям с этим документом (редактирование, просмотр и т.п.).

Каждый документ в системе имеет необходимый набор атрибутов, который визуально представлен для пользователей в виде регистрационно-контрольной карточки, в которой также отражается история документа и наложенные резолюции. При регистрации документа часть атрибутов заполняется автоматически по заданным алгоритмам, а часть выбирается из справочников. Система проверяет правильность заполнения полей карточки, тем самым трудоемкость регистрации и возможность ошибок сведена к минимуму. При необходимости можно создать карточку на пустой документ, содержание которого появится в ходе дальнейшего процесса. Система позволяет устанавливать связи между документом и другими относящимися к нему документами и материалами.

Система также автоматизирует функцию службы ДОУ по контролю за сроками исполнения документов: постановку документов на контроль, ведение контроля и снятие с контроля, фиксируя в карточке и контрольном журнале все поставленные на контроль документы, назначенные сроки их исполнения и факт их доведения до сведения исполнителя, а также формируя напоминания исполнителям и руководителям структурных подразделений о наличии неисполненных документов.

После выполнения процедуры снятия документа с контроля документ и все относящиеся к нему документы автоматически переносятся в архив, организованный в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел. Решение о размещении документа в соответствующий раздел может приниматься вручную или автоматически на основании его атрибутов. Система позволяет настраивать автоматизированные регламенты хранения документов, устанавливающие сроки хранения различных видов документов и/или отдельных документов, а также права доступа пользователей к документам в архиве.

Перечисленные характеристики АС ДОУ на платформе EMC Documentum позволяют использовать ее для автоматизации документооборота для крупных и средних предприятий и организаций, в том числе для организаций с большим объемом документопотоков и территориально распределенной структурой.

Функциональные и технические характеристики платформы EMC Documentum позволяют использовать ее в качестве основы создания разнообразных приложений для управления документами и бизнес-процессами предприятий в таких предметных областях, как, например, управление договорами, финансово-юридическими и кадровыми документами, проектно-конструкторскими документами, документами по качеству и др.

Компания «Ланит» занимается созданием и внедрением систем управления документами и деловыми процессами с 1996 г. Клиентам предоставляются профессиональные услуги в области построения эффективных систем документационного обеспечения управления по следующим направлениям:

  • проектирование и внедрение автоматизированных систем управления документами, документооборотом и деловыми процессами;
  • проектирование и внедрение решений для автоматизации ведомственных архивов и архивных подразделений организаций различного профиля;
  • консалтинг в области документационного обеспечения управления, включая системно-аналитическое описание существующей в организации системы управления документами и выработку рекомендаций по ее оптимизации.

Решения компании основаны на продуктах линии «LanDocs», разработанной специалистами компании «Ланит», предназначенной для построения систем автоматизации работы с электронными и бумажными документами на предприятиях различного масштаба и бизнес-специализации. С помощью ПО «LanDocs» может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

  • система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная как на отечественных стандартах и нормах, так и на специфичной для заказчика практике организации учета документов и контроля исполнения поручений. Система при этом может предоставлять разные уровни функциональности различным категориям сотрудников;
  • корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающее надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом морфологической изменчивости языка, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
  • система автоматизации деятельности ведомственного архива или архивного подразделения предприятия (организации), функционирующая в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы Российской Федерации, обеспечивающая подготовку для Росархива специализированной отчетности. Система реализует специальные технологии массового (пакетного) ввода бумажных документов в электронный архив;
  • система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, предоставляющая возможность проектирования предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов и управления исполнением документов в соответствии с подобными схемами;
  • система подготовки внешних и внутрикорпоративных публикаций, позволяющая оперативно, но с соблюдением всех принятых в организации или учреждении формальностей подготовить и опубликовать документы в интрасети или сети Интернет (content management).

Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, которая реализует механизмы электронной цифровой подписи и шифрования данных (сертифицированных ФАПСИ) для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняет функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата Х.509) и осуществляет протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности.

Одна из ключевых особенностей системы управления документами «LanDocs» - это сочетание богатой и сбалансированной функциональности с гибкостью модели, которая позволяет при внедрении тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой делопроизводства конкретной организации или подразделения. Компания «Ланит» постоянно наращивает функциональность и повышает качество своей программной продукции «LanDocs».

На сегодняшний день система «LanDocs» успешно функционирует у десятков заказчиков в России и странах СНГ.

«NauDoc» - это программное обеспечение автоматизации бизнес-процессов, организации электронного документооборота и делопроизводства, построения корпоративного хранилища документов, контроля исполнительской дисциплины, работы из удаленных филиалов и представительств.

«NauDoc» позволяет автоматизировать:

документооборот и делопроизводство:

  • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов компании;
  • коллективная подготовка и обработка документов;
  • возможности обсуждения документов и подписки на обновления;
  • поддержка версий документов с разграничением прав доступа к отдельным версиям;
  • возможность настройки категорий, карточек и маршрутов прохождения документов;
  • использование любых приложений для создания документов: Word, Excel, PowerPoint, Open Office, Adobe Acrobat и пр.;
  • поддержка шаблонов документов;
  • ввод документов в систему по средствам электронной почты, с факс-сервера или путем сканирования твердых копий;
  • архивное хранение документов;

инструменты управления организацией:

  • автоматизация бизнес-процессов организации;
  • возможности назначения разовых и периодических заданий, получение информации о ходе и результатах выполнения;
  • рассылка уведомлений и напоминаний по электронной почте;
  • инструменты регламентации процессов движения и обработки документов;
  • планирование периодических заданий;
  • статистика исполнения, длительности работ, загруженности сотрудников;
  • инструменты анализа движения документов;

инструменты управления данными:

  • полнотекстовый поиск документов;
  • поиск по реквизитам карточек документов;
  • поиск по электронным образам документов в форматах Word, Excel, RTF, HTML и др.;
  • релевантная сортировка;
  • возможность сохранить параметры поискового запроса;

инструменты управления нормативной документацией:

  • режимы формирования и поддержания актуальности ссылок в системе нормативной документации;
  • учет держателей оригинала и копий документов;
  • инструменты поиска документов, подлежащих пересмотру;
  • режимы пересмотра, переиздания и ввода документов в действие;
  • получение отчетов о состоянии систем нормативной документации;

надежное хранение информации:

  • гибкое разграничение доступа к документам и действиям с ними;
  • средства резервного копирования и восстановления данных;
  • средства защиты каналов передачи информации;

управление web-сайтами:

  • подготовка документов для размещения в Internet/Intranet на основе обычного механизма работы с документами;
  • использование инструментов маршрутизации для организации поддержки сайтов;
  • неограниченное количество поддерживаемых сайтов в одной системе;
  • большой выбор стандартных компонентов для web-сайтов.

Основные решаемые задачи

  • обеспечение инструментами эффективного управления;
  • автоматизация и повышение качества контроля исполнительской дисциплины;
  • повышение производительности труда и сокращение общего времени прохождения документов;
  • поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и данным;
  • существенное упрощение и удешевление хранения документов за счет использования электронного архива взамен бумажных документов;
  • оптимизация бизнес-процессов, автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Преимущества системы электронного документооборота «NauDoc»

  1. Хорошее соотношение цены, качества и функциональных возможностей.
  2. Работа на большинстве платформ: Linux, Unix, Solaris, FreeBSD, Windows, Mac OS.
  3. Возможность работы с документами системы используя Web-интерфейс по защищенному каналу.
  4. Полный спектр услуг: обследование, постановка документооборота, настройка и адаптация, обучение, техническая поддержка.

Состав услуг компании «NAUMEN» по внедрению системы

  1. Обследование для подготовки заключения об эффективности применения системы.
  2. Подготовка технического задания, выявление групп пользователей, распределений функций, анализ существующих бизнес-процессов.
  3. Настройка системы.
  4. Подготовка нормативной документации для обеспечения легитимности использования системы в организации.
  5. Техническая поддержка.
  6. Очное и дистанционное обучение пользователей, администраторов, разработчиков и специалистов по внедрению системы.

Выполненные проекты

В течение 2004 г. пользователями системы электронного документооборота «NauDoc» стали более 30 государственных организаций и коммерческих компаний.

Из представленных классов систем автор попытался на основе функциональных схем сравнить наиболее популярные АС ДОУ, разработанные российскими фирмами, предоставившими для анализа необходимый комплект технической документации.

© Центр дистанционного образования МГУП