Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.


         

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

Учебное пособие для студентов, обучающихся по направлению 080500.62 - «Менеджмент»


Кублашвили О.В.
Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1.

ЗАДАЧИ И ПУТИ ВНЕДРЕНИЯ АС ДОУ

2.

ОСНОВНЫЕ КЛАССЫ ТИРАЖНО-ЗАКАЗНЫХ АС ДОУ

2.1.

«БОСС-Референт» - компания АйТи

2.2.

«Гран-Док» - ГНПП «Гранит-Центр»

2.3.

«ДЕЛО» - компания «Электронные Офисные Системы»

2.4.

«CompanyMedia» - компания «ИнтерТраст»

2.5.

«DIRECTUM» - ООО «ДИРЕКТУМ»

2.6.

«DIS-системы» - ЗАО «Научно-технический центр ИРМ»

2.7.

«Documentum 5» - компания «Документум Сервисиз СНГ»

2.8.

«LanDocs» - холдинг «Ланит»

2.9.

«NauDoc» - ЗАО «NAUMEN»

3.

АНАЛИЗ АС ДОУ НА ОСНОВЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ СХЕМ

4.

КРИТЕРИИ АНАЛИЗА АС ДОУ

4.1.

Учет особенностей технологии ведения делопроизводства и документооборота

4.2.

Поддержка бумажного и электронного документооборота

4.3.

Функциональная полнота АС ДОУ

4.4.

Технологии программной реализации АС ДОУ

4.5.

Эксплуатационные характеристики АС ДОУ

4.6.

Оценка эффективности внедрения АС ДОУ

5.

АНАЛИЗ ХАРАКТЕРИСТИК АС ДОУ

6.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

7.

Приложения

7.1.

Приложение 1

7.2.

Приложение 2

7.3.

Приложение 3

7.4.

Приложение 4

7.5.

Приложение 5

8.

Библиографический список

Указатели
1   указатель иллюстраций

В соответствии с представленными выше классами АС ДОУ проведем анализ на основе функциональных схем систем, разработанных российскими фирмами на базе СУБД и с использованием технологий Lotus Notes.

Рассмотрим одну из наиболее характерных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, являющуюся представителем первой группы [ссылка на источники литературы].

Автоматизированная информационная система «ДЕЛО» полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый на предприятии документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ.

Структура программно-технических средств автоматизированной системы «ДЕЛО» предназначена для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД и состоит из ряда специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизводства. Системы «ДЕЛО», установленные в организациях с территориально распределенной структурой, должны быть связаны друг с другом посредством электронной почты, поддерживающей интерфейс MAPI. В систему включен Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Internet (Intranet). Стандартная версия системы «ДЕЛО» работает с СУБД Oracle и MS SQL Server. Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную (в различных подразделениях) регистрацию всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, независимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.

АРМ контроля осуществляет работу с документами, имеющими поручения с плановыми датами исполнения. Регистрационная карточка контрольного документа выделяется соответствующим признаком. При рассылке контрольных поручений документа его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по исполнителям, помещается в папку на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят сводки об исполнении контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.

АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота - корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются ее пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе работают непосредственно сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи.

АРМ исполнителя - это рабочее место пользователя, который осуществляет подготовку документа в соответствии с поручениями должностных лиц.

АРМ системного технолога поддерживает работу администратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению и изменению содержимого справочников системы; настраивает систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.

АРМ получения справок и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения исполнения документа в соответствующем подразделении.

АРМ регистрации исходящих документов обеспечивает регистрацию исходящей (внутренней) корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего (внутреннего) документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел), даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.

АРМ рассылки документов позволяет специальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляется дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) и номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе с документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов с их последующей надпечаткой.

АРМ системного программиста обеспечивает работы по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.

Функциональная схема автоматизированной системы документационного обеспечения управления «ДЕЛО», построенная автором в соответствии с вышеизложенной структурой программно-технических средств системы, представлена в приложении 1.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления «ДЕЛО» состоит из четырех подсистем: делопроизводство, отчетные формы, справочники, администрирование.

Подсистема «Делопроизводство» реализует выполнение основных функций системы и состоит из следующих модулей:

  • модуль «Регистрация» позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая «прикрепление» к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а также передать документ в модуль «Исполнение»;
  • модуль «Исполнение» обеспечивает исполнение документа, включая вынесение по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;
  • модуль «Поиск» обеспечивает поиск документов в картотеке по значениям реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой из картотек находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирования произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);
  • модуль «Реестр». С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки.

Подсистема «Отчетные формы» формирует список документов в соответствии с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнении контрольных документов, сводки-напоминания об исполнении контрольных документов и т.д.

Подсистемой «Справочники» реализуются функции обслуживания справочников системы, таких, как справочник организационной структуры учреждения, правил делопроизводства и др.

Подсистема «Администрирование» используется для ведения списка пользователей системы. В данном списке для каждого пользователя определяются персональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования ЭЦП и шифрования.

Рассмотрим реализованную на базе технологии Lotus Domino/Notes автоматизированную систему документационного обеспечения управления, представляющую вторую группу [ссылка на источники литературы].

Lotus Domino/Notes - это «клиент-серверная» технология, где в качестве сервера выступает Lotus Domino, а в качестве клиентской части - Lotus Notes. Уникальность сервера Domino состоит в том, что это еще и Web-сервер и почтовый сервер, поддерживающий стандарты Internet, поэтому в качестве клиентской части для работы с приложениями Domino и электронной почтой могут использоваться Web-браузеры и другие почтовые клиенты Internet.

Ключевые технологии Lotus Domino/Notes следующие: документоориентированная база данных; средства разработки приложений; система реплицирования документов, информации и приложений; средства защиты информации и разграничения доступа; средства календарного планирования и составления расписаний; Web-технологии и технологии Internet/Intranet; средства интеграции с реляционными базами данных, системами управления ресурсами предприятий (ERP) [ссылка на источники литературы].

Из вышеперечисленных ключевых технологий целесообразно рассмотреть документоориентированную базу данных. Основной единицей хранения информации в базе данных Lotus Domino/Notes является отдельный документ. Структура документа определяется формой, содержащей в себе набор полей различных типов. Отдельный документ не обязательно имеет все те же поля, что и остальные документы. Под поле выделяется столько памяти, сколько это необходимо для хранения конкретных данных, поэтому поля в документах могут изменяться или добавляться динамически по мере возникновения необходимости. База данных Notes может хранить любые типы данных, от простого текста, чисел, времени и даты до форматированного текста, графических образов, звука, видео- и произвольных данных, которые могут храниться в виде присоединенных объектов в своем родном формате. Документ может иметь как структурированный, так и неструктурированный формат.

Технология Lotus Domino/Notes дает организации инфраструктуру передачи сообщений, электронной почты, бизнес-приложений и Web мирового класса, которые в совокупности определяют готовое решение в области совместной работы. Независимость от платформы, масштабируемость, высокая надежность, развитая система администрирования, великолепные возможности интеграции данных и приложений и множество других дополнительных функций обеспечат эффективное решение большого количества проблем в масштабе организации.

Партнеры Lotus разработали ряд автоматизированных систем документационного обеспечения управления, используя возможности базовых продуктов семейства Domino, а также таких, как:

  • Domino.Doc - система управления документами;
  • Domino.Workflow - средство проектирования и автоматизации деловых процедур;
  • Lotus Sametime - технология взаимодействия в реальном времени;
  • Domino Extended Search - расширенные поисковые возможности.

Рассматриваемая АС ДОУ предназначена для решения задач информационной поддержки и автоматизации работ служб документационного обеспечения управления территориально распределенной организации со сложной структурой. Функциональная схема системы представлена в приложении 2.

Система состоит из следующих модулей

  1. Модуль «Входящие документы» (ВхД) предназначен для регистрации всей входящей корреспонденции, поступившей из других организаций, на основе требований, предъявляемых типовой инструкцией по делопроизводству к регистрационно-контрольной карточке входящего документа.
  2. Модуль «Внутренние документы» (ВнД) предназначен для регистрации внутренних документов организации и контроля исполнения этих документов.
  3. Модуль «Исходящие документы» (ИсхД) предназначен для регистрации исходящих документов, отправляемых в другие организации, и установки связи с входящим или внутренним документами.
  4. Модуль «Автоматизированного контроля исполнения документов» (АСКИД) предназначен для автоматического сбора информации о документах организации и поручениях по документам, поставленным на контроль.
  5. Модуль «Организационно-распорядительных документов и контроля исполнения поручений» (ОРДиП) предназначен для регистрации организационно-распорядительных документов уровня организации и контроля исполнения поручений по этим документам. Каждый ОРД может быть сдан в дело, для чего в регистрационно-контрольную карточку (РКК) в секцию «Хранение» вносится информация о номере и названии дела, куда сдается документ.
  6. Модуль «Библиотека рабочих документов» (БРД) предназначен для подготовки и долговременного хранения различных документов подразделений, а также хранения файлов любого формата и структуры. Каждая БРД может иметь свой локальный архив в виде базы данных «Архив рабочих документов» (АрхРД), куда переносятся документы, помеченные как устаревшие или срок хранения которых истек.
  7. Модуль «Архив оригиналов ОРД» (АрхОрОРД) предназначен для хранения образов и распознанных текстов оригиналов подписанных организационно-распорядительных документов организации.
  8. Модуль «Уведомление» предназначен для уведомления сотрудников о поступивших к ним документах, хранящихся в различных программных модулях. Кроме того, в модуль поступают напоминания о приближении или наступлении сроков исполнения документов и информация о переданных другим сотрудникам документах или поручениях.
  9. Модуль «Ознакомление» предназначен для формирования списка сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.
  10. Модуль «Рассылка» предназначен для решения задачи повторяющихся доставок документов в одни и те же организации, в соответствии с именованными списками.
  11. Модуль «Визирование» во многом повторяет логику работы модуля «Ознакомление». Принципиальное отличие заключается в том, что согласование может происходить в двух режимах: последовательном и параллельном.
  12. Модуль «Структура организации» (СО) предназначен для предоставления прав пользователям системы на различные документы в базах данных и содержит информацию о подразделениях и сотрудниках организации.
  13. Модуль «Справочник организаций» (СпО) предназначен для централизованного (в рамках системы) хранения информации об организациях, как входящих в структуру, так и внешних.
  14. Модуль «Номенклатура дел» (НД) - это по существу перечень папок (дел), в которые должны складываться документы по завершении текущей работы.
  15. Модуль «Структура системы» (СС) содержит информацию о программах и базах данных установленных на серверах организаций.
  16. Модуль «Менеджер агентов» (МА) содержит информацию о количестве фоновых агентов каждой базы данных системы, запускаемых сервером по расписанию.

Модули системы для большей ясности их назначения объединены в группы: «Делопроизводство», «Подготовка документов», «Архивы», «Сервис», «Справочники» и «Администрирование». Модули СО, СпО, СС, МА, входящие в группы «Администрирование» и «Справочники», являются инструментами администратора, которые позволяют управлять конфигурацией системы и ее оперативными надстройками.

Комплект «Делопроизводство» предназначен для автоматизации функций, выполняемых службами документационного обеспечения организаций. Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая автоматическую пересылку документов внутри системы.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления «CompanyMedia», реализованная на базе современной трехуровневой архитектуры, имеет полный набор функций для выполнения работы службами делопроизводства. В ней нет ограничений на количество рабочих мест и взаимодействующих структур. Организации работают со своими базами данных документов, но используют общие механизмы информационного взаимодействия друг с другом. «CompanyMedia» обеспечивает ведение «сквозного» делопроизводства, т.е. все территориально удаленные подразделения организации ведут единую регистрацию документов, имеют единый контроль исполнительской дисциплины, отслеживают движение документов не только в пределах одной организации, но и между ними.

Серверные программные агенты баз данных автоматически отслеживают изменения справочников и корректируют документы прикладных хранилищ данных. Передача информации выполняется на основе репликационных возможностей Lotus Notes.

В автоматизированной системе предусмотрено сочетание централизованного и децентрализованного способов управления. В ней имеются как центральные администраторы, так и региональные - для каждой из организаций. Главные администраторы ведут общекорпоративные базы данных, региональные - внутренние БД своих организаций. Используется ЭЦП с подключением внешних криптографических средств.

Приведенные к единому виду функциональные схемы автоматизированных систем документационного обеспечения управления, разработанные российскими фирмами на базе СУБД и с использованием технологий Lotus Notes, представлены функциональными блоками, которые имеют идентичное предназначение. Выполненное исследование данных схем не дает возможности выявить преимущества и выделить ту или иную автоматизированную систему документационного обеспечения управления, поэтому возникла необходимость в разработке других критериев для осуществления анализа.

© Центр дистанционного образования МГУП