Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.


         

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

Учебное пособие для студентов, обучающихся по направлению 080500.62 - «Менеджмент»


Кублашвили О.В.
Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1.

ЗАДАЧИ И ПУТИ ВНЕДРЕНИЯ АС ДОУ

2.

ОСНОВНЫЕ КЛАССЫ ТИРАЖНО-ЗАКАЗНЫХ АС ДОУ

2.1.

«БОСС-Референт» - компания АйТи

2.2.

«Гран-Док» - ГНПП «Гранит-Центр»

2.3.

«ДЕЛО» - компания «Электронные Офисные Системы»

2.4.

«CompanyMedia» - компания «ИнтерТраст»

2.5.

«DIRECTUM» - ООО «ДИРЕКТУМ»

2.6.

«DIS-системы» - ЗАО «Научно-технический центр ИРМ»

2.7.

«Documentum 5» - компания «Документум Сервисиз СНГ»

2.8.

«LanDocs» - холдинг «Ланит»

2.9.

«NauDoc» - ЗАО «NAUMEN»

3.

АНАЛИЗ АС ДОУ НА ОСНОВЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ СХЕМ

4.

КРИТЕРИИ АНАЛИЗА АС ДОУ

4.1.

Учет особенностей технологии ведения делопроизводства и документооборота

4.2.

Поддержка бумажного и электронного документооборота

4.3.

Функциональная полнота АС ДОУ

4.4.

Технологии программной реализации АС ДОУ

4.5.

Эксплуатационные характеристики АС ДОУ

4.6.

Оценка эффективности внедрения АС ДОУ

5.

АНАЛИЗ ХАРАКТЕРИСТИК АС ДОУ

6.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

7.

Приложения

7.1.

Приложение 1

7.2.

Приложение 2

7.3.

Приложение 3

7.4.

Приложение 4

7.5.

Приложение 5

8.

Библиографический список

Указатели
1   указатель иллюстраций

Следует отметить, что к внедрению автоматизированных систем документационного обеспечения управления каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение эффективности управления. При анализе тех или иных АС ДОУ нужно не упускать из поля зрения следующее [ссылка на источники литературы]:

  • учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;
  • поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;
  • обладает ли достаточной функциональной полнотой;
  • владеет ли требуемыми параметрами программной реализации;
  • имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Конечно, необходимо учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АС ДОУ, а также оценивать ожидаемый экономический эффект от автоматизации документационного обеспечения управления.

Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика тиражно-заказной системы:

  • давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;
  • сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов;
  • достаточно ли развиты каналы сопровождения системы («горячая линия», консультации как в офисе фирмы, так и выездные, наличие служб внедрения и т.д.);
  • имеются ли на фирме учебные центры;
  • каковы перспективы развития программного продукта.

Рассмотрим более подробно содержание перечисленных выше критериев оценки АС ДОУ. И начнем, с одного из главных, игнорирование которого очень часто является причиной неудач при выборе системы.

Независимо от формы представления документов их обработка определяется в основном технологическим процессом делопроизводства и документооборота, принятым на предприятии. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, специалистами по информационным технологиям организации, выбирающей АС ДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям.

Бывали случаи, когда выбранная и приобретенная АС ДОУ, казалось бы, обладала полным набором требуемых функциональных возможностей, однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не доводился до конца из-за возникновения значительного количества мелких несоответствий и проблем, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленное решение было изначально спроектировано для иной системы управления предприятием, чем та, которая применяется в данной организации, и для его успешного внедрения надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, хотя и не всегда, но и систему управления предприятием.

К этому готова далеко не каждая отечественная организация, поскольку она вынуждена подчиняться общим правилам управления, принятым в России. Причина многих неудач при внедрении зарубежных АС ДОУ в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и нормативными правилами наша система управления просто не соответствует западным нормам и методам управления.

Традиционная российская технология работы с документами [ссылка на источники литературы] предполагает три уровня иерархии: руководители, служба делопроизводства, исполнители.

Руководители высшего ранга принимают решения о дальнейшем движении документов, подписывают их или визируют, проводят анализ сводок по состоянию исполнения документов, принимают меры по улучшению исполнительской дисциплины. Они назначают исполнителей, устанавливают сроки исполнения, дают поручения.

Исполнители (структурные подразделения) получают документы для отработки; готовят исходящие документы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями; подписывают документы у руководства и передают в службу делопроизводства для дальнейшего продвижения. Они получают напоминания о приближении или истечении срока исполнения, сообщают в службу делопроизводства о состоянии исполнения документа.

Служба делопроизводства осуществляет прием и регистрацию документов, первоначальный ввод данных в систему, продвижение документов по организации с фиксацией поручений и отчетов, рассылку документов вовне, контроль исполнения документов (поручений), выдачу различных сводок по состоянию исполнения документов, выпуск документов и передачу их в архив. Служба делопроизводства непосредственно отвечает за организацию документационного обеспечения управления, т.е. за реализацию принятых правил работы с документами в организациях, которые закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству. В ведении этой службы обычно находится и делопроизводственный персонал других структурных подразделений организации.

Любой документ в организации после приема и регистрации должен быть доложен руководителю самого высокого ранга. Доклад необходим для ускорения процесса принятия решения по данному документу. Работник секретариата сообщает данные о документе и готовит поручение по нему. Поручение - письменное распоряжение руководителя на документе, содержащее указания к действию. Оно определяет дальнейшую схему прохождения и обработки документа. При нейтральном поручении документ направляется на ознакомление. При положительном или отрицательном поручении документ направляется на исполнение. Поручение руководителя составляет основу нового документа - резолюции, для которой действуют все описанные ранее процедуры оформления. Обрастая поручениями, документ спускается вниз к адресату (исполнителю или исполнителям), принимающему решение по данной резолюции. Он формирует ответ в виде документа или сообщения/справки. Сообщение определяет действие адресата в процессе исполнения резолюции, например просьбу о переносе срока. После исполнения группа связанных документов и сообщений/справок проделывает тот же путь в обратном направлении.

Для управления движением и исполнением документов делопроизводственный персонал ведет специальные журналы и/или картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные с ними резолюции и отчеты исполнителей. Краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа, где ведется его досье, благодаря которому можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения находится документ. Реквизиты этой карточки регламентируются внутренними стандартами учреждения, а организацию работы с документами определяет ряд ГОСТов.

Традиционная российская технология предполагает, что одни (руководители и исполнители) работают с бумажными документами, а другие (служба делопроизводства) отслеживают их действия с помощью системы журналов и картотек.

Исходя из вышеизложенного, российская технология делопроизводства имеет следующие особенности:

  • наличие специализированных служб делопроизводства для ведения регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов;
  • осуществление централизованного контроля за всем комплексом работ в пределах организации;
  • вертикальный характер движения документов (руководитель, исполнитель, руководитель) внутри организации;
  • преимущественная ориентация на работу с документами на бумажных носителях. В журналах и/или картотеках регистрируются сведения об их перемещениях, поручениях руководителей, контрольных сроках исполнения, отчетах и т.д.;
  • единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности, вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек.

Такая технология имеет следующие основные недостатки:

  • получение информации о работе с документами в организации требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек, так как регистрация хода исполнения документов распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений;
  • картотеки содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов в связи с тем, что они отделены от исполнителей;
  • размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к значительным объемам непроизводительных трудозатрат.

Перечисленные проблемы возрастают в корпоративной системе управления, когда необходимо координировать деятельность организационно самостоятельных структур, территориально удаленных друг от друга.

Автоматизированные системы ДОУ, реализующие российскую технологию, ориентированы на обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по осуществлению контроля и обработке документов службами делопроизводства. Основу современных систем делопроизводства в нашей стране составили автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД), которые к началу 80-х гг. были внедрены практически во всех высших органах исполнительной власти.

В развитых странах Европы и Америки, в связи с отсутствием служб делопроизводства, и централизованных средств контроля исполнения документов, технология делопроизводства, ориентированная на работу с электронными документами, существенно отличается от российской. Каждый поручитель и исполнитель ведут свои журналы регистрации. Система основывается на разработке и совершенствовании специального законодательства, действующих должностных инструкций и высокой исполнительской дисциплине работников. Исполнители, в соответствии с прерогативами решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления, ориентированные на эту технологию делопроизводства, максимально полно обеспечивают процесс создания и использования электронных документов в коллективной работе исполнителей. Учет движения бумажных носителей информации в данных системах, как правило, минимален или отсутствует вообще.

Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы - традиционную бумажную и электронную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как существующей законодательной и нормативной базой, так и устоявшимися правилами и привычками. Причем эти правила и привычки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных средств информатизации.

По-видимому, еще довольно долго в технологических цепочках обработки электронных документов сохранятся этапы, на которых эти документы будут переводиться в бумажную форму. Не секрет, что руководители предприятий зачастую предпочитают работать с документами в бумажном виде. Обмен документами между организациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме. Эти факты объясняются следующими бесспорными достоинствами документов на бумажных носителях [ссылка на источники литературы]:

  • простота восприятия, удобство просмотра и утверждения;
  • длительная сохранность информации (определяется периодом старения и разрушения бумаги и качеством средств нанесения данных);
  • обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа только организационными мерами;
  • более низкая утомляемость при работе с документами.

Кроме того, для документов на бумажном носителе установлен перечень реквизитов, определяющих их юридическую силу. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами.

Делопроизводство, использующее электронные документы, имеет несколько явных преимуществ [ссылка на источники литературы]:

  • стоимость их распространения и хранения значительно ниже, чем у документов на бумажных носителях;
  • время распространения и воспроизведения документа в другом месте измеряется не неделями, а минутами и секундами;
  • способность производить содержательный (контекстный) поиск документа является принципиально новым качеством этой технологии;
  • взаимодействие как между сотрудниками, так и между учреждениями осуществляется на новом качественном уровне.

В то же время работа с электронными документами требует учета того, что жизненный цикл программно-технических средств и носителей информации может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Необходимо своевременно осуществлять перезапись информации на другой носитель и обновлять средства ее аутентификации. Кроме того, для хранения электронных документов, возможно, надо сохранять также соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому при выборе автоматизированной системы документационного обеспечения управления обязательно надо обратить внимание на то, какие технологические цепочки существующего документооборота можно будет перевести целиком в электронную форму, а какие нет.

Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хорошо и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, особенно из числа тех, которые позиционируются как системы электронного документооборота, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обеспечить работу с бумажными документами, когда это необходимо.

Современная АС ДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:

  • регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;
  • направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;
  • подготовка проектов документов и поручений и обеспечение процедур их согласования и утверждения;
  • списание документов в дело;
  • формирование и передача дел в архив предприятия и ведение архива;
  • рассылка исходящей корреспонденции;
  • поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АС ДОУ могут существенно различаться, поэтому при выборе системы следует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Главным фактором все-таки является функциональная полнота - основной критерий выбора системы. Из этого следует, что если автоматизированная система документационного обеспечения управления может реализовать все перечисленные функции, то с большой степенью вероятности можно утверждать, что она сможет решить все основные задачи делопроизводства и документооборота организации или предприятия. Конечно, это означает только то, что функциональная полнота необходима, но совсем не обязательно, что этого достаточно для каждой конкретной организации.

Следует отметить, что требования к свойствам системы при решении одних и тех же задач в различных подразделениях одной и той же организации могут существенно отличаться. Поэтому при расширении автоматизированной системы документационного обеспечения управления на все подразделения организации, как правило, необходимо искать компромисс между иногда противоречивыми требованиями потребителей к функциям системы.

При анализе этих требований надо отделить существенные потребности будущих пользователей системы от непринципиальных, не изменяющих работу подразделений. Последние обычно вызваны просто сложившейся практикой работы и психологическими причинами боязни ее изменения. Надо сказать, что внедрение любой автоматизированной системы документационного обеспечения управления, в той или иной мере, все равно что-то поменяет в работе будущих пользователей. Поэтому вряд ли следует всегда стремиться к минимизации этих изменений, выдвигая порой совершенно непринципиальные требования к ее свойствам. Практика внедрения и дальнейшей работы подобных систем показывает, что после периода привыкания к работе в новых условиях пользователи обычно успешно адаптируются и далее уже рассматривают систему как необходимый инструмент своей повседневной деятельности.

Современные автоматизированные системы документационного обеспечения управления проектируются в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД или с использованием технологий Lotus Notes, поддерживающих стандарты Internet/Intranet. Реализация системы должна обеспечивать широкие функциональные возможности на базе концептуально единой системной архитектуры программно-технических средств. При расширении функциональных возможностей информационной системы за счет приложений, приобретаемых у разных поставщиков, необходимо обеспечить технологическую и информационную совместимость на базе российских и международных стандартов и рекомендаций.

В 1997 г. международной организацией по стандартизации (ISO - International Organization for Standardization) создается подкомитет по разработке стандартов в области информационных систем для решения следующих задач [ссылка на источники литературы]:

  • унифицирование описания отдельной системы;
  • определение интерфейса для обмена информацией между системами;
  • унифицирование обмена данными между различными информационными системами;
  • устранение технических препятствий для связи систем.

В результате была разработана эталонная модель Взаимосвязи Открытых Систем - ВОС (Open System Interconnection - OSI). Решением совокупности вопросов, связанных с интеграцией и переносимостью, стало развитие методологии и принципов открытых систем.

Открытая система - это система, реализующая открытые спецификации на интерфейсы, службы и форматы данных, достаточные для того, чтобы обеспечить: функциональную расширяемость, интероперабельность и мобильность приложений, данных и персонала [ссылка на источники литературы].

Функциональная расширяемость - это возможность обеспечения эволюционного развития конкретной информационной системы при изменении требований к этой системе при сохранении в максимально возможной степени сделанных ранее вложений.

Мобильность программного обеспечения - возможность модернизации аппаратной базы системы, находящейся в эксплуатации, при сохранении возможности переноса необходимого программного обеспечения на новые аппаратные платформы.

Интероперабельность прикладных систем - обеспечение совместной работы с другими прикладными системами на локальных и удаленных платформах при одновременной интеграции информационных ресурсов.

Открытая спецификация - спецификация, которая поддерживается открытым, гласным согласительным процессом, направленным на постоянную адаптацию новой технологии, и соответствует согласованным стандартам. Согласно этому определению, открытая спецификация не зависит от конкретной технологии, т.е. от конкретных технических или программных средств или продуктов отдельных производителей.

В основе концепции открытых систем лежит понятие среды открытых систем. Среда открытых систем - это описанная совокупность стандартов, с помощью которых унифицируется взаимодействие аппаратуры и всех компонентов программной и информационной среды любой информационной системы: языков программирования, средств ввода/вывода, графических интерфейсов, систем управления базами данных, протоколов передачи данных в сетях, форматов данных в банках данных.

Открытая информационная система управления документами поддерживает следующие основные промышленные стандарты:

  • коммуникационные стандарты (OSI);
  • стандарты управления документами (ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc);
  • стандарты для СУБД (ODBC, SQL).

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации [ссылка на источники литературы], закрепленными в Федеральном законе «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г., международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов. В ряде стран мира уже проведены работы по созданию на основе ISO 15489 национальных стандартов по управлению деловой документацией. Однако в России вопрос о необходимости разработки национального стандарта на государственном уровне до сих пор не решен, несмотря на то что на базе стандартов ISO серии 9000 разработаны и действуют национальные стандарты системы качества.

С целью создания стандартов и протоколов взаимодействия автоматизированных систем документационного обеспечения управления в августе 2002 г. «Гильдией Управляющих Документацией», Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ГНПП «Гранит-Центр», компаниями «АйТи», «ИнтерТраст», НТЦ ИРМ, «Электронные Офисные Системы» и «Информационные бизнес-системы» сформирована, в соответствии с соглашением, рабочая группа. Результатом деятельности рабочей группы стало издание «Стандарта взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

В рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010)» Министерством по информационным технологиям и связи проводится работа по выработке стандартов обмена информацией для систем электронного документооборота между органами государственной власти.

Необходимо отметить, что существует ряд устоявшихся технологических характеристик систем, которые олицетворяют самые передовые достижения информационных технологий. Это прежде всего интуитивно понятный и дружелюбный интерфейс, объектно-ориентированный подход и модульность.

Основные идеи интерфейса с пользователем включают следующие элементы:

  • управление окнами;
  • использование графических символов (пиктограмм) для представления объектов;
  • стиль взаимодействия, называемый непосредственным манипулированием;
  • объектно-ориентированный стиль программирования.

Модульный принцип построения программ обеспечивает поэтапную реализацию автоматизированной системы. Каждый из модулей решает свою конкретную задачу или выполняет конкретную функцию. Состав этих модулей может меняться без ущерба для работающей системы. Модули, по возможности, должны быть независимы друг от друга при сохранении глубокой интеграции между ними.

Система должна обеспечивать выполнение минимальных усилий и затрат для адаптации в процессе установки и конфигурирования. Для обеспечения большей гибкости системы на этапе проектирования необходимо предусмотреть как можно больше возможностей для последующего ее развития с тем, чтобы избежать значительных временных и иных затрат при осуществлении поэтапного расширения.

Эксплуатационные характеристики автоматизированной системы документационного обеспечения управления являются одним из важнейших критериев ее выбора, и, оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие качества системы [ссылка на источники литературы]:

  • простота ввода в действие;
  • масштабируемость;
  • разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;
  • важность протоколирования работы;
  • наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности.

Ввод системы в действие. При выборе системы надо учесть статистические данные по срокам ее ввода в эксплуатацию у других потребителей и уточнить состав необходимых мероприятий по ее освоению. Одним из таких мероприятий является обучение пользователей, которое, как правило, совмещается ими с выполнением текущих служебных обязанностей. Поэтому крайне желательно, чтобы АС ДОУ помимо работы с оперативной базой документов организации допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для тренировки всех заинтересованных сотрудников.

Разумеется, современная автоматизированная система документационного обеспечения управления должна иметь дружелюбный пользовательский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наиболее популярных средств создания и редактирования документов (в частности, Microsoft Office).

Следует обратить внимание на правила номерообразования различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные участки обработки документов могут быть не охвачены автоматизацией, желательно, чтобы система, хотя бы на первых порах, сохраняла наряду с новым и прежний порядок нумерации документов.

Так как во многих случаях внедряемая автоматизированная система документационного обеспечения управления заменяет имеющуюся систему учета документов, актуальной задачей становится и импорт в нее ретроспективных данных.

Масштабируемость - обеспечение функционирования системы при повышении количественных требований без существенных затрат на изменение принципов построения и конфигурирования. Со временем количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно осуществляется автоматизация различных подразделений. Поэтому выбираемая АС ДОУ должна обеспечивать возможность наращивания в широких пределах необходимого количества рабочих мест.

Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного доступа к документам и функциям системы. АС ДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдельных подразделений как непосредственно к текстам документов или их регистрационным карточкам, так и ко всем этапам документооборота, включая наложение поручений руководителями и подготовку отчетов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей требуется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и пр.), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также ролевых групп пользователей с различными полномочиями (допустим, группы начальников отделов).

В случае если автоматизированная система документационного обеспечения управления является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по открытым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФСО России средства цифровой подписи и шифрования.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет отследить всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т.д.) и дает возможность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.

Адаптируемость. В силу разных причин на предприятии то и дело изменяются номенклатура дел, структура и состав подразделений. Автоматизированная система должна быть способна поддерживать эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.

Администрирование и обеспечение надежной работы. Средства администрирования АС ДОУ, позволяющие назначать и модифицировать ролевые полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны уметь настраивать ее в соответствии с постоянно меняющейся организационной структурой. Желательно, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без инструментов, позволяющих относить документы к различным темам и классифицировать по тем или иным признакам.

Важнейшими характеристиками устойчивости АС ДОУ к неизбежным сбоям и отказам являются: независимость функционирования рабочих мест друг от друга, время восстановления сеанса после его аварийного завершения, наличие средств обеспечения целостности данных и их резервного копирования.

Автоматизированная система также должна быть адекватной текущему положению дел в конкретной предметной области, приобретена у солидной фирмы-разработчика, специализирующейся на производстве программных продуктов для этого вида деятельности. Принципы работы системы понятны специалисту данной предметной области.

Экономическая эффективность внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления - это количественная стоимостная оценка эффекта от проведения мероприятий по автоматизации информационного обеспечения организации [ссылка на источники литературы].

Эффект от внедрения АС ДОУ состоит из поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам частей:

  • прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией рабочего времени сотрудников и средств на материалы (исчисляемые выгоды);
  • эффект, обусловленный теми преимуществами функционирования организации, которые дает автоматизированная система [скорость и качество предоставления услуг, сокращение времени прохождения документов, повышение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской дисциплины и т.д.] (неисчисляемые выгоды).

Неисчисляемые выгоды затрагивают три ключевые области - скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг.

Скорость предоставления услуг связана со своевременностью и оперативностью принятия решений конечными пользователями в случаях, когда ситуации зависят от информации документа. АС ДОУ снижает количество последовательных действий, требующихся для получения необходимой информации и ее анализа, а также обеспечивает ускоренное автоматизированное возвращение документа на дальнейшее рассмотрение.

Себестоимость предоставления услуг связана со временем, которое затрачивается на поиск, обработку, пересылку и хранение документов. Автоматизированная система документационного обеспечения управления снижает количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов по запросу. Общие затраты снижаются также благодаря сокращению объема ручного труда по обработке данных и уменьшению расходов на доставку документов географически отдаленным пользователям. Использование электронных средств для хранения данных снижает потребности организации в дополнительном пространстве для хранения бумажных документов.

Понятие качества услуг связано с объемом, качеством и распространенностью документов. С внедрением АС ДОУ возрастает процент востребованности документов, так как становится доступной пользователям их более широкая область. Автоматизированная система увеличивает точность поиска благодаря использованию классификаторов и возможностям атрибутивного и контекстного поиска документов. Более высокая точность при доступе к данным, влияющим на принятие решений, как правило, приводит к улучшению работы организации. Кроме того, автоматизированная система документационного обеспечения управления порождает новую культуру работы в группе. И наконец, автоматизированная система и мощная компьютерная сеть усиливает потоки информации и устраняет множество ограничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удаленностью людей.

Выполним расчет исчисляемых выгод, считая, что экономический эффект внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления включает только стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников и стоимость бумаги, сэкономленной при переходе на электронный документооборот.

Сложнее всего оценить стоимость сбереженного рабочего времени, которая складывается из следующих факторов:

  • экономия времени за счет повторного использования документов;
  • экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;
  • ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий и контроля исполнительской дисциплины.

Расчеты выполняются исходя из максимально необходимого подключения пользователей к автоматизированной системе, так как чаще всего осуществляется полномасштабная установка системы. Необходимо подчеркнуть, что они будут носить преимущественно априорный характер усредненных оценок.

Абсолютная эффективность автоматизации определяется как разность между полученными доходами или оценкой этих доходов в будущем и затратами на автоматизацию.

Период окупаемости внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления (Т) рассчитывается по следующей формуле: расчетную сумму затрат (Р) необходимо разделить на расчетную сумму экономии (Э), при этом в частном получится коэффициент в годах или десятых долях года:

<?xml version="1.0"?>

Таким образом, АС ДОУ в соответствии с полученным коэффициентом окупится или за годы, или в течение долей года.

Определим общие подходы к вычислению эффективности внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации, предположив, что осуществляем внедрение системы на базе промышленной СУБД.

Расчет расходов

Общая стоимость расходов определяется по следующей формуле:

<?xml version="1.0"?>

где i - статьи расходов на внедрение системы.

Внедрение АС ДОУ на основе промышленной СУБД содержит следующие статьи расходов:

  1. Стоимость закупаемых клиентских лицензий (Рл) к СУБД (Microsoft SQL, Oracle, Sybase и т.д.) на определенное количество рабочих мест.
  2. Стоимость однопроцессорного варианта СУБД (Рб) с возможностью подключения неограниченного количества клиентских лицензий.
  3. Стоимость обеспечения дополнительными программно-техническими средствами (Рп) установленного количества рабочих мест, дающих возможность осуществить поточное сканирование, внедрение ЭЦП и шифрования.
  4. Стоимость работ по запуску системы (Рз) равна следующей величине:

    <?xml version="1.0"?>

    где М - количество месяцев, необходимое для выполнения работ по запуску системы на N мест; W - средняя стоимость 1 месяца работ;
    F(N) - функция характеристики размера организации, позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приблизительно равно следующим значениям:
    если N = 100, то F(N) = 0,3; если N = 200, то F(N) = 0,35, а если N > 100, то F(N) = 0,4.

  5. Стоимость обучения (Ро) пользователей, администраторов системы и персонала, сопровождающего систему.
  6. Стоимость годового сопровождения (Рс) компанией системы.
  7. Стоимость конвертации (Рк) данных.
  8. Таким образом, суммарные расходы по внедрению и эксплуатации АС документационного обеспечения управления за год будут равны

    <?xml version="1.0"?>

Расчет доходов

Расчет доходной части осуществляем исходя из того, что экономический эффект состоит только из стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников (Эрв) и стоимости бумаги (Эсб), сэкономленной при переходе на электронный документооборот

<?xml version="1.0"?>

Расчет стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников выполняется на основе экспертных оценок.

Практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего прототип экономит от 20 до 30% времени от трудозатрат на создание документа. Если каждый сотрудник тратит на создание новых документов (Эсд) примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников при наличии прототипов составит около 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа (Эпд) достаточно хорошо измерена и реально находится в диапазоне 5-10%.

Ускорение бизнес-процессов наиболее тяжело поддается априорной оценке. При бумажном документообороте процесс согласования и утверждения документа (Эуд) длителен и невозможен контроль задержки исполнения. При внедрении автоматизированной системы документационного обеспечения управления документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения. Таким образом, многостадийное утверждение и согласование может быть сокращено в несколько раз. В этом случае экспертная оценка экономии на одного сотрудника составит 10-30% рабочего времени.

Экономия трудозатрат (Эт), по нашим предположениям, составит величину

Эт = Эсд + Эпд + Эуд.

Среднемесячные расходы в организации на одного сотрудника (S).

Тогда экономия рабочего времени (Эрв) сотрудников за год составит

<?xml version="1.0"?>

Мощность документопотока определяется через показатели объема документов за единицу времени (год, месяц) [ссылка на источники литературы]:

<?xml version="1.0"?>

где V - объем документации за единицу времени; Dij - количество документов в j-й группе по i-му структурному подразделению.

В течение года работники машбюро организации распечатали (Эм) страниц текста, а работники архива сделали (Эа) листов копий подлинников документов. Ежегодно организация осуществляет отправку принимаемых актов по полной или обязательной рассылке. За год было разослано (Эр) единиц корреспонденции (листов формата А4).

Стоимость сэкономленной бумаги (Эсб) (без учета нанесения информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит С, составит

<?xml version="1.0"?>

Общая экономия равна

<?xml version="1.0"?>

Расчетный срок окупаемости автоматизированной системы документационного обеспечения управления на основе промышленной СУБД равен

<?xml version="1.0"?>

Аналогичным образом выполняется расчет и для других классов автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Необходимо подчеркнуть, что ключевая роль АС ДОУ для организации измеряется не прямой экономией ресурсов, а возможностью эффективного достижения установленных целей и решения поставленных задач, оперативного взаимодействия с государственными органами исполнительной и законодательной власти, коммерческими российскими и зарубежными компаниями и другими предприятиями.

© Центр дистанционного образования МГУП