Московский государственный университет печати




         

Технология разработки автоматизированных информационных систем

Лабораторные работы



Технология разработки автоматизированных информационных систем
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Введение в Microsoft Access

1.1.

Элементы базы данных Access

1.2.

Понятие баз данных и таблиц в Access

1.3.

Файл рабочей группы

1.4.

Основные функции Access

1.5.

Режимы работы Access

2.

Лабораторная работа 1 «Работа с базами данных и таблицами»

2.1.

Просмотр, выделение и изменение данных в таблице

2.2.

Работа в режиме конструктора таблиц

2.2.1.

Создание новой базы данных

2.2.2.

Свойства таблиц и полей

2.2.3.

Создание таблицы

2.3.

Работа со связями, ключевыми полями и индексами

2.4.

Обеспечение ссылочной целостности

2.5.

Изменение свойств полей и связей между таблицами

2.6.

Добавление, изменение данных в таблицах

2.7.

Выражения

2.8.

Определение условий на значение

2.9.

Проверка корректности данных в таблице

3.

Лабораторная работа 2 «Сортировка, поиск, фильтрация, запросы»

3.1.

Сортировка данных в таблице

3.2.

Поиск записей по значению поля

3.3.

Замена вхождений образца в поле

3.4.

Отбор данных при помощи фильтров

3.4.1.

Фильтр по выделенному фрагменту

3.4.2.

Обычный фильтр

3.4.3.

Расширенный фильтр и расширенная сортировка

3.5.

Создание простейшего запроса

3.6.

Создание запросов других типов

3.7.

Использование простых запросов на создание таблиц

3.8.

Добавление параметра к запросу

3.9.

Соединение таблиц для создания многотабличного запроса

3.9.1.

Создание внутреннего соединения по одному полю

3.9.2.

Создание внутреннего соединения по нескольким полям

3.9.3.

Создание запросов на выборку данных из таблиц с косвенными связями

3.9.4.

Создание внешнего соединения

3.9.5.

Создание рекурсивного соединения

3.9.6.

Создание соединения по отношению

3.10.

Вычисления на подмножестве записей

3.11.

Создание перекрестных запросов

3.12.

Справочная информация по синтаксису некоторых команд SQL

4.

Лабораторная работа 3 «Создание форм»

4.1.

Типы форм Access

4.2.

Управление транзакциями при помощи Мастера форм

4.3.

Использование конструктора форм

4.3.1.

Изменение цвета фона формы

4.3.2.

Изменение фонового рисунка

4.3.3.

Изменение цвета текста, цвета и стиля рамки элементов формы

4.3.4.

Выделение, изменение и перемещение элементов управления

4.3.5.

Изменение расположения различных элементов формы

4.4.

Изменение свойств формы

4.5.

Изменение последовательности перехода по клавише <Tab>

4.6.

Изменение источника данных формы и сортировка данных

4.7.

Создание сложных многотабличных форм

4.8.

Типы элементов управления

4.9.

Создание пустой формы с заголовком и примечанием

4.10.

Создание текстовых полей

4.11.

Добавление поля ввода, связанного с полем таблицы

4.12.

Добавление поля ввода с линейкой прокрутки

4.13.

Создание вычисляемого поля

4.14.

Изменение макета формы

4.15.

Создание группы элементов управления

4.16.

Использование списков и полей со списками

5.

Лабораторная работа 4 «Создание отчетов»

5.1.

Типы отчетов Access

5.2.

Создание итогового отчета при помощи Мастера отчетов

5.3.

Изменение отчета, построенного при помощи Мастера отчетов

5.4.

Установка свойств для печати отчетов

5.5.

Группировка данных

5.6.

Создание отчета с нуля

5.6.1.

Добавление и удаление разделов отчета

5.6.2.

Использование разрыва страницы и печать колонтитулов

5.7.

Создание подчиненного отчета, связанного с главным

5.7.1.

Использование независимых подчиненных отчетов

5.8.

Добавление в отчет дополнительных элементов управления

Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Элементы управления формы можно разместить так, что ввод данных или операции редактирования записи будут производиться слева направо и сверху вниз. Формы позволяют также создавать списки значений для полей. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов, называемых элементами управления. В них используются текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц) и статические (отображающие статические данные, такие, как метки).

Формы позволяют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице, отличной от редактируемой таблицы. Access позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной формой). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

Содержание и вид формы зависит от того, в каком приложении для работы с базами данных она используется. Приложения для работы с базами данных можно разделить на три основных категории:

  • Управление транзакциями. Такие приложения выполняют функции добавления новых записей в таблицы или изменения существующих записей. Приложения для управления транзакциями требуют наличия доступа "Для записи" (Write Access) к таблицам базы данных, которые присоединены к форме.
  • Доступ к данным. Приложения предназначены для представления такой информации, как диаграммы, отчеты, статистические сведения, таблицы или отдельные элементы данных, но не позволяют пользователю добавлять или редактировать данные. Приложения для доступа к данным требуют наличия доступа "Для чтения" к таблицам базы данных, которые присоединены к форме.
  • Администрирование баз данных. Приложения выполняют административные функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав пользователей на доступ к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования, периодическое уплотнение базы данных, а также операции резервного копирования. Они требуют наличия полного доступа ко всем объектам, содержащимся в базе данных.

Формы для управления транзакциями работают непосредственно с таблицами при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации более чем в одной таблице используется единственная форма, то можно создать обновляемый запрос, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная (родительская) форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника данных, но включать подчиненные (дочерние) формы, в качестве источника данных которых используются другие таблицы.

Формы только для доступа к данным предназначены только для просмотра информации. Приложение Access позволяет использовать несколько уровней вложенности форм. Уровень вложенности форм может достигать трех: главная форма, подчиненная форма и подчиненная форма, включенная в предыдущую подчиненную форму. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качестве источника данных часто используют запросы, которые суммируют данные по временным промежуткам, как, например, общий доход от продаж за месяц, квартал или год.

Мастер форм создает базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Использование Мастера форм упрощает и ускоряет процесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

Раскройте вкладку "Формы" (Forms) окна базы данных, нажмите кнопку "Создать" (New). Появится диалоговое окно "Новая форма". В списке диалогового окна "Новая форма" выделите элемент "Мастер форм". После выбора одного из возможных видов элемента "Автоформа" Access автоматически создаст формы определенных форматов: в столбец, ленточную или табличную. В нижней части диалогового окна "Новая форма" содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Мастер форм предоставляет несколько встроенных стилей оформления новой формы. После того как Мастер форм закончит создание форм, основная форма будет открыта в режиме формы.

Для изменения внешнего вида новой формы нажмите кнопку "Конструктор" на панели инструментов. Появившаяся панель инструментов называется "Панель элементов" (Toolbox), она позволяет разместить в форме новые элементы управления. Форму можно разделить на три основные части: заголовок формы, область данных и примечание формы. Заголовок и примечание формы не являются обязательными частями формы.

Для применения Автоформата к активной форме нажмите кнопку "Автоформат" (AutoFormat) на панели инструментов "Конструктор форм" и в списке "Стили объекта 'Форма':" (Form AutoFormats:) выделите нужный формат. В диалоговом окне "Автоформат" нажмите кнопку "Параметры" (Options); сбросьте флажок того атрибута, к которому не нужно применять Автоформат к форме.

Свойство "Цвет фона" раздела формы применяется ко всем областям раздела кроме тех, которые отведены под элементы управления. Чтобы изменить цвет фона раздела формы, щелкните по пустой области внутри раздела, цвет фона которого нужно изменить. Нажмите стрелку справа от кнопки "Цвет фона" на панели форматирования, выберите нужный цвет. Выбор цвета фона для элемента управления, например метки, осуществляется так же, как и для раздела формы.

В качестве фонового рисунка можно использовать любой графический файл в формате .WMF или .BMP. Для установки или удаления фонового рисунка формы используется окно свойств формы. Для этого необходимо в режиме конструктора выделить всю форму целиком, щелкнув по квадратику в верхнем левом углу, нажать кнопку "Свойства" на панели инструментов, раскрыть вкладку "Макет", где находятся свойства фонового рисунка формы:

- Рисунок. Определяет путь и имя графического файла для фонового рисунка.

- Тип рисунка определяет метод, который Access использует для присоединения рисунка к форме: "Внедренный" либо "Связанный".

- Масштаб рисунка определяет размеры фонового рисунка: "Фрагмент" (Clip), "Вписать в рамку" (Stretch) и "По размеру рамки" (Zoom).

- Выравнивание рисунка определяет положение рисунка: "Вверх влево", "Вверх вправо", "По центру", "Вниз влево", "Вниз вправо", "По центру формы".

- Мозаичное заполнение. Если для свойства "Мозаичное заполнение" выбрано значение "Да", то в окне формы или во всей форме выводится повторяющееся изображение рисунка.

Цвет текста, а также цвет и ширину границы элемента формы можно установить с помощью кнопок панели форматирования или непосредственно в окне свойств выделенного элемента управления. Установить стиль границы элемента управления формы (непрерывная рамка или со штриховкой) можно только в окне свойств. Чтобы выполнить изменения, сначала выделите элемент управления, который необходимо изменить, а затем либо используйте нужную кнопку на панели форматирования, либо в окне свойств раскройте вкладку "Макет", где находятся свойства, отвечающие за оформление текста и рамок.

Форма в целом. Дважды щелкните левой кнопкой мыши по квадратику в верхнем левом углу формы либо выберите команду "Правка, Выделить Форму" (Edit, Select Form).

Разделы заголовка формы, примечания формы. Щелкните левой кнопкой мыши по области заголовка формы, примечания формы либо выберите команду "Вид, Заголовок/примечание формы" (View, Form Header/Footer).

Раздел области данных. Щелкните левой кнопкой мыши по разделу области данных.

Элемент управления. Щелкните левой кнопкой мыши по элементу управления.

Окно конструктора форм включает сетку. Команда меню "Вид, Сетка" (View, Grid) управляет отображением сетки на экране. Элементы управления можно "привязать к сетке", выбрав команду "Формат, Привязать к сетке" (Format, Snap to Grid). Если перемещать элемент управления при включенной привязке к сетке, то левый верхний угол объекта перемещается по узлам сетки.

Размеры элементов управления также можно выравнивать по узлам сетки. Для этого выделите элемент управления и выберите команду "Формат, Размер, по узлам сетки" (Format, Size, to Grid). Можно также выровнять размер элемента управления по размеру данных: команда "Формат, Размер, по размеру данных" (Format, Size, to Fit).

Чтобы выровнять один или несколько элементов управления по сетке или друг относительно друга, выделите выравниваемые элементы, выберите команду "Формат, Выровнять" (Format, Align), а затем:

- для выравнивания по узлам сетки выберите команду "по узлам сетки";

- для выравнивания выделенных элементов управления, расположенных в столбец (в строку), выберите команду "по левому (правому) краю" ("по верхнему(нижнему) краю").

Откройте форму в режиме конструктора. Выведите окно свойств формы, раскройте вкладку "Данные" (Data). Выберите значения свойства "Разрешить изменение", "Разрешить удаление" и "Разрешить добавление" для записей, отображаемых в форме.

Порядок, в котором курсор перемещается от одного поля к другому, определяется свойством "Переход по Tab" (Tab Order) для каждого элемента управления. Для изменения последовательности перехода по нажатию клавиши <Tab>:

- Перейдите в режим конструктора. Выберите команду "Вид, Последовательность перехода" (View, Tab Order). В списке "Последовательность" диалогового окна приведены названия полей в порядке перехода от одного к другому.

- Нажмите кнопку "Авто" (Auto), если необходимо преобразовать последовательность ввода данных, переходя слева направо через каждую колонку полей, затем сверху вниз.

- Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке, находящейся слева от названия поля, и перетащите это поле в нужное место последовательности.

- Для удаления элемента управления из последовательности перехода по клавише <Tab> выделите элемент управления, откройте окно свойств этого элемента управления, раскройте вкладку "Другие" (Other) и измените значение свойства "Переход по Tab" на "Нет", если редактировать поле нельзя.

Число записей таблицы может быть очень большим, поэтому иногда удобнее вывести первыми самые последние записи. Для этого источник данных для формы необходимо отсортировать по убыванию. Создайте запрос, который выводит данные из таблицы, отсортированные по убыванию значения необходимого поля.

Для изменения источника данных формы откройте форму в режиме конструктора. Нажмите кнопку "Свойства" на панели инструментов "Конструктор форм" для отображения на экране окна свойств. В этом окне раскройте вкладку "Данные" (Data). Щелкните левой кнопкой мыши по элементу "Источник записей" (Record Source), откройте список и выделите в нем новый источник данных для формы. Теперь все данные в форме отсортированы.

При создании форм Мастер форм добавляет в них только некоторые типы элементов управления из 18, предлагаемых Access. Списки и поля со списками позволяют выбрать нужное значение из заранее определенного списка значений вместо ввода данных с клавиатуры. Переключатели, выключатели и флажки (Option Buttons, Toggle Buttons, Check Boxes) предназначены для присваивания значений полям с двумя возможными значениями - "Да" или "Нет". Если включить переключатели, выключатели и флажки в группу элементов управления, то с их помощью можно присваивать полям заранее определенные численные, а не только логические значения. Можно вставить в форму рисунок с помощью таких элементов управления, как "Рисунок" (Image), "Свободная рамка объекта" (Bound Object Frame) и "Присоединенная рамка объекта" (Unbound Object Frame). Элемент управления "Конец страницы" (Page Breaks) предназначен для управления печатью формы. "Кнопки" (Command buttons) позволяют вызывать на выполнение последовательность команд.

В формах и отчетах Access существует три типа элементов управления:

  • Присоединенные элементы управления связаны с полем таблицы или запроса, являющихся источником данных формы или подчиненной формы. Они отображают и обновляют в ячейке данных значение поля, с которым они связаны, в текущей выделенной записи. Например: текстовые поля (Text boxes); с помощью присоединенного элемента управления OLE можно отображать на экране содержимое графического объекта или проигрывать звуковой аудиофайл; можно связать переключатели, выключатели и флажки с логическими полями типа "Да/Нет".
  • Свободные элементы управления отображают данные, не зависящие от источника данных формы или подчиненной формы. Свободные элементы управления OLE используются для добавления графики в форму. Линии и прямоугольники можно использовать для разделения логически связанных частей формы или для имитации на экране внешнего вида бумажного документа.
  • Вычисляемые элементы управления в качестве своего источника данных используют выражения.

Добавление в формы и отчеты элементов управления происходит с помощью панели элементов Access.

В окне базы данных выберите вкладку "Формы" (Forms), затем нажмите кнопку "Создать" (New). Для формы нужен источник данных, поэтому в поле со списком диалогового окна "Новая форма" выберите запрос/таблицу, а в списке, расположенном в верхнем правом углу этого диалогового окна, выберите элемент "Конструктор", а затем нажмите кнопку ОК. Access создаст новую пустую форму, по умолчанию назвав ее "Форма1". Если панель элементов не отображена на экране, то для ее отображения нажмите кнопку "Панель элементов" на панели инструментов. Выберите команду "Вид, Заголовок/примечание формы" (View, Form Header/Footer). Пустая форма будет включать в себя: заголовок, область данных и примечание формы. Если сетка не появится в форме, то выберите команду "Вид, Сетка" (View, Grid). Ширина формы по умолчанию - 10 см. Высота раздела заголовка и раздела примечания по умолчанию - 2 см, а высота раздела области данных по умолчанию - 3 см. Установите необходимые размеры.

Access использует три основных типа текстовых полей:

  • Однострочные текстовые поля обычно являются присоединенными к элементам управления формы или полям таблицы или запроса.
  • Многострочные текстовые поля обычно являются присоединенными к мемо-полям и включают вертикальную полосу прокрутки для просмотра текста.
  • Вычисляемые поля получают значения из выражений, которые начинаются со знака равенства (=) и обычно являются однострочными текстовыми полями. В выражение можно включить значение какого-либо поля, например, поля "Дата". Значение вычисляемого текстового поля нельзя редактировать.

Нажмите кнопку "Список полей" на панели инструментов "Конструктор форм". Нажмите левую кнопку мыши и перетащите элемент списка полей в раздел области данных. В активной области формы указатель мыши превращается в символ поля. Поместите указатель мыши в верхний левый угол раздела области данных и отпустите левую кнопку мыши.

Иногда возникает необходимость включить в форму длинные текстовые комментарии. В списке полей выделите мемо-поле и перетащите его в раздел области данных. На панели инструментов "Конструктор форм" нажмите кнопку "Свойства"; раскройте вкладку "Макет", свойство "Полосы прокрутки". Раскройте список этого свойства и выберите в нем элемент "По вертикали". К текстовому полю будет добавлена вертикальная полоса прокрутки. Если в дальнейшем форму предполагается печатать, то установите в качестве значения свойств "Расширение" (Can Grow) и "Сжатие" (Can Shrink) значение "Да". В результате вертикальные размеры поля будут изменяться автоматически таким образом, чтобы напечатать все данные, содержащиеся в нем.

В вычисляемом поле можно отобразить результат вычисления заданных выражений. Выражение должно начинаться с "=" (знака равенства) и может использовать функции Access. Для создания вычисляемого поля, отображающего текущие дату и время, закройте окно списка полей и окно свойств. На панели элементов нажмите кнопку "Поле" для добавления свободного текстового поля в правую часть раздела заголовка формы. Измените название метки нового текстового поля на Дата/время:. Для отображения в поле текущих даты и времени из часов компьютера введите в поле: =Now( ). В режиме конструктора в этом поле выводится вычисляемая формула; дата и время отображаются в этом поле только в режиме формы. Измените длину текстового поля так, чтобы в нем поместилось необходимое количество символов, используемое в заданном по умолчанию формате даты и времени: DD/MM/YY HH:MM:SS.

Свойство форм "Режим по умолчанию" может иметь три значения:

  • Простая форма позволяет отображать на экране одновременно только одну запись формы.
  • Ленточная форма позволяет выводить в форме одновременно несколько записей (сколько уместится в текущем окне). Устанавливается по умолчанию для подчиненных форм в Мастере форм.
  • Таблица позволяет выводить поля формы в табличном формате (по строкам и столбцам).

Для изменения значения свойства "Режим по умолчанию" выберите в окне свойств формы вкладку "Макет", свойство "Режим по умолчанию".

Если в форме использовать переключатели, выключатели и флажки сами по себе, то в качестве значений они могут возвращать только "Да/Нет" ("1/0" или "Истина/Ложь" (True/False)). Включение этих элементов управления в группу позволит им возвращать любое число, определенное свойством "Значение параметра" (Option Value) для данного элемента управления.

Для связывания элемента управления с полем выделите этот элемент управления, а затем в списке полей щелкните левой кнопкой мыши по имени поля, с которым необходимо связать элемент управления.

Для создания группы элементов управления Access предлагает два способа: Использование Мастера групп и Создание группы без помощи Мастера.

Группы переключателей лучше использовать для выбора значения не более чем из трех-четырех предлагаемых вариантов. Если в таблице имеется логическое поле типа "Да/Нет", то можно использовать один переключатель, связанный с полем, не включая его в группу элементов управления.

Списки и поля со списками предназначены для предоставления возможности выбора нужного значения из списка вместо ввода этого значения в текстовое поле. Использование списков позволяет при работе с базой данных не держать под рукой бумажку с расшифровкой кодов. Источником данных может быть таблица, запрос, список определенных пользователем значений.

Для отображения содержимого списков не нужно их открытие; часть списка, уместившаяся внутри выделенной под список области, всегда видна на экране. Возможности выбора ограничены значениями, включенными в список.

Поля с раскрывающимися списками и сами раскрывающиеся списки занимают в форме меньше места, чем списки, но требуют предварительного их открытия для выбора нужного значения. Поле со списком представляет собой раскрывающийся список плюс текстовое поле. Оно позволяет либо ввести имя нужного элемента списка в текстовое поле, либо выбрать нужный элемент непосредственно в раскрывающемся списке.

Мастер списков позволяет создавать поля со списками для поиска записи в форме, используя значение, выбранное в списке. Такой тип полей со списками можно использовать, например, для создания поля "Найти" в форме, которое будет содержать фамилии всех сотрудников из таблицы "Сотрудники", что позволит осуществлять быстрый поиск записей для конкретного сотрудника. При создании такого типа полей со списками Мастер списков автоматически создаст процедуру обработки событий. Для просмотра процедуры надо открыть окно свойств для поля со списком, в нем вкладку "События", свойство "После обновления", а затем нажать кнопку "...":

Sub ПолеСоСписком53_AfterUpdate()

' Поиск записи, соответствующей этому элементу управления.

Me.RecordsetClone.FindFirst "[LastName] = '" <?xml version="1.0"?>
Me![ПолеСоСписком53] <?xml version="1.0"?>
 "' "

Me.Bookmark = Me.RecordsetClone.Bookmark

End Sub

© Центр дистанционного образования МГУП