Московский государственный университет печати




         

Технология разработки автоматизированных информационных систем

Лабораторные работы



Технология разработки автоматизированных информационных систем
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Введение в Microsoft Access

1.1.

Элементы базы данных Access

1.2.

Понятие баз данных и таблиц в Access

1.3.

Файл рабочей группы

1.4.

Основные функции Access

1.5.

Режимы работы Access

2.

Лабораторная работа 1 «Работа с базами данных и таблицами»

2.1.

Просмотр, выделение и изменение данных в таблице

2.2.

Работа в режиме конструктора таблиц

2.2.1.

Создание новой базы данных

2.2.2.

Свойства таблиц и полей

2.2.3.

Создание таблицы

2.3.

Работа со связями, ключевыми полями и индексами

2.4.

Обеспечение ссылочной целостности

2.5.

Изменение свойств полей и связей между таблицами

2.6.

Добавление, изменение данных в таблицах

2.7.

Выражения

2.8.

Определение условий на значение

2.9.

Проверка корректности данных в таблице

3.

Лабораторная работа 2 «Сортировка, поиск, фильтрация, запросы»

3.1.

Сортировка данных в таблице

3.2.

Поиск записей по значению поля

3.3.

Замена вхождений образца в поле

3.4.

Отбор данных при помощи фильтров

3.4.1.

Фильтр по выделенному фрагменту

3.4.2.

Обычный фильтр

3.4.3.

Расширенный фильтр и расширенная сортировка

3.5.

Создание простейшего запроса

3.6.

Создание запросов других типов

3.7.

Использование простых запросов на создание таблиц

3.8.

Добавление параметра к запросу

3.9.

Соединение таблиц для создания многотабличного запроса

3.9.1.

Создание внутреннего соединения по одному полю

3.9.2.

Создание внутреннего соединения по нескольким полям

3.9.3.

Создание запросов на выборку данных из таблиц с косвенными связями

3.9.4.

Создание внешнего соединения

3.9.5.

Создание рекурсивного соединения

3.9.6.

Создание соединения по отношению

3.10.

Вычисления на подмножестве записей

3.11.

Создание перекрестных запросов

3.12.

Справочная информация по синтаксису некоторых команд SQL

4.

Лабораторная работа 3 «Создание форм»

4.1.

Типы форм Access

4.2.

Управление транзакциями при помощи Мастера форм

4.3.

Использование конструктора форм

4.3.1.

Изменение цвета фона формы

4.3.2.

Изменение фонового рисунка

4.3.3.

Изменение цвета текста, цвета и стиля рамки элементов формы

4.3.4.

Выделение, изменение и перемещение элементов управления

4.3.5.

Изменение расположения различных элементов формы

4.4.

Изменение свойств формы

4.5.

Изменение последовательности перехода по клавише <Tab>

4.6.

Изменение источника данных формы и сортировка данных

4.7.

Создание сложных многотабличных форм

4.8.

Типы элементов управления

4.9.

Создание пустой формы с заголовком и примечанием

4.10.

Создание текстовых полей

4.11.

Добавление поля ввода, связанного с полем таблицы

4.12.

Добавление поля ввода с линейкой прокрутки

4.13.

Создание вычисляемого поля

4.14.

Изменение макета формы

4.15.

Создание группы элементов управления

4.16.

Использование списков и полей со списками

5.

Лабораторная работа 4 «Создание отчетов»

5.1.

Типы отчетов Access

5.2.

Создание итогового отчета при помощи Мастера отчетов

5.3.

Изменение отчета, построенного при помощи Мастера отчетов

5.4.

Установка свойств для печати отчетов

5.5.

Группировка данных

5.6.

Создание отчета с нуля

5.6.1.

Добавление и удаление разделов отчета

5.6.2.

Использование разрыва страницы и печать колонтитулов

5.7.

Создание подчиненного отчета, связанного с главным

5.7.1.

Использование независимых подчиненных отчетов

5.8.

Добавление в отчет дополнительных элементов управления

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм для печати.

Отчеты делятся на шесть типов, так называемых макетов:

  • Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса: имя поля и значение поля.
  • В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.
  • Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой". Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца и так далее.
  • Групповые/итоговые отчеты представляют собой самый распространенный тип отчетов. В них объединяются данные для групп записей, а в конце отчета указываются итоговые значения.
  • Почтовые наклейки представляют собой специальный тип многоколоночного отчета, предназначенного для печати имен и адресов (или других данных из нескольких полей) в группах.
  • В несвязанных отчетах содержатся подчиненные отчеты, основанные на несвязанных источниках данных, например таблицах или запросах.

В отчетах первых четырех типов в качестве источника данных используется таблица или запрос. Отчеты этих типов называют связанными с источником данных. Основной отчет несвязанного отчета не использует в качестве источника данных таблицу или запрос, но подчиненные отчеты должны опираться на источник данных.

Прежде всего, нужно определить, какие поля будут образовывать строки отчета. В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их появления сверху вниз в списке "Выбранные поля".

Для создания группы выделите в списке поле для группировки. Нажмите на кнопку "Группировка" (Grouping Options). На экране появится диалоговое окно "Интервалы группировки" (Grouping Intervals). Изменяя интервал группировки, можно влиять на то, как Access группирует данные в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, полусотням, сотням и т.д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т.д. В пределах группы можно сортировать записи по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям.

Если вы хотите указать для столбца отчета обзорную (итоговую) информацию, то можно задать параметры для выбранного столбца (кнопка "Итоги"). Мастер отчетов перечислит все числовые поля отчета, не являющиеся счетчиками, и предложит установить для указанного столбца флажки Sum (Сумма), Avg (Среднее), Min (Минимум) и Мах (Максимум). В зависимости от установленных флажков Мастер отчетов добавит обзорные поля в конец отчета. Группа "Показать" (Show) позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя обзорные поля в конце каждой группы и в конце отчета. Флажок "Вычислить проценты" позволяет выводить долю группы (в процентах) в общем итоге для всех групп.

В левой части окна показан вид выбранного одного из шести стилей макета. По умолчанию Мастер отчетов устанавливает флажок "Настроить ширину полей для размещения на одной странице" - это позволяет экономить бумагу и сделать отчет более удобным для чтения. В группе "Ориентация" выбирается ориентация отчета в принтере.

Первым этапом редактирования отчета, созданного Мастером, является изменение существующих элементов управления. Для редактирования отчета перейдите в режим конструктора отчета. Чтобы просмотреть отчет, нажмите на кнопку панели инструментов "Предварительный просмотр".

Использование функции DLookUp ( ). Функцию DlookUp( ) можно использовать, чтобы найти значения из другой таблицы, соответствующие значению в одном из полей отчета. Например, =DLookUp("[поле2]","Таблица2","[поле1]=Report!поле1"). [поле2] представляет собой значение, которое нужно вывести в текстовом поле. Таблица2 - это имя таблицы, которая содержит поле "поле2". Выражение "[поле1]=Report!поле1" является критерием, по которому в таблице "Таблица2" выбирается запись, где значение поля "поле1" равняется значению в текстовом поле "поле1" отчета. Префикс Report нужен для того, чтобы различить поле "поле1" таблицы "Таблица2" и элемент управления отчета с тем же именем.

Добавление в отчет других вычисляемых элементов. Вычисляемые элементы управления используются для определения значений выражений, например для вычисления произведения количества на цену изделия. Введите в качестве значения текстового поля выражение =[Количество]*[Цена].

Изменение источника данных отчета. Откройте отчет в режиме конструктора. Нажмите кнопку "Свойства" на панели инструментов, раскройте вкладку "Данные" для вывода свойств данных отчета. Выделите свойство "Источник записей", а затем с помощью раскрывающегося списка выделите новый источник записей. Нажмите "Сохранить", чтобы сохранить изменения.

Выравнивание элементов управления, межстрочный интервал. В отчетах точное выравнивание меток и текстовых полей имеет большое значение, поскольку в напечатанном отчете любое упущение бросается в глаза. Межстрочный интервал отчета в области данных определяется высотой раздела. Выделите все надписи в верхнем колонтитуле и переместите полученную группу ближе к верхнему краю раздела. Щелкните по нижней линии верхнего колонтитула и переместите ее ближе к нижнему краю текстовых окон. Аналогично для других разделов отчета. При этом невозможно сделать межстрочный интервал меньше, чем высота самого высокого текстового поля или надписи, даже уменьшая значение свойства "Высота" в окне "Свойства" раздела, поскольку Access игнорирует введенное значение и подставляет требуемое значение.

Выравнивание элементов управления осуществляется следующим образом: сперва выделяются строки, в которых нужно произвести выравнивание, а затем в них выравниваются колонки.

Можно одновременно отрегулировать высоту всех текстовых полей таким образом, чтобы их параметры соответствовали использующемуся шрифту. Выделите все элементы управления в отчете. Выберите команду "Формат, Размер, по размеру данных", для того чтобы отрегулировать высоту выделенных элементов управления.

Выделите все надписи в разделе верхнего колонтитула. Выберите команду "Формат, Выровнять, по верхнему краю" (Format, Align, Top). Аналогично сделайте выравнивание для Области данных.

Выделите все элементы управления в какой-нибудь колонке. Выберите команду "Формат, Выровнять, по правому краю", чтобы выровнять все правые края областей с текстом по правому краю самого правого элемента управления. Затем нажмите кнопку "По правому краю" на панели инструментов "Форматирование" для выравнивания содержимого меток и текстовых окон.

При просмотре отчета в режиме целой страницы Access выводит его так, как сделал бы принтер. В диалоговом окне "Макет страницы" можно провести регулировку параметров печати отчета: выберите команду "Файл, Макет страницы" (File, Page Setup). Окно "Макет страницы" напоминает окна "Печать" и "Параметры страницы" других приложений Windows. Установив флажок "Печатать только данные", вы сможете распечатать только данные из отчета. Верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.

Если вся группа не помещается на одной странице (появляются так называемые "висячие" записи), то можно установить принудительный разрыв страницы. В режиме конструктора нажмите кнопку "Сортировка и группировка" (Sorting and Grouping). Выделите поле с символом группы на кнопке выделения, соответствующее группе, которую необходимо не разрывать. Откройте раскрывающийся список "Не разрывать" и выберите значение "Полную группу".

Способ, используемый для группировки данных, зависит от данных в том поле, по которому осуществляется группировка. Можно группировать по категориям, при этом каждой категории должно соответствовать уникальное значение. Можно группировать данные по диапазону значений, который обычно является числовым, но может быть и алфавитным. Для группировки данных можно использовать не только значения полей, но и выражения. Если вы осуществляете группировку по полю с данными типа Дата/Время, то Access позволяет вам установить для свойства "Группировка" диалогового окна "Сортировка и группировка" следующие значения: "Год", "Квартал", "Месяц", "Неделя", "День", "Час" или "Минута".

Хотя в большинстве случаев сортировка данных в группах основывается на значениях в поле, вы также можете проводить сортировку на основании выражения. При составлении инвентарного списка ценностей большее значение придается товарам с большей стоимостью, потому пользователи отчета могут захотеть, чтобы эти товары фигурировали первыми в группе. Для выполнения данного требования необходимо отсортировать записи в группах на основании выражения "=[Количество]*[Цена]". Введите указанное выражение в столбец для группировки и выберите для свойства "Группировка" значение "По полному значению" и если необходимо, установите значение свойства "Интервал" равным 1.

Если вы создаете простой отчет, то вы потратите больше времени на модификацию созданного Мастером стандартного отчета, чем если создадите свой отчет на базе предоставляемого Access незаполненного отчета.

Для того чтобы добавить разделы заголовка и примечаний отчета, нужно выбрать команду "Вид, Заголовок/Примечание отчета" (View Report Header/Footer). Для того чтобы добавить верхние и нижние колонтитулы страницы, нужно выбрать команду "Вид, Колонтитулы" (View, Page Header/Footer). Для того чтобы добавить заголовок или примечание группы, нужно нажать на кнопку панели управления "Сортировка и группировка" и установить значение "Да" для свойств "Заголовок группы" и "Примечание группы".

Для того чтобы удалить ненужные разделы, следует выполнить следующие операции: удалить из раздела все элементы управления, а затем переместить нижнюю границу раздела таким образом, чтобы высота раздела стала равняться нулю.

Для того чтобы одновременно удалить заголовок и примечание отчета, выберите команду "Вид, Заголовок/Примечание отчета". Если в разделах содержатся элементы управления, то появится сообщение системы, предупреждающее о том, что Вы потеряете элементы управления в удаляемых разделах. Для того чтобы одновременно удалить верхний и нижний колонтитулы, выберите команду "Вид, Колонтитулы". Для того чтобы удалить заголовок или примечание группы, нажмите кнопку "Сортировка и группировка" на панели инструментов. Задайте значение "Нет" для свойства "Заголовок группы" или "Примечание группы".

Свойства "Конец страницы" и "Не разрывать" разделов заголовка группы, области данных и примечаний группы позволяют управлять принудительными разрывами страниц. Для того чтобы установить значения этих свойств, сделайте двойной щелчок на границе раздела группы. На экране появится диалоговое окно свойств данного раздела. Установка свойства "Конец страницы" приводит к принудительной вставке разрыва страницы до печати раздела. Если Вы установили значение "Да" свойства "Не разрывать", а на текущей странице не хватает места для печати всего раздела, то добавляется разрыв страницы и весь раздел печатается на следующей странице.

Для того чтобы задать печать колонтитулов на первой и последней странице, необходимо выделить отчет. Затем выбрать параметры печати для свойств "Верхний колонтитул" и "Нижний колонтитул" на вкладке "Макет" в свойствах отчета.

Мастер отчетов не предоставляет возможности автоматического создания отчетов, включающих подотчеты. Можно добавить подчиненные отчеты к отчетам, созданным с помощью Мастера форм, или создавать подчиненные отчеты из незаполненных отчетов. Вы можете добавлять и подключать к основному отчету несколько подчиненных отчетов, если в каждом подотчете есть поле, содержащееся также в источнике данных основного отчета.

В большинстве отчетов используются подчиненные отчеты, связанные с источником данных основного отчета. Тем не менее, можно вставлять в основные отчеты независимые подотчеты. В этом случае нужно удалить значения для свойств "Основные поля" и "Подчиненные поля". Источник данных подчиненного отчета может быть связанным или полностью независимым от источника данных главного отчета.

Можно добавить к несвязанному отчету несколько подчиненных отчетов в том случае, если все подотчеты помещаются на одной странице или если все подотчеты можно разместить рядом с главным по горизонтали. В последнем случае можно использовать альбомную ориентацию бумаги.

Для создания несвязанного отчета с несколькими подотчетами:

- Раскройте вкладку "Отчеты", нажмите кнопку "Создать". Не заполняйте текстовое окно источника данных в диалоговом окне "Новый отчет", выберите из списка "Конструктор", нажмите кнопку ОК. Эти действия приведут к созданию несвязанного отчета.

- Нажмите кнопку "Окно базы данных" на панели инструментов для вывода окна базы данных и перетащите значок отчета для первого подчиненного отчета в незаполненный раздел "Область данных" несвязанного отчета.

- Перетащите значок отчета для второго подчиненного отчета в раздел "Область данных" несвязанного отчета. Если два отчета помещаются на одной странице друг под другом, то поместите второй подотчет под первым. Если для одного из подчиненных отчетов требуется больше места, чем одна страница, то поместите второй подотчет справа от первого. В этом случае вам придется добавить надписи для колонок подчиненных отчетов в разделе верхнего колонтитула основного отчета для того, чтобы колонки были описаны на всех страницах.

Access не накладывает ограничений на те элементы управления панели элементов, которые вы добавляете в отчеты:

  • Присоединенные рамки объектов используются для отображения содержимого полей типа объект OLE (например, рисунок).
  • Свободные рамки объектов используются для отображения объектов OLE, созданных приложениями, которые являются серверами OLE, например Windows Paint, Excel, или Microsoft WordArt и Equation Editor. Обычно несвязанные рамки объектов помещаются в разделы заголовка или примечаний отчета, но можно добавить логотип в верхнюю часть каждой страницы, поместив графический объект в раздел верхнего колонтитула.
  • Линии и прямоугольники составляют декоративное оформление отчетов. Линии различной толщины могут разделять части отчета.
  • Переключатели и флажки могут использоваться для указаний значений полей Да/Нет или в группах, служащих для указания вариантов множественного выбора.

© Центр дистанционного образования МГУП