Московский государственный университет печати

Есенькин Б.С.
Крылова М.Д.


         

Логистика в книжном деле

Учебник


Есенькин Б.С.
Логистика в книжном деле
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

ПРЕДИСЛОВИЕ

Часть I. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И МЕТОДОЛОГИЯ ЛОГИСТИКИ В КНИЖНОМ ДЕЛЕ

1.

Глава 1. Введение в логистику книжного дела

1.1.

Определение логистики

1.2.

Возникновение и этапы развития логистики

1.3.

Необходимость применения логистики в современном книжном деле

2.

Глава 2. Основные понятия логистики

2.1.

Поток

2.2.

Логистическая система. Цель логистической системы

2.3.

Логистический канал и логистическая цепь

2.4.

Звено логистической системы

2.5.

Логистические операции, функции. Логистический цикл

3.

Глава 3. Методология логистики

3.1.

Общие положения

3.2.

Системный подход

3.3.

Концепция компромиссов

3.4.

Интеграция и координация

3.5.

Концепция общих затрат

3.6.

Концепция всеобщего управления качеством

3.7.

Методы логистических исследований

4.

Глава 4. Микрологистика и макрологистика в книжном деле

4.1.

Микрологистика в книжном деле

4.2.

Макрологистика в книжном деле

4.3.

Макрологистические проблемы отрасли книжного дела

Часть II. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЛАСТИ ЛОГИСТИКИ КНИЖНОГО ДЕЛА

5.

Глава 5. Закупочная логистика в книжном деле

5.1.

Цели и задачи закупочной логистики

5.2.

Организация входных потоков ресурсов

5.3.

Логистика закупок

5.4.

Развитие закупочной логистики

6.

Глава 6. Производственная логистика

6.1.

Цели и задачи производственной логистики

6.2.

Виды производственных логистических систем

6.3.

Производственная логистика в издательском деле и полиграфии

6.4.

Логистика ценообразования в книжном деле

7.

Глава 7. Распределительная логистика

7.1.

Цели и задачи распределительной логистики

7.2.

Современные проблемы распределительной логистики в книжном деле

7.3.

Логистика запасов

8.

Глава 8. Складская логистика и транспортная логистика

8.1.

Складская логистика

8.2.

Транспортная логистика

9.

Глава 9. Логистика розничной продажи

9.1.

Цели и задачи логистики розничной продажи

9.2.

Покупательские потоки и их обслуживание

9.3.

Товарные и информационные потоки

9.4.

Логистика розничной Интернет-продажи

9.5.

Возвратные материальные потоки в розничной торговле

10.

Глава 10. Сервисная логистика

10.1.

Цели и задачи сервисной логистики

10.2.

Виды услуг

10.3.

Формирование системы логистического сервиса фирмы

10.4.

Уровень сервиса и затраты на сервис

Часть III. ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ОБЛАСТИ ЛОГИСТИКИ КНИЖНОГО ДЕЛА

11.

Глава 11. Информационная логистика

11.1.

Основные понятия информационной логистики

11.2.

Логистическая информационная система

11.3.

Информационная логистика в книжном деле

11.4.

Логистические информационные системы предприятий книжного дела

12.

Глава 12. Кадровая логистика

12.1.

Цели и задачи кадровой логистики

12.2.

Логистика входных кадровых потоков

12.3.

Логистика внутренних кадровых потоков

12.4.

Логистика выходных кадровых потоков

13.

Глава 13. Финансовая логистика

13.1.

Цели и задачи финансовой логистики

13.2.

Оптимизация финансовых потоков

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Контрольные вопросы

Библиографический список

Указатели
484  предметный указатель
54  указатель иллюстраций

Часть III. ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ОБЛАСТИ ЛОГИСТИКИ КНИЖНОГО ДЕЛА

11.
Глава 11. Информационная логистика

Объект исследования информационной логистики. Определение и цель информационной логистики. Виды информационных потоков. Логистическая информационная система, предприятия книжного дела. Роль информационных потоков в системе управления. Принципы построения и структура логистических информационных систем. Причины роста значения информационной логистики в книжном деле. Основные компоненты единого информационного пространства в книжном деле. Значение перспективной информации о книгах. Электронный формат обмена данными в книжном деле. Организация информационных потоков в книжном магазине.

11.1.
Основные понятия информационной логистики

Эффективное логистическое управление всеми видами потоков (материальных, финансовых, сервисных, кадровых) невозможно без полной и оперативной информации о движении товаров и других видов ресурсов.

ИнформацияИнформация - это новые сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования деятельности и пополнения знаний.

Обладание своевременной и качественной информацией позволяет сократить потребность в ресурсах (материальных, кадровых, финансовых и т.д.), использовать их эффективнее. Информация увеличивает гибкость и устойчивость логистических систем. Успех фирмы зависит от умения ее руководителей и работников всех уровней принимать верные решения. Принять правильное решение можно, только располагая достаточным количеством информации.

Объектом исследования логистики являются потоки, а информационной логистики - информационные потоки.

Поток информационныйИнформационный поток - это совокупность возникающей и циркулирующей внутри логистической системы или между логистической системой и внешней средой информации, необходимой для выполнения логистических операций и для контроля за их ходом, т.е. для управляющих воздействий.

Информационный поток возникает либо в результате движения того или иного материального потока, или, наоборот, он может быть причиной возникновения соответствующего материального потока (например, информация о заключении договора на поставку).

Рациональная организация потоков информации, их компьютеризация позволяют значительно повысить эффективность движения материальных и других видов ресурсов и их использования в бизнес-деятельности. Без новых методов информационного обеспечения процессов управления товародвижением добиться повышения эффективности процесса обращения товаров невозможно. На первый план в современном бизнесе выступает оптимизация информационных потоков. Любая логистическая система должна располагать достаточным информационным обеспечением, а каждый ее работник иметь опыт его быстрого и рационального использования.

Информационная логистика изучает информационные потоки и методы их использования для логистического управления. Применение разработанных информационной логистикой способов и методов оптимизации информационных потоков в практической деятельности должно обеспечить создание и функционирование информационных логистических систем, управляющих производством информации, ее движением и доставкой потребителям с минимальными издержками при максимальном удовлетворении их потребностей в информации.

Логистика информационнаяИнформационная логистика в книжном деле - это раздел логистики, в котором изучается оптимизация информационных потоков, направляемых и получаемых предприятиями книжного дела от потребителей книжной продукции и партнеров по логистической цепи, а также внутрифирменных информационных потоков.

Цель информационной логистики - управление потоками информации для предоставления «внутренним» (руководители и сотрудники предприятия) и «внешним» (покупатели, партнеры) клиентам возможности получать требующиеся им для принятия решений сведения в соответствии с Правило «семи Н»логистическим правилом «семи Н».

Оптимизация информационных потоков базируется на основных логистических принципах: общих затрат, компромиссов, системности, интеграции, всеобщего управления качеством.

Информационная логистика призвана обеспечить необходимыми и достаточными информационными потоками всех участников логистической цепи движения книжной продукции на всех уровнях управления логистическими процессами. При этом необходимо обеспечить упрощение и унификацию операций движения информации, что позволяет ускорить их выполнение при снижении издержек.

Единое информационное пространствоИнформационные потоки можно рассматривать как потоки, состоящие из сообщений в документальной (электронной, бумажной) или другой (например, речевой) форме. Как правило, информационные потоки генерируются исходным материальным потоком (например, поток книжных товаров генерирует сопроводительные документы: накладные, прайс-листы и т.д.). Однако некоторые информационные потоки могут иметь и независимое самостоятельное значение (например, обращение к информационным базам данных при принятии управленческих решений).

Информационные потоки обеспечивают объединение в одно целое всех элементов (звеньев) логистической системы: подразделений предприятия или фирм, участвующих в логистической цепи товародвижения. В рамках каждого логистического звена осуществляются свои функции по преобразованию логистических потоков, каждое звено имеет свою цель деятельности. Однако все звенья должны работать для достижения общей цели логистической системы. Информационные потоки обеспечивают координацию деятельности звеньев и их общую направленность на реализацию миссии фирмы.

Основными характеристиками Поток информационныйинформационных потоков являются:

  • объем (например, количество передаваемых или обрабатываемых документов, документострок и т.д.);

  • направление движения (рис. 35Рис. 35. Виды логистических информационных потоков по направлению движения): внешние и внутренние по отношению к логистической системе; входные и выходные; горизонтальные (между системами одного уровня) и вертикальные (между системами разных уровней).

Поток горизонтальныйГоризонтальные потоки существуют между структурными подразделениями фирмы или между предприятиями, являющимися равноправными партнерами по бизнесу. Они не связаны с передачей информации управляющим органам или от них к исполнителям. Для горизонтальных потоков характерно совместное использование информации. При этом сокрытие части информации от конкурентов или ее специальное распространение в нужный момент - естественное явление в рыночной среде.

Поток вертикальныйВертикальные потоки обычно связаны с управляющими воздействиями и отчетностью об их исполнении. Содержащаяся в этих потоках информация изменяется при ее движении вверх или вниз по иерархическим структурам. При прохождении информации вверх она обобщается, суммируется. При движении вниз передается лишь та часть информации, которая считается необходимой для исполнителей конкретных операций или функций.

Поток информационный внешнийВнешние информационные потоки существуют во внешней по отношению к логистической системе среде. Они определяют взаимодействие предприятия с экономическими и политическими субъектами: клиентами, конкурентами, органами власти и др. Фирма должна постоянно следить за состоянием внешней среды: конъюнктурой рынка, экономическими, правовыми, социальными и другими факторами.

Поток информационный внутреннийВнутренние потоки формируются функциональной структурой предприятия, т.е. функциями и операциями, которые выполняют подразделения. Внутренние и внешние потоки информации составляют информационные ресурсы фирмы.

Кроме объема и направления движения информационные потоки имеют и другие характеристики:

  • структура (однородные, неоднородные);

  • периодичность (регулярные, оперативные, случайные);

  • вид носителя (бумажные, электронные, смешанные);

  • способ индексации (цифровые, алфавитные, символические, предметно-визуальные);

  • плотность (малоинтенсивные, среднеинтенсивные, высокоинтенсивные);

  • метод образования (первичные, вторичные);

  • степень использования (однократно используемые, многократно используемые, неиспользуемые).

Одной из основных задач логистики является координация материальных и информационных потоков. Качественное информационное обеспечение логистических процессов позволяет заменять запасы материальных и иных ресурсов надежной и оперативной информацией. Например, получение заказов покупателей через электронную систему обмена данными позволяет уменьшить общее время исполнения заказов, даже используя более медленный транспорт (что позволяет снизить общие издержки).

Как было показано в разд. 7.3, Запасы товарныетоварные запасы являются средством сглаживания неопределенности спроса и других параметров внешней и внутренней среды. Содержание товарных запасов требует немалых затрат. Совершенствование информационной логистики, применение современных информационных технологий позволяют снизить неопределенность путем более точного и своевременного контроля за факторами внешней и внутренней среды. На многих предприятиях книжного дела уже действуют информационные системы, позволяющие регистрировать продажи товаров в момент их совершения и в режиме реального времени передавать данные о спросе и потребностях в товарах всем заинтересованным участникам процесса товародвижения.

Ведущие предприятия книжного дела имеют информационные системы, позволяющие следить за бесперебойностью логистических процессов в режиме реального времени, что дает им возможность оперативно обнаруживать не только уже проявившиеся, но и потенциальные сбои в движении потоков и исправлять их, прежде чем они скажутся на качестве обслуживания покупателей. В тех случаях, когда своевременные исправления невозможны, фирма должна, по крайней мере, заранее предупредить клиента о вероятных сбоях и предложить ему альтернативные варианты, частично или полностью ликвидирующие появление сбоев в логистическом процессе клиента.

Здесь целесообразно вспомнить о Синергический эффектсинергическом эффекте (см. разд. 3.2). Это эффект взаимного усиления связей элементов логистических систем при их совместной деятельности. Мы знаем, что эффект может быть положительным (когда совместная деятельность дает качественно лучший и несводимый к деятельности отдельных звеньев результат) и отрицательным, когда сбой в одном звене может привести к лавинообразным потерям по всей логистической цепи. Современные информационные логистические системы призваны, осуществляя оперативный контроль, ослаблять отрицательный синергический эффект в логистических цепях, где партнеры по бизнесу зависят от действий друг друга.

Минимизация неопределенности в деятельности фирмы представляет собой основную цель информационной логистической системы предприятия.

Большой ущерб может нанести неверная или несвоевременная информация. Например, задержка с поступлением или обработкой информации о доставленных в книготорговое предприятие товарах может нарушить нормальную работу отдела приема, вызвать простой транспортных средств и в конечном итоге замедлить движение книжной продукции в логистической цепи. Материальный поток не должен опережать соответствующий ему информационный поток. Предпочтительной является ситуация, когда информация опережает материальный поток, что дает возможность эффективнее организовать работу с книжной продукцией.

Таким образом, Поток информационныйинформационные потоки в определяющей мере влияют на динамичность процессов в логистической системе. Качество информационной системы позволяет эффективно решать многие проблемы закупки, производства, транспортировки, распределения книжной продукции. Следовательно, информационная логистика пронизывает все функциональные области логистики в книжном деле, а также ее разделы (сервисную, кадровую, финансовую).

Через каждое звено логистической цепи движения книжных товаров проходят интенсивные потоки информации, что связано с большим количеством названий книжных товаров, имеющихся на рынке, сложностью их описания, быстрым изменением спроса и предложения и т.д. Для того чтобы эффективно управлять движением книжной продукции и максимально удовлетворять запросы ее потребителей, необходимо в любой момент иметь данные о будущем, текущем и прошлом ассортименте входных, внутренних и выходных потоков книжных товаров. Следовательно, необходимо постоянно производить и потреблять адекватную материальным потокам информацию. В табл. 10 дается сопоставление основных этапов логистических процессов движения материальных и информационных потоков.

Таблица 10

Основные этапы движения материальных и информационных потоков

Название системы Фирма-поставщик в России

Для крупных предприятий

R/3 SAP СНГ
Baan Альфа-Интегратор Ваан Евразия
Oracle Application Oracle CIS

Для средних и малых предприятий

SyteLine Socap
Platinum ERA Platinum Software
Галактика Галактика
Парус 8.0 Парус
1С-Предприятие 7.7

Для того чтобы эффективно управлять материальными потоками, нужно собрать оперативную информацию о движении ресурсов и товаров, составляющих эти потоки.

На этапе сбора данных необходимо обеспечить достоверность, полноту и своевременность поступления первичной информации.

Мониторинг состояния информационного потока основан на использовании систем идентификации товаров. Информация о пребывании той или иной единицы товара в данное время в данном месте может поступать в современные компьютерные информационные системы следующим образом:

  • посредством ввода данных через клавиатуру компьютера;

  • напрямую из информационных систем партнеров по бизнесу;

  • путем сканирования (считывания) имеющихся на товаре ярлыков, содержащих штриховые коды.

Многообразие товарных единиц и большое количество параметров, характеризующих материальные потоки, вызывают необходимость автоматической идентификации товаров, упаковки, грузовых единиц. В настоящее время автоматическая идентификация осуществляется с помощью сканирования штриховых кодов. Сканеры и другие средства считывания помогают получать информацию о совершении логистической операции (прием товара, продажа, складирование и т.д.) в момент и в месте ее совершения, существенно снижая при этом затраты и ускоряя обработку информации.

На этапе производства Информацияинформации происходит:

  • подготовка информационных массивов;

  • обработка, накопление и хранение данных;

  • анализ, обобщение данных и получение новой информации в соответствии с запросами получателей.

Передача полученной информации к потребителям должна обеспечить им возможность принятия своевременных и качественных решений. Для руководителей это будут управленческие решения, для исполнителей - решения, способствующие лучшему выполнению их оперативных действий, для покупателей - решения о приобретении книжных товаров.

Компьютерные технологии используются на всех стадиях движения информации (сбор, обработка, распределение). Это дает возможность создать эффективные логистические информационные системы как в масштабах предприятия (микрологистика), так и на уровне отрасли книжного дела (макрологистика), о чем подробнее речь пойдет в следующих разделах данной главы.

11.2.
Логистическая информационная система

В современной конкурентной борьбе на книжном рынке решающее значение приобретают вопросы насыщения книжного дела потоками информации и управления этими потоками. Эффективное движение информационных потоков на уровне предприятий отрасли книжного дела обеспечивается логистическими информационными системами.

Логистическая информационная системаЛогистическая информационная система - это совокупность определенным образом организованных информационных потоков, информационных технологий, оборудования и работников, выполняющих операции, обеспечивающие движение информации в логистической системе, а также между логистической системой и внешней средой (поставщиками, покупателями и др.) (рис. 36Рис. 36. Логистическая информационная система предприятия).

Любое предприятие пронизывают многочисленные информационные потоки. Прежде всего это входные потоки, которые образует информация, получаемая фирмой из внешней среды: от партнеров по бизнесу (в том числе покупателей), государственных структур, конкурентов. Эта информация отражает материальные, финансовые, кадровые, сервисные потоки.

Поток выходной информационныйВыходные потоки - это информация, передаваемая фирмой для своих покупателей, партнеров по бизнесу (поставщиков), а также отчетные документы в государственные структуры.

Поток выходной внутреннийВнутренние потоки - это идущие сверху вниз управляющие воздействия и движущаяся снизу вверх информация о протекании логистических процессов в фирме и реакциях на управляющие воздействия. Внутри предприятия существуют также горизонтальные потоки, движущиеся между подразделениями или отдельными работниками. На рис. 36Рис. 36. Логистическая информационная система предприятия логистическая информационная система представлена треугольником, отражающим уровни управления. Верхний уровень - руководители предприятия, они принимают решения. На среднем уровне обеспечивается реализация принятых решений в деятельности фирмы (система поддержки принятия решений). В основании треугольника находится система сбора, обработки, хранения и передачи информации о протекании логистического цикла предприятия, состоящего из трех основных функциональных областей логистики: закупка ресурсов, производство товаров (услуг), распределение (сбыт) произведенной продукции.

Информационная технологияИнформационная технология - это комплекс методов и программно-технических средств, обеспечивающих сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. Информационные технологии способствуют эффективному использованию информационных ресурсов, повышению их надежности и оперативности для быстрого реагирования на происходящие во внешней и внутренней среде изменения и осуществлению процесса управления.

Логистическое управлениеУправление - это процесс управляющих воздействий, направленных на то, чтобы действительный ход логистических процессов соответствовал желаемому. В процессе управления путем использования главным образом информационных потоков осуществляется целенаправленное воздействие управляющей системы на управляемую для достижения определенной цели.

Система управления состоит из объекта управления (например, предприятия) и субъекта управления (управленческого аппарата). Они связаны между собой прямой и обратной связью. Прямая связь выражается потоком руководящей информации, движущимся от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь - это поток отчетной информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении.

Принято выделять четыре уровня информационных систем (рис. 37Рис. 37. Информационная пирамида логистической системы).

На высшем уровне реализуется стратегическое управление - определяются миссия фирмы, цели, приоритеты, долгосрочные планы, стратегия их реализации.

Средний уровень - уровень тактического управления. На этом уровне составляются тактические планы деятельности отдельных подразделений фирмы, проводится контроль их выполнения, использования ресурсов и т.д.

На оперативном уровне осуществляется оперативное управление логистическими операциями, собираются и передаются данные об их выполнении.

На уровне общения с внешними потребителями информации происходит обмен данными, необходимыми для выполнения двух базовых логистических функций: закупка предприятием ресурсов (общение с поставщиками) и реализация произведенных товаров и услуг (общение с покупателями).

Эти уровни соответствуют следующим видам Информационный процессинформационных процессов:

  • Целеполаганиецелеполагание - выбор и формулировка целей управления;

  • Планированиепланирование - разработка последовательности будущих действий в рамках логистической системы;

  • Регулированиерегулирование - обеспечение фактического выполнения закупочной, производственной, распределительной деятельности в соответствии с планами достижения целей фирмы;

  • Координациякоординация - управление взаимоотношениями с внешней средой.

Важную часть информационной пирамиды составляют потоки информации, связывающие фирму с ее поставщиками, покупателями и другими партнерами по бизнесу. В настоящее время в книжном деле происходит быстрое развитие информационных систем, обеспечивающих взаимодействие издательств, книготорговых предприятий, покупателей (в том числе библиотек). Об этом подробнее см. в разд. 11.3.

Организация Поток информационныйпотоков информации в логистической информационной системе предполагает:

  • определение источников и потребителей информации внутри фирмы и за ее пределами;

  • определение состава информации, периодичности ее поступления (отправки) и форм представления;

  • разработку документооборота;

  • определение комплекса технических средств для организации потоков информации;

  • установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

При построении информационной системы фирмы используют стандартные компоненты, в том числе компьютерные программы, формы документов и т.д. Однако каждое предприятие выстраивает на их основе свою собственную систему, наиболее точно отвечающую особенностям деятельности данной фирмы.

В логистической информационной системе должны быть реализованы следующие принципы:

  • полнота и удобство использования информации для пользователя (предоставлять информацию в том объеме, в то время и в том месте, которые наилучшим образом обеспечивают выполнение соответствующих логистических функций и операций);

  • точность и своевременность информации;

  • ориентированность на улучшение качества обслуживания потребителей при снижении логистических издержек;

  • гибкость (максимальная приспособленность к требованиям всех участников логистического процесса);

  • наиболее подходящий Единый электронный формат обмена даннымиформат электронного обмена данными между участниками движения книжной продукции (издательствами, оптовыми и розничными книготорговыми предприятиями, покупателями).

Важным требованием к логистической информационной системе является создание условий работы для пользователей, не владеющих навыками программирования. Руководители и специалисты должны иметь возможность самостоятельно общаться с информационной системой на привычном для пользователей языке бизнес-терминов, строить запросы данных, производить отбор и обработку информации.

Особое значение приобретает организация оперативного обмена информацией как по горизонтали (между структурными подразделениями), так и по вертикали - между руководителями и подчиненными. Информационная системаИнформационная система должна представлять информацию в нужное время, требуемого качества и только «нужным потребителям» (защита конфиденциальной информации) для принятия ими эффективных решений. Система движения и распределения информации призвана обеспечивать организацию совместной эффективной работы и взаимодействие всех подразделений фирмы. Руководители должны иметь информацию в концентрированном виде (только необходимые данные без второстепенных деталей, обобщенную, наглядно представленную), но не искаженную и соответствующую тем задачам, которые решаются на данном уровне управления.

Логистическая информационная система является именно тем компонентом, который, организуя информационные потоки, объединяет всех участников логистической цепи (как внутрифирменной, так и с внешними партнерами - поставщиками и покупателями). В табл. 11 приведены сведения о некоторых интегрированных информационных системах управления предприятием, предлагаемых на российском рынке.

Таблица 11

Информационные системы управления предприятием

Kлассификационный признак     Виды услуг
По времени осуществления Предпродажные
Оказываемые в процессе продажи
Послепродажные
По форме оплаты Платные (дополнительные)
Бесплатные
По степени связанности с процессом продажи книг Непосредственно связанные
Имеющие косвенное отношение
По степени адаптированности к запросам потребителей Стандартизованные
Индивидуальные
По форме организации Собственными силами
С привлечением других фирм
По принципу самообслуживания
По масштабу охвата клиентов Местные
Региональные
Национальные
Международные

Как уже отмечалось, логистическая информационная система организует движение информации, отражающей все виды экономических потоков, существующих на предприятии: материальных, финансовых, сервисных, кадровых и др. В соответствии с этим логистическая информационная система состоит из следующих основных подсистем:

  • управление Поток финансовыйфинансовыми потоками;

  • управление Поток материальныйматериальными потоками (продукции, товаров);

  • управление качеством;

  • управление Поток кадровыйперсоналом;

  • управление проектами.

Каждая подсистема состоит из функциональных блоков. Например, управление материальными потоками включает управление закупками, управление транспортом, управление производством и т.д.

Формирование логистической информационной системы - это сложный творческий процесс. Он основывается на разбиении всего цикла прохождения информации на функциональные подсистемы, формировании и структуризации информационных потоков, установлении иерархии их соподчиненности и организации их взаимосвязей. Строится Информационная модель движения потоков на предприятииинформационная модель движения потоков на предприятии.

Создание модели начинается с исследования основного Логистический цикл (цикл материального потока)логистического цикла - от определения потребностей и закупок ресурсов и до распределения готовой продукции. На первом этапе построения модели изучается взаимодействие предприятия с внешней средой (поставщиками, покупателями, контролирующими организациями).

На втором этапе исследуются все направления деятельности предприятия (бизнесы), определяются взаимосвязи между ними.

На третьем этапе моделирования определяются информационные потоки, сопровождающие каждую логистическую операцию, совершаемую в процессе реализации направлений деятельности предприятия.

Создаваемая на основе моделирования информационных потоков логистическая информационная система предприятия должна быть интегрированной, как того требует современный уровень развития логистики. Это означает, что она должна обеспечить Интеграцияинтеграцию горизонтальных и вертикальных информационных потоков. Интеграция горизонтальных потоков достигается путем их нацеливания на конечный результат всего логистического цикла предприятия. В интегрированных информационных системах горизонтальные связи между структурными подразделениями, поставщиками и покупателями базируются на стандартизации структуры информационных потоков, унификации форм представления и технологии обработки данных. Горизонтальная интеграция информационных потоков позволяет обеспечить взаимоувязанной информацией потоки ресурсов, начиная от их поступления в фирму и кончая доставкой товаров покупателям.

Вертикальная информационная интеграция означает охват всех уровней управления прямыми (направленными сверху вниз) и обратными (снизу вверх) информационными связями.

Горизонтальная и вертикальная интеграция реализуются с помощью современных средств обработки и передачи информации, локальных вычислительных сетей, в которых обеспечиваются сквозная (по всей логистической цепи) передача и обработка информации и выход во внешние сети (Интернет).

Таким образом, к современным логистическим информационным системам предъявляется требование их открытости для поставщиков и клиентов. Это означает создание единого информационного пространства для партнеров по бизнесу. Подробнее о создании единого информационного пространства в книжном деле речь пойдет в следующем разделе. Здесь же приведем пример реально действующей логистической информационной системы.

Интегрированное информационное пространство ТД «Библио-Глобус» включает: систему управления товарными запасами (учет и контроль складских запасов и розничных продаж); систему бухгалтерского учета (управление финансами, расчет налогов и других платежей); систему маркетинга (заказ товаров у поставщиков, аналитические задачи); систему безопасности (охранно-пожарная сигнализация, теленаблюдение, контроль за выносом товаров, управление доступом в помещения); систему связи и телекоммуникаций (доступ к удаленным информационным ресурсам).

Выстраивая информационные технологии внутри предприятия, разработчики логистической информационной системы исходили из того, что ТД «Библио-Глобус» - это живой организм, в котором информационная система выполняет роль нервной системы, т.е. обеспечивает поступление, накопление и передачу информации о состоянии деятельности Торгового Дома и о внешних воздействиях управленческим звеньям предприятия. Управленческие звенья, реагируя на информацию, принимают решения и побуждают исполнителей выполнять их. Происходит сбор данных о результатах выполнения решений (обеспечивается обратная связь) для принятия новых решений. Таким образом, «электронная нервная система» ТД «Библио-Глобус» должна обладать способностью мгновенно реагировать на любые изменения в окружающем мире и анализировать ситуацию, помогая сотрудникам принимать быстрые и правильные решения.

При создании подсистемы управления движением книжных товаров в ТД «Библио-Глобус» были поставлены и реализованы следующие задачи:

  • расширение ассортимента предлагаемых покупателям книжных и сопутствующих товаров;

  • повышение оперативности доведения изданий от издателей до покупателей (оперативность получения и обработки информации, как поступающей из внешней среды, так и циркулирующей внутри Торгового Дома);

  • полнота и достоверность информации о книжной продукции (часть издателей дает сведения о книгах в неполном объеме или в форме, не соответствующей современным требованиям к информационному обмену в отрасли книжного дела, поэтому в некоторых случаях требуется проверка информации или ее дополнение);

  • повышение оперативности выявления и учета интересов покупателей (информационная система должна стать основным средством взаимодействия ТД «Библио-Глобус» как с индивидуальными покупателями, так и с организациями);

  • обеспечение мобильной настройки системы на изменяющиеся условия ее функционирования (необходимость достижения преимуществ перед конкурентами за счет их опережения в организационных, технологических, информационных, социальных и других сферах);

  • снижение затрат на движение потоков книжных товаров в ТД «Библио-Глобус».

11.3.
Информационная логистика в книжном деле

В книжном деле должны существовать тесные Единое информационное пространствоинформационные связи между звеньями логистической цепи движения книжной продукции от производителей (издательств) через книжную торговлю к потребителям (покупателям). Только при наличии хорошо отлаженной отраслевой системы движения информации будет обеспечиваться сопряженность действий отдельных субъектов книжного рынка, а следовательно, оптимизироваться движение материальных потоков книжных товаров.

Эффективный обмен информацией открывает широкие возможности для совместного прогнозирования издательствами, книготорговыми организациями и библиотеками спроса, планирования действий по его удовлетворению, контроля за товародвижением и т.д. Повышение предсказуемости книжного рынка, снижение уровня неопределенности событий помогают достичь стабильного развития издательской и книготорговой деятельности. Информационная логистика помогает издателям и книготорговцам выстоять в конкурентной борьбе.

Каждое предприятие книжного дела является одновременно источником и потребителем информации. Цель информационной логистики на макроуровне (уровне отрасли) - обеспечить каждому участнику книжного рынка возможность в любое время при минимальных затратах как можно шире распространять деловые предложения о своих товарах и услугах, потребностях в сотрудничестве, а также возможности получения ответов на свои предложения и встречных предложений от партнеров по бизнесу.

Основная проблема информационной логистики в книжном деле - предоставить всем субъектам книжного рынка своевременную, достоверную и полную информацию о готовящихся к выпуску и имеющихся в продаже изданиях. Российские книгоиздатели хотят, чтобы об их книгах знало как можно больше людей, чтобы книги быстро находили своих читателей, где бы они ни проживали, и чтобы читателей книг было много. В решении этой проблемы издателям помогают книготорговцы, которые для успешного ведения книжной торговли заинтересованы в получении перспективной информации о выходящих книгах, а также полной информации об имеющихся на книжном рынке изданиях.

На современный книжный рынок оказывает влияние общая мировая тенденция - все более полный учет индивидуальных потребностей покупателей. Это выражается в увеличении количества выпускаемых и предлагаемых на книжном рынке названий при одновременном сокращении средних тиражей. И издатели, и книготорговцы стремятся ориентировать свои издания, книготорговые услуги на конкретные интересы ограниченных групп потребителей.

Индивидуализация обслуживания потребителей и возрастающая насыщенность книжного рынка, приводящая к формированию «рынка покупателя», меняют характер информационных связей между издательскими и книготорговыми предприятиями. Субъекты книжного рынка отчетливо осознают: только выстроив эффективные информационные потоки между производителями, распространителями и потребителями книжной продукции, можно рассчитывать на то, что издаваемые книги найдут своих покупателей, т.е. будут востребованы обществом.

Заканчивается период развития книжного дела, для которого была характерна разобщенность: каждая фирма, каждый предприниматель выстраивали свою технологию, в том числе информационную, разрабатывали свои компьютерные программы, свою систему информационно-аналитической работы.

Для сегодняшнего и тем более завтрашнего дня актуальность приобретают разработка и реализация концепции Информатизация отраслиинформатизации отрасли. Информационная логистика на уровне отрасли книжного дела предполагает разработку стандартов обмена данными между субъектами книжного рынка, создание и развитие национальных систем сбора, хранения и доведения до пользователей библиографической информации об изданиях: планируемых к выпуску; имеющихся на книжном рынке; существующих в виде оригиналов-макетов, что обеспечивает быструю допечатку тиража. Таким образом, в отрасли должно быть создано единое информационное пространство, обеспечивающее полную и объективную информацию о товарах на всех стадиях их продвижения от планирования до продажи.

Единое информационное пространствоЕдиное информационное пространство в отрасли книжного дела предполагает использование всеми субъектами книжного рынка таких компонентов, как:

  • Единый стандарт библиографического описания книжной продукцииединый стандарт библиографического описания книжной продукции;

  • ISBN (International Standard Book Number - Международный стандартный книжный номер)ISBN (International Standard Book Number - Международный стандартный книжный номер);

  • Штрих-кодштрих-коды;

  • национальные базы данных информации о перспективных изданиях (депозитарий библиографических описаний) и об изданиях, имеющихся на рынке («Books in Print» - «Книги в наличии и печати»);

  • УДКклассификация книг (на основе Универсальной десятичной классификации - УДК - или другой мировой классификации);

  • Единый электронный формат обмена даннымиединый формат электронного обмена данными в книжном деле.

Только наличие всех этих компонентов и их использование всеми предприятиями книжного дела могут обеспечить эффективное прохождение книг по каналам товародвижения, качественное информационное обслуживание запросов покупателей, исключить дублирование ввода данных в информационные системы предприятий, порождающее ошибки. Все это в конечном итоге позволит снизить затраты на производство и реализацию книжных товаров, а следовательно, будет способствовать снижению цен.

В настоящее время в книжном деле действуют отраслевой стандарт библиографического описания, ISBN, штрих-коды, а также система «Книги в наличии и печати». Однако, к сожалению, некоторые издатели недостаточно внимания уделяют простановке на книгах всех требуемых информационных элементов, их правильному оформлению. Так, анализ, проведенный в ТД «Библио-Глобус», показал, что в 2000 г. ISBN проставлялся только на 70 % книг, штриховой код - на 30 %, индексы классификаций УДК и ББК отсутствовали или были указаны неверно почти на половине всех книг. Хотя выполнение этих требований вполне осуществимо. Так, издательства «Дрофа», «Просвещение», «Экономика», «Аванта+» и др. оформляли свои книги четко в соответствии со стандартами.

Отсутствие или неверное указание необходимых данных препятствует внедрению современных книготорговых технологий. Книготорговые предприятия, которые используют современные компьютерные информационные системы, вынуждены иметь собственные подразделения библиографического описания книг, создавать базы данных, службы предпродажной подготовки. Все это удорожает и замедляет процесс доведения книжных товаров до потребителей.

Система «Книги в наличии и печати» до настоящего времени не стала национальной информационной системой, с помощью которой книготорговец смог бы найти и заказать у поставщика любую книгу, имеющуюся на книжном рынке. Пока она не обладает всей полнотой данных о книжном ассортименте.

В отрасли не существует национальной системы перспективной информации о книжной продукции, отсутствует единый формат электронного обмена данными. Проблема классификации книжных товаров также не нашла своего решения. Она распадается на два уровня: взаимодействие субъектов отрасли (издателей, книготорговцев, библиотекарей) и выход на зарубежные рынки, что требует единой классификации; внутренняя расстановка изданий в книготорговых организациях исходя из удобства поиска книг покупателем и совершения покупок.

Отсутствие на рынке единого информационного пространства порождает недостаточную информированность книготорговцев об издательской продукции, прежде всего готовящейся к печати. Это является одной из причин медленной реализации или даже непродажи товаров небольших издательств, не имеющих возможности затрачивать значительные средства на информирование книжной торговли о своей продукции. Кроме того, существует неудовлетворенный спрос части покупателей (особенно проживающих в отдаленных регионах страны) на имеющиеся в наличии книги. Таким образом, в отсутствие единого информационного пространства книги, обладающие высокой духовной и культурной ценностью, с трудом находят своих читателей, что снижает не только экономическую, но и социальную эффективность книжного дела.

Одной из самых важных проблем информационной логистики книжного дела является организация системы обеспечения книготорговцев и покупателей перспективной информацией о книжных товарах, т.е. книгах, готовящихся к печати. Переход отрасли в 1990-х годах на рыночные взаимоотношения сопровождался отказом издательств от публикации планов выпуска книг. Борьба за покупателя, отсутствие честной конкуренции, публикация пиратских изданий, некорректная перекупка авторов некоторыми издательствами - все это сделало издателей очень осторожными при объявлении своих планов. В эти годы на книжном рынке основным источником информации о вышедших книгах стали прайс-листы.

Сегодня всем участникам книжного рынка становится ясно, что без отлаженной системы перспективной информации о книгах отрасль не может нормально развиваться. Мы знаем, что в логистике при организации движения материальных потоков требуется опережающее движение информации о них. В книжном деле информация о будущей книге может возникнуть и передаваться всем заинтересованным участникам товародвижения на стадии создания оригинала-макета. Перспективная информация позволяет книготорговым предприятиям спланировать свои действия, в том числе по продвижению издания, начать сбор заказов на него от покупателей. Заказы покупателей, в свою очередь, дадут издателям информацию о спросе на издания, что поможет правильно определить тираж, а книготорговцам - правильно заказать партии товаров у поставщиков. Кроме того, продажа части тиража по предварительно полученным заказам будет происходить значительно быстрее.

Для снабжения книготорговцев и покупателей перспективной информацией об изданиях в отрасли предполагается создать информационную систему сбора, хранения и выдачи сведений о книжной продукции, готовящейся к печати (рис. 38Рис. 38. Система перспективной информации в книжном деле).

В некоторых зарубежных странах успешно действуют подобные системы перспективной информации о книгах. В англоязычных странах система получила название «Каталогизация перед публикацией» (Cataloguing in Publication - CIP)«Каталогизация перед публикацией» (Cataloguing in Publication - CIP). Сочетание системы CIP с Интернет-технологиями упрощает и резко ускоряет коммуникационные процессы между всеми субъектами книжного рынка.

Данная система действует следующим образом. Издатели представляют в систему CIP заявку на каталогизацию и титульный лист издания. Отдел CIP составляет библиографическое описание и классифицирует книгу. Записи CIP распространяются по библиотекам и книготорговым фирмам не только данной страны, но и по всему миру. После печати тиража книги издатель присылает ее экземпляр, по которому записи CIP уточняются и готовится окончательная электронная версия библиографического описания, которая также распространяется по всему миру.

CIP избавляет книготорговые фирмы и библиотеки от затрат на составление библиографических записей, исключает возможные ошибки.

Предполагается создание электронного банка данных перспективной информации и в нашей стране.

В качестве обязательного элемента единого информационного пространства в книжном деле должен быть принят Единый электронный формат обмена даннымиединый электронный формат обмена данными. По мере распространения информационных технологий все большее число издательских и книготорговых предприятий используют компьютерные системы. На начальном этапе компьютеризации книжного дела не придавалось значения совместимости информационных систем предприятий-партнеров по бизнесу между собой. Каждая фирма создавала свои программные разработки, использовала свои форматы хранения и передачи данных. Это сделало невозможным электронный обмен данными между предприятиями. Отсутствие стандартизации и унификации в области информационных технологий приводит к тому, что в процессах взаимодействия субъектов книжного рынка присутствует много лишних операций, замедляющих и удорожающих движение информационных и товарных потоков. Так, например, процесс заказа книжных товаров может состоять из следующих операций:

  • формируется заявка в виде бумажного документа;

  • бумажный документ передается по каналам связи поставщику;

  • поставщик, получивший электронный документ, воспроизводит его на бумаге и использует в дальнейшем для отчета;

  • с бумажного документа вручную осуществляется ввод данных в информационную систему поставщика;

  • на основе введенной информации генерируются бумажные документы, отражающие процесс приема и выполнения заказа, которые передаются в иные инстанции.

Понятно, что передача, прием и сообщение об исполнении заявок в режиме «автозаказа», т.е. в режиме общения между логистическими информационными системами поставщика и заказчика, значительно упрощают и ускоряют процессы закупочной логистики (рис. 39Рис. 39. Система текущей информации в книжном деле).

Кроме того, развитие отраслевых информационных систем может идти в направлении анализа и обобщения маркетинговой информации. Анализ динамики продаж книг на основе данных, сообщаемых книжными магазинами, даст издателям возможность оперативно работать с тиражами книг, оптовым и розничным предприятиям - правильно формировать свой ассортимент. Подобные системы существуют в зарубежных странах. Так, например, в Великобритании действует система «БукТрек», в которой обобщаются данные о продажах книжных товаров, поступающие от 1500 наиболее крупных книжных магазинов. При обработке и выдаче информации соблюдается принцип конфиденциальности - данные выдаются в обобщенной форме, без указания конкретных магазинов. Издатель или книготорговец с помощью этой системы может узнать данные о динамике продаж по стране отдельных названий книг (около 5000 изданий), о средней продажной цене и др. Эти сведения позволяют делать прогнозы реализации, более точно заказывать книги и в конечном итоге осуществлять движение книжных товаров по Правило «семи Н»логистическому правилу «семи Н».

В ближайшее время можно ожидать появления аналогичных систем, предоставляющих информацию о состоянии книжного рынка, и в России, однако для этого необходимо решить проблему единого электронного формата обмена данными в книжном деле страны.

Проблема стандартизации и унификации обмена данными - важная часть международной информационной логистики. Быстрое развитие компьютерных технологий способствует тому, что информация в электронной форме превратилась в важнейший компонент современного бизнеса. Формирование мирового информационного пространства идет в направлении создания и развития систем и стандартов электронных сделок и электронных коммуникаций. Для развития логистики важнейшее значение имели создание и использование во взаимодействии между партнерами Стандарт электронного обмена данными - EDI (Electronic Data Interchange)стандартов электронного обмена данными - EDI (Electronic Data Interchange) и Стандарт электронного обмена данными в управлении, торговле и транспорте - EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)электронного обмена данными в управлении, торговле и транспорте - EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Они позволяют переводить данные из информационных систем предприятий в понятную всему мировому сообществу форму и обмениваться ими по коммуникационным каналам. В 1998 г. был принят в качестве международного электронный язык XML, который определяет правила составления и структуру электронных документов, что обеспечивает автоматизацию обмена ими между информационными системами предприятий во всем мире.

В настоящее время ведется разработка на базе международных стандартов единого электронного формата обмена данными в книжном деле, что станет важным компонентом единого информационного пространства в отрасли.

Еще одним важным направлением развития единого информационного пространства является использование принципа открытости информационных систем предприятий. Он означает, что партнеры по бизнесу могут легко получать и направлять данные в информационные системы своих поставщиков и клиентов.

Рассмотрим пример использования открытых информационных систем. Представитель оптовой книготорговой фирмы обсуждает с розничным книготорговцем его текущие и будущие требования к поставкам книжных товаров. Индивидуальные требования клиента передаются в логистическую информационную систему фирмы, где эта информация динамически превращается в детальные инструкции по выполнению заказов данного клиента. О процессе выполнения заказов (стадия комплектования, сроки транспортировки и доставки и т.д.) розничный книготорговец может получать сведения в реальном масштабе времени, обратившись к логистической информационной системе своего оптовика, а в некоторых случаях и внести свои изменения в заказ. По мере выполнения заказов в информационной системе оптовика накапливается и обобщается информация о предпочтениях клиентов, что дает ему возможность в максимальной степени индивидуализировать процесс их обслуживания. Таким образом, деятельность предприятия корреспондируется с потребностями его покупателей.

Рассмотрим другой пример. Покупатель книжного магазина может использовать Интернет для доступа к базе данных о предлагаемом ассортименте, чтобы ввести заказ на книгу или запросить дополнительную информацию в любое время суток. Кроме того, покупатель может изменить предыдущие заказы, проверить состояние еще не выполненных заказов, дать свои замечания и т.д. Таким образом осуществляется непосредственное взаимодействие магазина с покупателем. Обобщение данных об этих процессах позволяет настраивать работу книжного магазина на учет индивидуальных требований покупателей.

Единое информационное пространство в отрасли книжного дела позволяет эффективно использовать принципы логистики не только для оптимизации движения информации, но и всех остальных потоков - материальных (книжных товаров), финансовых, сервисных и др.

11.4.
Логистические информационные системы предприятий книжного дела

Единое информационное пространствоЕдиное информационное пространство - это не только движение информации между издателями и книготорговцами, но и информационные технологии самих издателей и книготорговцев.

Выстраивая информационную логистику на уровне предприятия книжного дела, необходимо уделить внимание всем составляющим системы информационного обеспечения книгораспространительской деятельности. Такими составляющими являются: обеспечение необходимой информацией сотрудников предприятия (руководителей, специалистов), информационное обслуживание покупателей (как в самом книжном магазине, так и при запросах, направляемых по телефону, электронной почте и т.д.), информационное обслуживание поставщиков и партнеров по бизнесу.

Информационное обслуживаниеИнформационное обслуживание - это предоставление информации для выработки и принятия решений, удовлетворения коммерческих, культурных, научных, бытовых и других потребностей людей и организаций.

Каждая из информационных логистических подсистем имеет свои цели, структуру, особенности предъявляемых пользователями требований. Однако общая и определяющая цель состоит в том, чтобы доставить требуемые информационные ресурсы от источника (т.е. их производителя) к потребителю, используя наиболее эффективный вариант их движения, иными словами - оказывать информационные услуги.

Все предприятия нуждаются в информационном обслуживании - в передаче и поступлении информации в доступной и ясной форме. Реальные и потенциальные клиенты фирмы должны быть уведомлены о предлагаемых товарах и услугах, поставщиков следует держать в курсе потребностей фирмы, служащим необходимо знать, что происходит внутри их организации, что она представляет собой на данный момент и в каком направлении будет развиваться.

Рассмотрим функционирование логистической системы предприятия на примере деятельности книжного магазина.

1. Организация входных потоков информации о книгах (информационный обмен с поставщиками)

Информация является ключевым звеном в организации связей с производителями и поставщиками книжных товаров. Именно издательства и оптовые предприятия дают книжным магазинам информацию, необходимую для дальнейшего информационного обслуживания покупателей. В связи с этим в организации информационных потоков с издательствами и другими поставщиками должны быть реализованы следующие задачи:

  • свободный Выбор поставщикавыбор поставщиков и заключение с ними максимально выгодных договоров на поставку книжных товаров;

  • получение от поставщиков необходимых покупателям книжного магазина услуг (в том числе обеспечение перспективной информацией о готовящихся к изданию книгах);

  • предоставление информационного обслуживания максимально высокого качества с соблюдением требований использования современных компьютерных технологий, стандартизации и унификации данных и т.д.

При этом следует стремиться к установлению долговременного и взаимовыгодного сотрудничества с издательствами и оптовыми предприятиями.

Информационный обмен с поставщиками предполагает ведение точной и всеобъемлющей учетной документации, позволяющей оценивать результаты их деятельности по отношению к контрольным показателям (например, товарные запасы, оборачиваемость продукции, ассортиментное предложение). Это возможно на основе правильного формирования и обработки входных потоков информации. При организации входных потоков информации о книгах от поставщиков необходимо обеспечить полноту, достоверность и своевременность данных. Для этого целесообразно разработать стандарты общения, в которых зафиксировать не только требования к структуре данных о книгах, электронных форматах, сроках и порядке поступления информации, но и обязанности книжного магазина по предоставлению данных о реализации, сроках и форме заказов и т.д.

Рассмотрим процесс работы с входным информационным потоком в ТД «Библио-Глобус».

При поступлении информации от поставщиков в ТД «Библио-Глобус» мы имеем дело с входным информационным потоком, который необходимо обработать в соответствии со стандартами, применяемыми на предприятии, а затем ввести данные в электронную базу данных. На этом этапе задействовано несколько подразделений Торгового Дома.

  1. Получив информацию о выходящих изданиях и предложении книжных товаров от поставщиков, менеджеры коммерческой службы вводят ее в информационную систему, затем с помощью этой системы формируют заказ предложенных товаров и отправляют его поставщику. После отправки заказа и выполнения его поставщиком менеджеры получают по электронной почте информацию о поступлении заказанных книг на склад магазина.

  2. Первичную информационную обработку поступивших в Торговый Дом книг производят операторы склада, фиксируя прием товаров.

  3. Образцы поступивших книг передаются в информационно-библиографическую службу, которая производит проверку и уточнение библиографической и коммерческой информации и заносит эти сведения в базу данных.

Таким образом, в результате обработки входного информационного потока мы имеем качественную базу данных о поступлении, наличии, а затем продаже изданий. Сформированная база данных является основой для информационного обслуживания покупателей продавцами и справочно-библиографической службой Торгового Дома.

Перспективную информацию об изданиях используют подразделения ТД «Библио-Глобус»:

  • Складсклад - для организации логистики приема, хранения и предпродажной подготовки книжных товаров;

  • торговый зал - для организации продажи товаров и консультирования покупателей;

  • информационно-аналитический центр - для выработки планов информационного обеспечения подразделений;

  • коммерческая служба - для заказа товаров, анализа конъюнктуры книжного рынка;

  • финансовые службы - планирование торгово-финансовой деятельности, ценообразование;

  • сервисная служба - сбор предварительных заказов покупателей, планирование оптовых продаж;

  • рекламная служба - планирование и организация рекламных мероприятий, продвижения товаров;

  • справочно-библиографическая служба - ответы на вопросы покупателей, сбор информации о спросе.

2. Организация Поток информационный внутреннийвнутренних потоков информации (информационное обслуживание сотрудников)

Внутрифирменное движение информации должно быть построено на основе стандартизации и автоматизации прохождения служебной документации. Информация внутренней среды предприятия отражает его финансово-хозяйственное состояние. На каждом из уровней управления (стратегическом, тактическом и оперативном) имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в такой информации. От четкости и оперативности обработки и движения документов внутри предприятия зависит и скорость получения его сотрудниками необходимой информации.

В автоматизированной цепочке обработки и движения документов выделяют семь этапов:

  1. Прием и первичная обработка.

  2. Предварительное рассмотрение и распределение документов.

  3. Регистрация.

  4. Контроль исполнения.

  5. Информационно-справочная работа.

  6. Исполнение документов и отправка.

  7. Хранение документов.

Каждый из этапов находит свое отражение в логистической информационной системе, организующей электронный документооборот. Главный принцип электронного документооборота - бумажные документы должны формироваться из компьютера, а не заноситься в него вручную.

Поток информационныйИнформационные потоки предприятия книжного дела очень насыщенные, схемы документооборота сложные. Все это приводит к необходимости уменьшения бумажного документооборота за счет электронной обработки и передачи данных. Электронный документооборот приводит к снижению затрат, а в некоторых случаях к изменению организационной структуры фирмы, так как ликвидируются звенья, связанные с промежуточной обработкой бумажных документов. Даже если не происходит высвобождения работников, то повышается эффективность их труда. Так, внедрение компьютерной системы учета реализации и управления товарными запасами книжного магазина позволяет освободить продавцов от работы по заказу книг на складе, оформлению соответствующих документов. Время, затрачиваемое на эти операции, они могут использовать на обслуживание покупателей, в результате чего повышается уровень сервиса и растут продажи.

Внутримагазинный логистический процесс включает многочисленные логистические операции, которые сопровождаются возникновением и передачей информации. Так, например, продажи книжных товаров, фиксируемые компьютерной системой в режиме реального времени, служат основой для анализа спроса и планирования логистики товародвижения.

В ТД «Библио-Глобус» с помощью информационной системы формируются аналитические документы, отражающие движение товара: «Приход книжной продукции», «Количество покупок» (по ассортиментным группам товаров), «Приход по крупным поставщикам (рейтинг поставщиков)», «Количество наименований книг в подразделениях ТД», «Реализация по крупным поставщикам», «Товарные остатки», «Реализация по отношению к товарным запасам», «Реализация новинок (в процентах к приходу)», «Анализ нереализованной продукции», «Рейтинги продаж отдельных названий», «Издания, по которым не было реализации (нулевые продажи)», «Снижение (повышение) покупатель-ского спроса по ассортиментным разделам».

Эти справки составляются быстро, и их подготовка не является трудоемкой, так как они готовятся компьютерной информационной системой на основе электронного учета продаж.

Интересный опыт использования анализа продаж накоплен в Объединенном центре «Московский Дом книги».

Аналитический отдел готовит рейтинг продаж книг в Доме книги на Новом Арбате, достаточно точно отражающий динамику московского книжного рынка. Дважды в месяц рейтинг, включающий 1000 наиболее продаваемых названий, рассылается по всем магазинам сети. Эти данные помогают каждому из 35 магазинов, входящих в сеть «Московского Дома книги», выстраивать свою собственную закупочную и торговую логистику. Знакомясь с рейтингами, магазины учитывают особенности своих регионов обслуживания, запросы постоянных покупателей, Сезонность спросасезонные особенности книжного рынка и т.д.

На рынке книжных товаров все время происходят изменения: выпускаются новые издания, возникают новые технологии, формы и методы производства и продажи. Сбор информации о ситуации в книжном деле не только в России, но и в мире, ее своевременное доведение до руководителей и специалистов - важная часть логистики предприятия книжного бизнеса, позволяющая управлять инновациями.

Инновации в книжном делеИнновации в книжном деле - это коммерческое использование экономических, технических и социальных новшеств при создании новых товаров, использовании новых технологий, выходе на новые рынки и т.д. Основной проблемой бизнеса является решение вопроса о том, где и как сосредоточить имеющиеся материальные, финансовые, кадровые ресурсы. Владение необходимой информацией помогает сконцентрировать ресурсы в нужном месте и в нужное время.

3. Организация выходных потоков информации информационное обслуживание покупателей)

От книготорговых работников требуется предоставление покупателям полной и своевременной информации о книжных товарах и услугах, оказываемых книжными магазинами. Без четко выстроенной информационной логистики выходных потоков нельзя организовать продажу книжных товаров и обслуживание покупателей, отвечающие современным требованиям.

Информационное обслуживаниеИнформационный сервис определяется объемом и разнообразием информации, предоставляемой покупателям, а также используемыми средствами информатизации и коммуникации, обеспечивающими оперативный доступ покупателя к информации.

Для покупателя книжных товаров информация о наличии их в продаже, времени выхода из печати, сроках поступления в торговую сеть является необходимым элементом логистического информационного обслуживания. Кроме того, эта информация увеличивает скорость продажи книжной продукции. Сообщая перспективную информацию о готовящихся к изданию книгах, поставщик получает существенную экономическую выгоду, так как к моменту их поступления в книжный магазин многие покупатели уже знают о них и определились с их приобретением. При этом кроме опережающего поступления информации важна обязательность поступления материального потока книг. Принимая от покупателей предварительные заказы на объявленные к выпуску издания, книжный магазин берет на себя обязательство выполнить их. Непоставка или запаздывание поставки товаров в этом случае отрицательно сказывается на уровне обслуживания покупателей, формирует у них отношение к магазину как к необязательному, ненадежному партнеру.

Хорошо известно, что приобретение книг покупателями часто бывает импульсивным, т.е. обусловлено наличием конкретного издания в данном магазине в определенный момент времени. В связи с этим современный книжный магазин должен стремиться к тому, чтобы в его торговых залах был представлен максимально широкий ассортимент, обеспечивающий посетителям книготоргового предприятия максимальную свободу выбора книг, наиболее полно соответствующих их потребностям.

С другой стороны, покупатель может потеряться в море имеющихся на книжном рынке изданий. Чтобы этого не произошло, современное книготорговое предприятие должно давать ему исчерпывающую информацию и не только в самом магазине, но и через средства массовой информации, Интернет.

Важное значение имеет справочно-библиографическая служба. Ее деятельность должна основываться на использовании автоматизированной поисковой системы, обеспечивающей покупателям возможность получения информации о наличии книг в торговых залах, о книгах, изданных в предыдущие годы и планируемых к изданию.

Помогать покупателям ориентироваться в ассортименте призвана расстановка книжных товаров в торговых залах.

В компьютерной справочной системе ТД «Библио-Глобус» фиксируется расположение новых и имеющихся в наличии изданий в торговом зале. С помощью компьютеров в торговом зале покупатели могут оперативно получать информацию о наличии и размещении книги в торговом зале, времени ее следующего завоза, цене и т.д. Хотя информационная логистика ТД «Библио-Глобус» быстро развивается и совершенствуется на основе использования современных компьютерных и других средств обработки и передачи данных, однако в этой области существует ряд проблем. Так, например, имеются случаи выдачи недостоверной информации покупателям справочно-библиографической службой магазина. Эта проблема обусловлена объективными и субъективными причинами. Укажем некоторые из них: быстрое движение товарных запасов, которое иногда приводит к продаже издания до того, как покупатель приезжает за ним в магазин; недостаточная скорость списания книг с остатков торгового зала; недостаточная квалификация работников справочной службы.

Полное и достаточное информационное обеспечение покупателей способствует принятию ими обоснованных решений о покупке, предоставляет максимальную свободу выбора и удобство приобретения необходимых им книг.

Для построения такой логистической системы информации необходимо оптимизировать всю логистическую цепь прохождения информации от покупателя (формулирование им запроса на книжную продукцию) к продавцу, от продавца к менеджеру по закупкам, от менеджера к поставщику, и затем обратно, через те же звенья - к покупателю.

Пока основной объем информации о потребностях покупателей поступает в процессе общения с ними продавца в торговом зале или по телефону, однако развитие работы Интернет-магазинов ставит проблему общения с покупателем посредством компьютерной сети.

© Центр дистанционного образования МГУП