Московский государственный университет печати

Г.Н. Ершова


         

Информационные технологии в книжном деле

Учебное пособие


Г.Н. Ершова
Информационные технологии в книжном деле
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

Введение

1.

Основные понятия и определения

1.1.

От информации к информационным системам

1.2.

Уровни и виды информационных систем в организации

1.3.

Информационные технологии в управленческой деятельности

1.4.

Вопросы для самоконтроля

2.

Базы данных и Интернет

2.1.

Роль баз данных и файловые системы

2.2.

Основы моделирования данных

2.3.

Концептуальное моделирование структуры базы данных книжного магазина

2.4.

Логическое моделирование базы данных книжного магазина

2.5.

Архитектура многопользовательских СУБД

2.6.

Хранилища данных

2.7.

Интернет

2.8.

Поисковые системы

2.9.

Вопросы для самоконтроля

3.

Внедрение и развитие информационных систем

3.1.

Системный подход в построении информационных систем

3.2.

Общие вопросы разработки информационной системы

3.3.

Жизненный цикл программного обеспечения

3.4.

Этап «Анализ» жизненного цикла информационных систем

3.5.

Современные методы построения моделей бизнес-процессов

3.6.

Вопросы для самоконтроля

4.

Электронный обмен данными в книжной торговле

4.1.

Электронный обмен данными

4.2.

Развитие информационных технологий на предприятиях книжной торговли

4.3.

Международные коммуникативные форматы

4.4.

Сообщение ONIX-формата

4.5.

Использование ONIX в качестве стандарта обмена коммерческой информацией

4.6.

Безопасность электронного обмена данными

4.7.

Вопросы для самоконтроля

5.

Словарь терминов

6.

Примерный перечень тем для обсуждения на практических занятиях по дисциплине «Информационные технологии в книжном деле»

7.

Литература

Указатели
12   указатель иллюстраций
Рис. 1. Уровни управления предприятием

Данный раздел посвящен основным понятиям и определениям теории информации и информационных технологий.

Итак, что же такое информация? На сегодняшний день, наверное, нет понятия распространеннее, чем понятие «информация». В то же время существует множество его определений и толкований. Это связано с тем, что понятие «информация» является первичным, таким, как понятие «материя» или «пространство». Однако, в отличие от понятия «пространство» понятие «информация» не вызывает такой ясной и понятной ассоциации, и поэтому требует разъяснения.

В каждом учебнике каждый автор, в зависимости от области своих научных интересов, дает свое определение понятия «информация». Все они отталкиваются от латинского слова informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. Остановимся на одном из самых объемных и емких, на мой взгляд, определений [4ссылка на источники литературы].

Информация - это сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты данных знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другими способами.

Информация - это нечто, что уменьшает наше незнание об окружающем мире. Кроме того, информация неразрывно связана с процессом ее передачи. Действительно, если информация никому не нужна, то она не уменьшает ни степень неопределенности, ни иное незнание.

Наряду с информацией часто употребляется понятие «данные». Данные обычно рассматриваются как признаки или записанные наблюдения, которые не используются, а только хранятся. Когда данные используются для уменьшения степени неопределенности чего-либо, они превращаются в информацию.

Знания связаны с данными, основываются на них и представляют результат мыслительной деятельности человека, обобщая его опыт.

Источником информации являются любые объекты окружающего нас мира. Однако нас, преимущественно, будет интересовать информация и информационные потоки, связанные с экономической деятельностью человека.

В экономической деятельности используются следующие формы представления информации: в первую очередь - символьная (набор букв, цифр, знаков), затем графическая (различные виды изображений) и звуковая (устная передача сообщений). В качестве носителей информации, для ее хранения и обмена, применяются материальные объекты. Они обеспечивают закрепление и хранение речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носителем информации может являться бумага, магнитный диск или электронная память компьютера.

Вся информация, используемая в процессе деятельности предприятия, составляет информационный ресурс предприятия. Информационный ресурс является, наряду с финансами, персоналом, средствами производства, одним из ключевых ресурсов предприятия.

Основным отличием информационного ресурса является то, что при использовании его объем не убывает, так как объем информации постоянно возрастает. Так, общая сумма знаний с 1990 г. удваивается ежегодно. Поражает скорость роста объемов информации. В начале XX века удвоение объемов информации происходило каждые 50 лет, в 50-х годах XX века такое удвоение происходило каждые 10 лет. Рост объема информации приводит к парадоксальной ситуации - люди в силу ограниченности своих возможностей не могут обработать не только весь имеющийся информационный потенциал, но даже не могут ознакомиться с новыми знаниями, которые касаются области их работы, хобби. Резкий рост объема информации, увеличение скорости ее поступления наблюдается не только на глобальном, общечеловеческом уровне, но и на уровне каждого отдельного предприятия. Современные информационные системы становятся иногда так называемыми «могильниками данных», так как объем информации, которые они в себе хранят и генерируют, настолько огромен, что подчас пользователи физически не могут его переработать.

Процесс передачи информации от отправителя к получателю образует информационный поток. На предприятии информационный поток представляет собой поток сообщений в речевой, документной (бумажной или электронной) и другой форме, необходимой для реализации управляющих и координирующих функций. Обычно информационные потоки в рамках организации разделяются по нахождению источника информации на внешние и внутренние информационные потоки.

Информационные потоки должны обеспечивать нормальную работу предприятия. Реальные информационные потоки могут передавать дублированную, излишнюю, а то и недостоверную информацию, и не выполнять отведенной им роли. Для того, чтобы информационный поток решал задачи координации и управления, информация, передаваемая им, должна отвечать определенным требованиям.

Основными требованиями к информации на предприятии являются:

  • достоверность: поступающая информация не должна нуждаться в дополнительных проверках;
  • полнота: информация должна характеризовать объект со всех существенных сторон;
  • релевантность: информация должна помогать принимать решения;
  • полезность: эффект от использования информации должен превышать затраты на ее получение;
  • понятность: информация не должна требовать значительных усилий по ее «расшифровке»;
  • своевременность: информация должна поступать тогда, когда имеет смысл ее анализировать.

Принято выделять шесть основных функций работы с информацией:

  • сбор информации - выделение и фиксация на носителе полезной информации;
  • передача - перемещение информации от одного источника к другому, например, от места сбора к месту обработки;
  • обработка - преобразование информации из одной формы в другую, подавление помех, выделение нужной и предназначенной для дальнейшего хранения информации;
  • хранение - хранение обработанной информации;
  • поиск - организация доступа к хранящимся данным;
  • использование - формирование данных и необходимой информации в виде, удобном для пользователя.

Эти шесть этапов образуют технологическую цепочку работы с информацией или информационную технологию.

Таким образом, под информационной технологией понимают организованную совокупность процессов, элементов, устройств и методов, используемых для сбора, передачи, накопления, обработки, хранения и представления информации.

Обычно понятие информационной технологии предприятия отождествляется с компьютерными системами, которые данная организация использует. Однако компьютерные системы составляют лишь часть информационной технологии. Термин «информационные технологии» относится к любому преобразованию информации. Результатом этого технологического процесса, является информация, но уже нового качества, нового состава. Информационные технологии включают в себя как автоматизированные системы на базе современных средств компьютерной техники, так и технологии обработки бумажных документов и речевых сообщений.

До появления компьютерной техники информационная технология использовала бумажные носители информации, то есть была бумажной. Для бумажной технологии характерны четкие схемы движения документа в организации и четкий порядок работы с ним на каждом рабочем месте, точно так же, как для автоматизированной технологии характерен набор инструкций или команд, составляющих компьютерную программу.

Соотношение между автоматизированной и неавтоматизированной частью информационной системы на каждом конкретном предприятии определяется исходя из экономических соображений, при этом внедрение автоматизированных технологий должно окупаться в определенный (запланированный) срок. Отсутствие планирования сроков возврата средств, вложенных в автоматизированные технологии, может привести к разорению предприятия!

Появление персональных компьютеров в середине 80-х годов ХХ века привело к резкому удешевлению вычислительной составляющей систем. За счет этого доля автоматизированной обработки информации в информационных технологиях резко возросла.

В настоящее время под автоматизированной технологией понимают компьютерные информационные технологии, которые включают в себя:

  • технические устройства (чаще всего компьютеры);
  • коммуникационную технику;
  • средства организационной техники;
  • организационно-методические материалы и компьютерные программы;
  • обученный персонал, который обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации.

Причем важен каждый элемент, каждое звено этой цепочки.

Информационная система предприятия - это комплекс, состоящий из информации, информационных технологий, персонала, организованный таким образом, чтобы способствовать достижению целей организации. В рамках информационной системы реализуется конкретная информационная технология каждого предприятия, как индивидуальный способ работы с информацией. Таким образом, информационная технология неразрывно связана с информационной системой, внутри которой она реализуется.

Несмотря на то, что термины «информационные технологии», «информационные системы» появились только в конце 1970-х годов и стали обозначать компьютерную обработку информации, можно говорить о том, что сами информационные технологии, как технологический процесс, формируются с момента появления устной речи. На любой стадии развития общества существовала потребность в управлении информацией.

В организационной структуре любого предприятия, можно выделить три уровня управления (рис. 1 Рис. 1. Уровни управления предприятием), которые могут быть соотнесены с такими факторами как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач. Для каждого уровня характерны свои задачи. Для решения этих задач возникает потребность в соответствующих данных, предоставить которые должна информационная система данного уровня. Информационные технологии позволяют преобразовать имеющуюся в информационной системе информацию к требуемому виду.

Каждый уровень управления характеризуется своими особенностями работы с информацией. Снизу вверх от уровня к уровню уменьшается объем работ по вводу данных в информационную систему. Вместе с тем возрастает сложность преобразования информации и увеличивается объем обрабатываемого массива информации, повышается ответственность за принятие решения, расширяется горизонт принятия решения.

Оперативный уровень управления обеспечивает решение однотипных многократно повторяющихся задач и операций. Объем выполняемых операций на этом уровне велик. Название «оперативный» подчеркивает необходимость быстрого реагирования на изменение ситуации. Большой объем на этом уровне занимают операции сбора, обработки и передачи информации. В оперативной уровень входят задачи бухгалтерского и оперативного учета, информационно-справочного обеспечения процесса производства и реализации товаров и другие.

Назначение информационной системы на данном уровне - отвечать на запросы о текущем состоянии процессов предприятия, отслеживать поток сделок и событий -счета, накладные, заработная плата, поток товаров. Такая система должна быть удобной для использования, надежной и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне определены и хорошо структурированы. Решение каждой задачи определяется в соответствии с заранее заданным алгоритмом.

Системы этого уровня ориентированы, в первую очередь, на исполнителей и обслуживают текущую деятельность предприятия. Их отключение мгновенно приводит к неблагоприятным последствиям для всего предприятия, вплоть до полной его остановки. Оперативная информационная система является основным поставщиком информации для информационных систем других уровней.

Исходя из сложившейся практики работы предприятий книжного дела, оперативный уровень управления составляют информационные системы управления складом, ведения бухгалтерского и управленческого учета, учета продаж, управления взаимоотношениями с клиентами предприятия и другие. Степень автоматизации информационных систем оперативного уровня на предприятиях книжной торговли очень высока.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает координацию и контроль выполнения процессов, включающих в себя операции и задачи предыдущего уровня. Решение этих задач, требует предварительного анализа информации, собранной и подготовленной на оперативном уровне.

Основными пользователями информационной системы этого уровня являются менеджеры среднего звена. Отказ информационной системы данного уровня не приводит к остановке предприятия. Однако, с большой долей уверенности, можно утверждать, что отказ или неудовлетворительная работа этой системы приведет к скорому краху предприятия в целом как экономического образования.

Основными функциями систем тактического уровня являются:

  • планирование показателей деятельности бизнес-подразделений предприятия;
  • сбор и накопление информации о ходе выполнения процессов, показателей продукта и удовлетворенности запросов клиентов;
  • анализ полученных данных, сравнение их с плановыми показателями и разработка корректирующих действий.

Информационная система тактического уровня на предприятиях книжного дела тесно интегрирована в оперативную информационную систему. Для автоматизированных информационных систем - это, как правило, интеграция на уровне единой базы данных. Функции тактического управления реализованы в виде отдельных модулей или отчетов оперативной информационной системы. Широкое распространение получил экспорт управленческой информации в электронные таблицы Excel с последующим анализом и принятием на его основе управленческих решений.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Так как результаты таких решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет функция стратегического планирования.

Она является функцией менеджеров высшего звена. Основная задача систем такого уровня - стратегическое планирование деятельности фирмы и координации внутрифирменной тактики управления. Ответственность за принятие управленческого решения на этом уровне чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа и использованием математического аппарата, заложенного в систему, но и профессиональной интуицией менеджеров.

В настоящее время стратегический уровень управления на предприятиях книжного дела практически не автоматизируется.

Основная задача информационных систем - обеспечение процесса принятия решений, а именно предоставление нужной информации в нужном месте и в нужное время. Предприятия используют информационные системы для достижения четырех основных целей своего функционирования:

  • обеспечения возможности функционирования, то есть производства товаров и услуг;
  • снижения рисков и уменьшения неопределенности;
  • получения власти и средств воздействия на своих партнеров;
  • контроля и оценки производительности и эффективности деятельности своей фирмы.

Потенциальные выгоды от использования автоматизированной информационной системы приведены в таблице 1. Пользу от улучшения процесса обмена информацией можно представить как совершенствование взаимоотношений предприятия с клиентами и поставщиками, совершенствование внутриорганизационной технологии, более быстрый доступ к ресурсам и услугам специалистов.

Таблица 1. Стратегические выгоды от использования информационных систем

 Параметр  Эффективность использования информационных систем
 Добавленная стоимость  Увеличение за счет высокого качества информации, передаваемой и получаемой от внутренних и внешних источников
 Эффективность  Оптимальная скорость трансакций
 Денежные потоки  Ускорение
 Рентабельность  Увеличение за счет меньших издержек на обработку документов. Возможность работать с большим количеством партнеров
 Конкурентная стратегия  Предоставление более качественных, своевременных и выгодных предложений клиентам
 Доступ  Получение  информации о возможностях на рынке, поставщиках, ценах, предложениях и ресурсах

Из таблицы видно, что информационная технология приобретает все большее и большее значение. Важно понимать, что сама по себе информационная технология не решает организационных, технологических, управленческих проблем, существующих в организации. Внедрение, изменение, модификация информационных технологий на предприятии могут изменить его как в лучшую, так и в худшую сторону, однако следует отметить, что все преуспевающие организации имеют хорошие информационные системы, как автоматизированные, так и неавтоматизированные. R.Hange пишет: «Удачные фирмы имеют хорошие формальные и неформальные информационные системы, неуспешные компании тратят огромные суммы денег на компьютерные системы, но не знают как их правильно использовать и выбирать информацию, которую эти системы должны содержать».

При успешном внедрении или совершенствовании информационной технологии процесс управления в организации становится значительно эффективней, повышается качество управленческих решений. Информационные технологии в таких организациях становятся инструментом решения задач организации.

При неудачном построении информационной технологии организационные, технологические, управленческие проблемы, существующие в организации, только усугубляются. Непонимание источника проблем в организации ведет не к сокращению, а к росту численности персонала после внедрения автоматизированной системы, постоянной ее модернизации, а, иногда, и замене, постоянной трате средств на ее совершенствование без получения видимого результата.

Преимущества от внедрения различных информационных систем заключаются не в самой системе. Нельзя говорить «плохая» или «хорошая» программа, система. Основное преимущество проявляется в повышении эффективности бизнес-процессов, которые поддерживает информационная система предприятия. Информационная система должна быть настроена на достижение стратегических и тактических целей организации, иначе, несмотря на бесспорные преимущества, принципиальных улучшений в бизнесе может и не наступить.

  1. Перечислите три основные характеристики (свойства) информации.
  2. Что такое источник информации?
  3. Какие формы представления информации используются в экономической деятельности?
  4. Что составляет информационный ресурс предприятия?
  5. В чем состоит принципиальное отличие информационного ресурса от всех остальных ресурсов предприятия?
  6. Перечислите основные требования, предъявляемые к информации, используемой на предприятии.
  7. Перечислите шесть основных функций работы с информацией.
  8. Что составляет информационную технологию?
  9. Что входит в состав информационной системы предприятия?
  10. Перечислите уровни системы управления предприятием, дайте каждому из них краткую характеристику.

© Центр дистанционного образования МГУП