Московский государственный университет печати

Ю.Е. Даровских


         

Планирование в бизнесе на базе современных информационных технологий

Задания для практических занятий


Ю.Е. Даровских
Планирование в бизнесе на базе современных информационных технологий
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

Введение

1.

Часть I. Проектный менеджмент и Microsoft Project 2002

1.1.

Глава 1. Проектный менеджмент и система Microsoft Project 2002

2.

Часть II. Управление проектом с использованием Microsoft Project

2.1.

Глава 2. Создание файла проекта

2.2.

Глава 3. Анализ и оптимизация проекта

2.3.

Глава 4. Фиксация исходного плана проекта

2.4.

Глава 5. Контроль хода выполнения проекта

Указатели
4   указатель иллюстраций
Панель Консультант

Управление проектами - управление развитием

Одним из наиболее характерных признаков ведения бизнеса практически во всех областях человеческой деятельности в последние десятилетия становятся постоянные изменения, вызванные развитием технологий, изменениями в политической, экономической и социальной сферах. Современная организация, функционирующая в условиях изменяющегося бизнес-окружения, испытывает постоянную необходимость во внесении соответствующих изменений в собственный бизнес. Для того чтобы выжить и успешно конкурировать, руководству компаний приходится перестраивать и упорядочивать как бизнес-процессы, так и процедуры учета и управления. Возможность расширения деятельности для многих бизнесменов сегодня напрямую сводится к внедрению более четкой системы управления. Применение лишь традиционной системы управления, основанной на осуществлении контроля за повторяющимися операциями и неизменным бизнес-процессом, становится недостаточным для эффективного управления компанией.

Методы управления проектами обеспечивают руководству средства планирования и управления в условиях непосредственности, включая методы структуризации и описания целей и условий их достижения, средства временного, ресурсного и стоимостного планирования, контроля выполнения проекта по срокам, стоимости и качеству работ.

Применение проектных методов управления сегодня уже не ограничивается организациями, ориентированными по характеру деятельности на выполнение работ в виде проектов, например строительными компаниями или предприятиями, занимающимися разработкой и выполнением индивидуальных заказов. Оказалось, что даже в организациях, занимающихся серийным производством, значительная часть деятельности должна планироваться на основе проектов. Например, деятельность по модернизации производства, подготовке и выводу на рынок новой продукции, развитие систем управления, трансформация сферы бизнеса или бизнес-процесса отвечают всем основным признакам проектов.

Потребность в информационной системе

Решение о необходимости использования автоматизированной информационной системы для управления проектом в первую очередь связано с ответом на вопрос о необходимости систем управления. Несистемное (неформальное) управление проектом может работать хорошо для малых проектов, но перестает работать уже на проектах относительно невысокой сложности. Без некоторой формализованной системы управления руководитель и участники проекта неизбежно будут сталкиваться с проблемами, связанными с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений и отчетности. Потери, связанные с ошибками управления и с дополнительными затратами времени и ресурсов, расходуемых на разрешение возникающих конфликтов, неизбежно повлияют на качество результатов и приведут к увеличению стоимости проекта.

В данной ситуации держать проект под контролем позволяет разработка и внедрение формализованной информационной системы, которая поддерживала бы выполнение основных функций контроля и управления. Наибольшую пользу приносит использование автоматизированной модели для поддержки планирования крупных проектов.

Основные преимущества данного подхода включают:

    · Централизованное хранение информации о графика работ, стоимостях и ресурсах;

    · Возможности быстрого анализа влияния изменений в графиках, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;

    · Возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме;

    · Возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту.

Автоматизация рутинных процедур сбора и обработки информации оставляет менеджерам больше времени для анализа и принятия решения внешний, для реализации творческих подходов к управлению.

Как правило, современные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей:

    · Средства проектирования структуры работ проекта,

    · Средства планирования по методу критического пути,

    · Средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация загрузки ресурсов),

    · Возможности планирования затрат,

    · Средства контроля за ходом исполнения проекта,

    · Средства создания отчетов и графических диаграмм.

Базовые функциональные возможности систем календарного планирования

Untitled Document

Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристих Описания глобальных параметров планирования проекта
Описание логической структуры комплекса работ
Многоуровневое представление проекта
Назначение временных параметров планирования задач
Поддержка календаря проекта
Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта Введение списка наличных ресурсов, перечня материалов и статей затрат
Поддержка календарей ресурсов
Назначение ресурсов работам
Kалендарное планирование при ограниченных ресурсах.
Средства контроля хода выполнения проекта Фиксация плановых параметров моделируемого проекта в базе данных
Ввод фактических показателей состояния задач
Ввод фактических объемов работ и использования ресурсов
Сравнение плановых и фактических показателей и прогнозирование хода предстоящих работ.
Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту

Диаграмма Ганта (часто совмещения с электронной таблицей и позволяющая отображать различную дополнительную информацию)
PERT диаграмма (сетевая диаграмма)
Генерация стандартных и настраиваемых отчетов необходимых для планирования и контроля.

Преимущества применения системы управления проектами

Основные преимущества от использования системы управления проектами заключаются в следующих возможностях:

    · Создание реального плана проекта

    · Оптимизация загрузки ресурсов

    · Контроль и управление внешними непредвиденными обстоятельствами

    · Своевременное разрешение потенциально опасных ситуаций

    · Расчет стоимости использования ресурсов

    · Быстрое создание стандартных отчетов

Создание реального плана проекта

Планирование проекта всегда связано с высокой степенью неопределенности, являющейся следствием новизны поставленных целей и решаемых в рамках проекта задач. Последовательная структуризация проекта позволяет достичь уровня детализация работ, на котором менеджер способен, опираясь на предыдущий опыт, выполнить оценки длительностей т объемов работ, назначения ресурсов с достаточной степенью точности. Логика реализации проекта, представленная в виде сетевой модели, является основой для расчета календарного графика работ, построения графиков потребности в ресурсах и профилей загрузки оборудования и специалистов. Компьютерная модель проекта обеспечивает возможность последовательной детализации работ по мере выполнения проекта (планирование по методу бегущей волны). Детальная модель проекта позволяет менеджеру сконцентрировать свое внимание на критических работах и узких местах проекта.

При разработке проекта всегда существуют факторы реальной действительности, которые невозможно встроить в расписание, рассчитанное с помощью системы управления проектами. Когда расчеты завершены, менеджер может оценить стоимость проекта и оценить эти факторы, о которых знает только он. Уменьшение времени расчетов вместе с возможностью учета факторов риска делают расписание более реалистичным, а также приводят к более эффективному распределению труда между компьютером и человеком. В этом случае ресурсы предприятия используются значительно лучше, а расписания объектов более точно отражают реалии окружающего мира.

В ходе реализации проекта неизбежно возникает необходимость внесения в первоначальные планы тех или иных изменений. Эффекты от внесения изменений могут отразится как на сроках выполнения и стоимости работ, так и на распределении ресурсов. Возможные эффекты внесения тех или иных изменений и действий по минимизации нежелательных последствий могут быть легко промоделированы с помощью систем календарного планирования. Менеджеры могут использовать пакет управления проектами для оперативной проверки своих гипотез об эффективности тех или иных решений и возникающих проблемах. Они могут проводить анализ по принципу «что, если…» и вырабатывать оптимальные решения с учетом всех факторов.

Оптимизация использования ресурсов

Определение оптимального распределения всех ресурсов - одна из основных задач хорошего инструментария управления проектами. Обеспечивая систематизированное управление ресурсами, система календарного планирования позволяет руководству добиваться успешного выхода из различных критических ситуаций, связанных со срывом поставок документации, материалов и комплектующих, с перегрузкой ограниченных ресурсов (оборудования, специалистов) в пиковые периоды и неэффективной загрузкой в остальное время, с перераспределением ресурсов между проектами и т.д. Эффективность использования ресурсов находится под угрозой вследствие необходимости выполнения тяжелых видов работ в течение продолжительного времени. В этой ситуации менеджер может правильно перераспределить ресурсы, обеспечив их заменяемость и сохранив эффективность. Если какие-либо задачи более рискованны, или более критичны, чем остальные, то важно, чтобы они выполнялись самыми надежными и квалифицированными ресурсами.

Во всех этих случаях система управления проектами может выполнить миллионы шагов, необходимых для эффективного распределения ресурсов, и сделать это в течение минут, увеличивая эффективность труда менеджера.

Мощный механизм «рекалькуляции», имеющихся в Microsoft Project 2002, делает возможным пересчет самых сложных расписаний в течение нескольких минут. Таким образом, моделирование изменений или обновление планов на основе реальных данных может делаться быстро и безболезненно. Microsoft Project 2002 также обеспечивает эффективное наблюдение за состоянием ресурсов, обеспечивая их оптимальное использование.

Оптимальное расписание проекта, как правило - самое короткое. Вычисляя оптимальное отношение между задачами, система управления проектами может сократить продолжительность проекта, рассчитанного вручную. Например, пусть точность расчетов.

Решение потенциальных проблем

Разработанный в системе план проекта, включающий плановые сроки, объемы работ и затраты, может быть зафиксирован в базе данных Microsoft Project 2002. Данный план является основой для контроля хода выполнения работ. Наблюдая за состоянием проекта относительно исходного плана, выработанного на основе оптимального расписания, менеджер может легко находить участки проекта, не укладывающегося в график, и соответственно скорректировать их.

Внешние непредвиденные обстоятельства

Любой менеджер может вручную составить проекта, состоящего из десяти этапов (задач). Но если проект включает сотни задач, десятки исполнителей и ограничен по времени исполнения, то на это уже потребуются дни или недели работы. Если на середине выполнения проекта вдруг уволился самый нужный сотрудник, то необходимо будет составить новое расписание проекта и как можно скорее.

В таких случаях система управления проектами делает возможным дать обоснованный ответ на непредвиденные обстоятельства. Стоимость найма нового сотрудника может быть сравнена со стоимостью перераспределения существующих ресурсов или отсутствия всякой реакции на это событие. В результате менеджер проекта сможет правильно отреагировать на критические ситуации, прикладывая для этого меньше усилий. Microsoft Project 2002 позволяет быстро получить ответ на вопрос «Что случится, если…» и предоставить своевременно информацию менеджерам и исполнителям.

Расчет стоимости использования ресурсов

Так как многие стадии проекта могут быть весьма критичны как по срокам, так и по стоимости, проекты становятся «уязвимы» во время переговоров между участками проекта (заказчиком, исполнителями и т.п.). Изменение сроков выполнения или объема работ ведут к повышению стоимости проекта и могут сделать его неэффективным. И наоборот, изменения назначений ресурсов могут подвергнуть проект риску несвоевременного завершения. Имея расписание проекта для переговоров с исполнителями (заказчиком), можно объективно оценить уязвимость проектами стоимость ресурсов в зависимости от других параметров проекта. Microsoft Project помогает отслеживать критические моменты проекта на всех стадиях его планирования и реализации. Изменение назначений ресурсов могут быть легко смоделированы для определения чувствительности проекта к изменению сроков и объемов работ.

Оперативное формирование стандартных отчетов

В течение жизненного цикла проекта, необходимо иметь информацию о текущем состоянии дел. Система сетевого планирования предоставляет возможность быстрой генерации отчетов - позволяет создавать графические образы, такие как диаграмма Ганта. Многие программные продукты также способны создавать отчеты в виде таблиц. Microsoft Project 2002 обладает обеими возможностями и в любой момент предоставляет всю необходимую информацию. Чем проще алгоритм создания отчетов, тем чаще и регулярнее они будут использоваться. Быстрая генерация отчетов также позволяет оперативно получать информацию для специальных целей, например, для анализа ситуации перерасхода средств и принятия корректирующего решения. Отчеты также могут способствовать проработке сценариев «что если…» для определения вероятностного исхода различных решений. Так как отчеты создаются на основании реальных проектных данных, они, по определению, всегда содержат оперативную информацию. Это уменьшает риск неудачного осуществления проекта вследствие отсутствия информации о его текущем состоянии.

Использование гибких средств настройки отчетов позволяет получить наиболее подходящую для конкретной ситуации и управленческих задач информацию в удобной форме. Например, детальные отчеты по срокам на уровне отдельных проектов для менеджеров проектов, обобщенный отчет по затратам по нескольким проектам для высшего руководства, детальный отчет по задачам текущего месяца для отдельного исполнителя и т.п.

Основные элементы Microsoft Project 2002

В Microsoft Project 2002 используется стандартный интерфейс Microsoft Office. Кроме этого, реализованы специфические для системы календарного планирования элементы управления.

Экран Microsoft Project 2002 условно разделить на две основные части: рабочую область и область управления.

Рабочая область экрана содержит окна, в которых отображается информация о проекте.

Область управления находится в верхней части экрана и включает в себя строку заголовка окна, меню системы и панели пиктограмм.

Верхняя строка экрана является стандартной для всех приложений Windows и состоит из следующих элементов. В левом углу расположена кнопка управления меню Windows.

Правее расположена строка заголовка, содержащая название программы и имя загруженного файла плана проекта. В правом углу находятся кнопки для управления размерами окна. Под строкой заголовка располагается кнопка управляющего меню активного окна и строка меню.

Все операции в Microsoft Project 2002 выполняются нажатием кнопок мыши или клавиш клавиатуры. Строка меню является общей частью экрана для всех окон. Команды, выбираемые из меню, относятся к активному в данный момент окну. При обращении к каком-либо из пунктов меню, оно открывается (разворачивается). В развернутом виде на экране появляется список команд, входящих в данный пункт.

За строкой меню следует панель управления, содержащая пиктограммы, которые дублируют часто используемые команды. Для выполнения необходимо установить курсор на нужную пиктограмму и нажать кнопку мыши. Все основные типы представлений Microsoft Project 2002, отображающие информацию о проекте, а также содержание меню, представлены в Приложении 1.

Также есть еще одна панель управления, отображаемая Microsoft Project 2002 «по умолчанию», которая называется «Консультант» и содержит кнопки «Задачи», «Ресурсы», «Отслеживание», «Отчет», «Следующие шаги и связанные действия» и др.

Это мастер планирования или пошаговое руководство по планированию. Он помогает быстро получить навыки управления проектами, в том числе создавать новые проекты, управлять задачами и ресурсами, отслеживать выполнения календарных планов и вести отчетность.

© Центр дистанционного образования МГУП