Московский государственный университет печати

Ю.Е. Даровских


         

Планирование в бизнесе на базе современных информационных технологий

Задания для практических занятий


Ю.Е. Даровских
Планирование в бизнесе на базе современных информационных технологий
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

Введение

1.

Часть I. Проектный менеджмент и Microsoft Project 2002

1.1.

Глава 1. Проектный менеджмент и система Microsoft Project 2002

2.

Часть II. Управление проектом с использованием Microsoft Project

2.1.

Глава 2. Создание файла проекта

2.2.

Глава 3. Анализ и оптимизация проекта

2.3.

Глава 4. Фиксация исходного плана проекта

2.4.

Глава 5. Контроль хода выполнения проекта

Указатели
4   указатель иллюстраций
Открытие нового файла проекта: Обобщенная схема планирования проекта в Microsoft Project 2002 Схема иерархической структуры работ проекта «Реконструкция полиграфического предприятия»

Перед вводом данных необходимо определиться, что собой представляет проект - четко определить цели проекта. Результаты, которые будут получены при благополучном завершении проекта - это его цели.

При правильной постановке цели:

  • Менеджер и его команда четко знают, что и почему они хотят сделать, и, следовательно, их усилия во время проекта имеют чёткую направленность.

  • Из цели видно масштабы проекта и требуемые ресурсные затраты.

  • Цели можно измерить в терминах времени, денег, количества и качества.

  • Можно попытаться оценить, реальны и достижимы ли поставленные задачи, предсказать, когда проект реально закончится.

Результаты проекта определяются тем, насколько были хорошо поставлены задачи. Нечетко выделенные задачи могут привести к некачественным результатам.

Комбинация целей проекта с задачами, которые необходимо выполнить для её достижения, представляют собой масштабность проекта. Это по сути дела сумма индивидуальных, конкретных заданий, стоящих перед группой сотрудников.

Вся информация по проекту хранятся в файле проекта. В одном файле содержатся все сведения для создания, управления и отслеживания плана проекта. Файл проекта состоит из полей таблиц, представлений, где можно поместить данные о работах, ресурсах т назначениях.

Создание плана проекта начинается с открытия нового файла, определения даты старта или финиша. Новый файл проекта создается точно так же, как создается новый файл текстового редактора или табличного процессора.

Открытие нового файла проекта:

  • Нажмите на кнопку Создать.

  • Введите дату начала или окончания проекта: для ввода даты начала войдите в меню Проект/ Сведения о проекте, введите дату в поле Дата начала; для ввода даты окончания проекта, выберете из списка Планирование от из выпадающего списка Дата окончания проекта, и наберите ее в поле Дата окончания.

Ввод даты старта проекта позволяет Microsoft Project 2002 определите дату финиша после ввода и планирования задач.

Сохранение файла проекта:

  • Нажмите кнопку Сохранить. Если это первое сохранение проекта, наберите имя файла проекта и в поле Имя файла.

Изменение даты старта или финиша проекта:

  • В меню Проект выберите Сведения о проекте.

  • Введите дату окончания или начала: для изменения даты начала наберите ее в поле Дата начала; для изменения даты окончания проекта, выберете ее в поле Дата окончания.

В окне Сведения о проекте вводится информация о проекте, необходимая для дальнейшего планирования работ:

Дата начала - Фиксируется дата финиша проекта. (Начало проекта определяется первым днем первой работы). Остальные работы автоматически размещаются от этой даты (или позже).

Дата окончания - Фиксируется дата финиша проекта, автоматически рассчитывается дата начала проекта.

Либо дата старта, либо дата финиша проекта устанавливается в зависимости от выбранной опции планирования «Планирование От Начала/От Конца».

Планирование от даты начала проекта/ даты окончания проекта - Эта опция отображает, как будет планироваться проект. Более подробно методы планирования рассмотрены в разделе «Расчет дат проекта по метода критического пути. Резервы времени».

Текущая дата - установка определяет текущую дату проекта.

Она используется вместо даты отчета в диалоговом окне Обновить проект, если текущая дата позже даты отчета или дата отчета не определена.

Дата отчета - Microsoft Project использует дату отчета для расчета количественных показателей при осуществлении процедуры анализа проектных данных по методу «анализа на основе фактической выработки»

Приоритет - Установки приоритетности являются правилом распределения важности работ в рамках всего проекта. Используется при применении пула ресурсов или выравнивании проекта со вставленными проектами. Приоритетность имеет значение от 0 до 1000, причем представляет наибольшую приоритетность.

Определение календаря проекта

После выбора режима планирования и определения даты старта проекта необходимо назначить календарь проекта, согласно которому будет производиться планирование вводимых задач проекта.

Microsoft Project предоставляет три системных календаря:

1. Стандартный - восьмичасовой рабочий день (суббота и воскресенье - выходные дни),

2. 24 часа - круглосуточный - рабочий день 24 часа,

3. Ночная смена - календарь ночного рабочего времени - работа с 23 часов до 8 часов утра (воскресенье - выходной день).

На основе системных календарей пользователь может разработать свой собственный календарь и определить его как календарь проекта (более подробно информацию о создании пользовательских календарей см. в разделе «Календари проекта»)

Определение календаря проекта:

  • В меню Проект выберите Сведения о проекте.

  • В поле Календарь из выпадающего списка, содержащего системные и пользовательские календари, выбрать наименование желаемого календаря.

Ввод общей информации о проекте

После определения основной даты следует ввести его название, краткое описание проекта, информацию о менеджере проекта, название компании и необходимые комментарии.

Введение общей информации о проекте:

  • Из меню Файл выберите Свойства.

  • В появившимся окне выберите закладку Документ.

  • В поле Название введите название проекта, в поле Тема - предмет планирования, в поле Руководитель информацию о менеджере проекта, в поле Учреждение - название компании, реализующей проект.

  • В поле Заметки укажите цели, масштабность и предположение о реализуемости проекта.

Название проекта, введенное в поле Название, можно сразу зафиксировать в комплексе работ проекта как название общей задачи для всего проекта. Для этого необходимо в меню Сервис пункт Параметры в закладке Вид включить опцию Суммарную задачу проекта.

В проекте сразу появляется «работа проекта» - суммарная задача (см. раздел «Создание иерархической структуры работ проекта») с нулевой длительностью и все введенные впоследствии работы проекта будут входить в данную суммарную задачу.

Переименовать работу проекта можно через меню Файл/Свойства в поле Название закладки Документ или в поле Название окна Сведения о задаче данной работы.

Удалить данную работу проекта можно только, выключив существующую опцию.

При желании присоединить к проекту имеющиеся нормативные документы по проекту в целом необходимо привязать документы к проекту посредством определения ссылок на них в задаче, являющейся «работой всего проекта» (более подробно о привязке документов к работам см. раздел «ввод дополнительной информации о работе проекта»).

После ввода добавлений и изменений файл проекта необходимо сохранить.

Совокупность всех данных, ввод которых необходим для создания плана проекта в системе Microsoft Project 2002, можно представить в виде обобщенной схемы планирования.

Начальные установки проекта необходимо осуществить для адекватной реакции системы на ввод определенных данных или выполнение специфических действий, в результате которых возможны разные варианты ответных действий приложения Microsoft Project 2002 (а также для облегчения дальнейшей работы с проектом).

Настройка установок производится в окне Параметры, вызываемом из меню Сервис.

Примеры возможных начальных установок:

  • Расчет - установка этих настроек позволяет автоматически произвести перерасчет в соответствии с изменениями в проекте. Настройки позволяют задать параметры расчета данных проекта и необходимость перерасчета.
  • Автоматическое связывание вставленных или перемещенных задач - выберите эту опцию для автоматического установления связей между работами при их удалении, вставке или перемещении. Если опция не выбрана, то Microsoft Project не создает зависимости между работами при удалении, вставке или перемещении работ. Эта опция работает только с зависимостями типа ОН.

Обобщенная схема планирования проекта в Microsoft Project 2002Обобщенная схема планирования проекта в Microsoft Project 2002

Упражнение 1

Необходимо предоставить качественный план проекта реконструкции, модернизации и технического перевооружения действующего полиграфического предприятия при соблюдении требований, касающихся максимального сокращения сроков выполнения проекта и минимизации затраченных финансовых средств на производство работ и приобретение необходимых материалов.

Далее мы постепенно будем вводить информацию по проекту, в совокупности своей обеспечивающую удовлетворение требований к проекту.

Создаем файл проекта

1. В окне Сведения о проекте для вводим дату старта проекта -1 июня 2004 года.

2. Если необходимо, вводим текущую дату - поле Текущая дата.

3. Сохраняем файл проекта и приписываем ему имя «Реконструкция предприятия».

При открытии диалогового окна Сведения о проекте для…не нажимайте клавишу [Enter] (это приведет к преждевременному закрытию окна), пока не определите все необходимые параметры. Для перехода с одного поля на другое используйте клавишу [Tab] или левую кнопку мыши.

4. В окне Свойства вводим общую информацию о проекте:

  • Данные, вводимые в диалоговом окне Свойства\Документ затем использовать в качестве параметров верхнего и нижнего колонтитулов при оформлении отчетов и копий экранных представлений
  • .

    <?xml version="1.0"?>

    <?xml version="1.0"?>

    Создание иерархической структуры работ проекта

    Иерархическая структура работ (СДР) - есть представление проекта в виде совокупности взаимосвязанных элементов проекта с различной степенью детализации.

    Каждый нижестоящий уровень структуры представляет собой детализацию элемента высшего уровня проекта.

    Элементом проекта может быть как продукт, услуга так и пакет работ или работа.

    Работа (задача) в проекте представляет некоторую деятельность, необходимую для достижения конкретных результатов. Таким образом, задача является основным элементом деятельности на самом нижнем уровне детализации, на выполнение которого требуется время, и который может задержать начало выполнения других работ. Момент окончания выполнения задачи означает факт получения результата.

    Введение задачи в план проекта:

    • Перейдите на Диаграмма Ганта через панель представлений

    • В колонке Название задачи щелкните два раза в свободной ячейку.

    • В окне Сведения о задаче в поле Название введите задачи. Нажмите [Enter]

    Возможен другой вариант введения задачи в проект - непосредственно в представлении Диаграмма Ганта в колонке Название задачи в свободной ячейке ввести название задачи.

    Удаление задачи из плана проекта:

    • Щелкните на Диаграмма Ганта в панели представлений

    • В колонке Название задачи выделите имя задачи

    • В меню правка выберите Удалить задачу в меню (или клавиша Delete на клавиатуре).

    При удалении задачи автоматически происходит перенумерация работ

    Структура Списка Задач - иерархическая структура, позволяющая отобразить вложенность работ проекта. Структура Списка Задач является основным инструментом для организации работ, обеспечивающим разделение общего объема по задачам проекта.

    Определение структуры списка задач:

    • Щелкните на Диаграмма Ганта в панели представлений.

    • В колонке Название задачи выберите работу, уровень в иерархической структуре которой вы намерены изменить.

    • Нажмите на кнопки На уровень выше/Нам уровень ниже для передвижения работы вниз/вверх по иерархии соответственно.

    При визуальном просмотре плана проекта требуется просматривать план проекта, как крупным планом, так и с детализацией отдельных работ. Удобным средством в данном случае является возможность визуального «сворачивания» и «разворачивания» списка задач проекта. «Свернуть» составную (»сложную», «суммарную») задачу означает убрать с экрана простые (»элементарные») задачи, являющиеся ее компонентами.

    Свернутый и развернутый список задач:

    • В линейке форм Панель представлений выберите Диаграмму Ганта.

    • В колонке Название задачи формы выделите суммарную задачи, содержащую подзадачи, которые требуется показать или спрятать.

    • Нажмите на иконку Показать подзадачи/ Скрыть подзадачи соответственно, чтобы развернуть или свернуть задачи. Иерархическая Структура работ - множество кодов, отвечающих иерархии работ в проекте. Настройка поля СДР у задач количество символов на каждом уровне.

    Установка правила формирования поля СДР:

    • Перейдите из меню Проект, СДР к меню Определить код.

    • В появившемся окне Определения кода СДР в … для каждого уровня будут на Уровень выберите, какие символы в поле Последовательность будут на определяемом уровне - Цифры (по порядку), Прописные буквы (латиница по алфавиту), Строчные буквы (латиница по алфавиту), Знаки (без сортировки), Прописные буквы (кириллица по алфавиту), Строчные буквы (кириллица по алфавиту); поле Длина - какое количество символов будет на каждом уровне, максимальное значение -255; поле Разделитель - разделитель между уровнями иерархии. Более подробно см. раздел «Система иерархических кодов».

    Microsoft Project может автоматически генерировать СДР код для новой задачи на основании ее положения в иерархии. После ввода новой задачи СДР коды существующих задач не изменяются, однако пользователь может провести индексацию СДР полей выбранных работ или всего проекта (меню Проект, СДР, Изменить нумерацию…).

    Процесс построения СДР - процедура творческая и достаточно важная для управления проектом, поэтому необходимо для самоконтроля ответить на вопросы:

    Все основные элементы определены на верхнем уровне?

    Проведена полная декомпозиция?

    Нужны ли элементы нижнего уровня? Все обязательны?

    Участники проекта согласятся одобрить СДР?

    Можно ли для элементов СДР составить расписание, бюджет, и назначить ответственных исполнителей?

    Отчеты о состоянии могут подготавливаться на всех уровнях?

    Ввод дополнительной информации о работе проекта

    Каждая работа проекта, как правило, сопровождается заполнением соответствующих документов - методических, регламентных, нормативных, статистических и т.д. По мере создания и осуществления проекта возникает необходимость их периодического использования. Для того, чтобы привязать к работе проекта требуемый документ, необходимо установить на него ссылку в примечании данной работы.

    Привязка документа к работе проекта:

    • Перейдите из меню Вид к представлению Диаграмма Ганта.

    • Выберите задачу, перейдите в окно Сведения о задаче (закладка Заметки)

    Нажмите иконку Вставить объект - откроются окно Вставка объекта, к котором выберите Создать из файла, с помощью кнопки Обзор выберите необходимый файл документа, нажмите кнопку Вставка в окне Обзор, в окне Вставка объекта включите опцию В виде значка.

    Упражнение 2

    1. Наш проект включает в себя несколько этапов работ:

      · Этап I

      · Этап II

      · Этап III

      · Этап IV

    Введем этот перечень работ в представлении Диаграмма Ганта

    2. Проанализировав каждый этап работ, мы пришли к выводу, что

    · Этап I включают в себя:

    • Работу I-1

    • Работу I-2

    • Работу I-3

    · Этап II включает:

    • Работу III-1

    • Работу III-2

    · Этап III состоит из:

    • Работа IV-1

    • Работа IV-2

    • Работа IV-3

    • Работа IV-4

    Используйте клавишу Insert, вставляем в требуемое место списка работ добавочные работы (свободная ячейка вставляется перед выделенной в данный момент работой).

    3. Нажимая на кнопки На уровень выше / На уровень ниже для передвижения работы вниз/вверх по иерархии, устанавливаем требуемую структуру работ. Для изменения уровня иерархии нескольких работ одновременно необходимо их предварительно выделить и затем использовать кнопки На уровень выше/На уровень ниже.

    4. Удаляем работу, используя команду меню Правка/Удалить задачу.

    5. При дальнейшей детализации работ проекта включаем

    · В состав Работы I-2 входят работы:

    • Работа I-2-1

    • Работы I-2-2

    · В Этапе IV работу IV-4 разбиваем на несколько работ:

    • Работу IV-4-1

    • Работу IV-4-2

    • Работу IV-4-3

    6. Объединить весь комплекс работ одной общей работой для дальнейшего анализа параметров всего проекта.

    Возможен просмотр комплекса работ со свернутыми сложными задачами - нажатие иконок Показать подзадачи/Скрыть подзадачи (или щелчок на значке рядом с названием сложной задачи: «+» - свернутая работа, «-» - развернутая работа).

    Таким образом, мы ввели комплекс работ проекта, структурированный по технологии проведения работ, который может быть в дальнейшем дополнен или изменен согласно обстоятельствам, но процесс корректировки комплекса работ требует большой аккуратности, так как возможно нарушение уже установленных параметров работ (например, связей между работами).

    Оценка длительности

    Длительность задачи - это определенное количество времени, которое необходимо для выполнения задачи. В Microsoft Project 2002 невозможно правильно просчитать длительность проекта без определения длительностей отдельных задач.

    По умолчанию Microsoft Project 2002 присваивает каждой задаче однодневную длительность, которую затем можно изменить до необходимой величины. Длительность задачи можно определять с точностью до минуты. Максимальная единица длительности, в которой можно задавать продолжительность работ, - месяц.

    Ввод длительности задач:

    • Щелкните на Диаграмма Ганта в панели представлений

    • В поле Длительность в Диаграмма Ганта наберите нужное значение. Нажмите [Enter].

    • Или в окне Сведения о задаче, в поле Длительность.

    На Диаграмме Ганта представления задачи отображаются непрерывными прямоугольниками с длиной, пропорциональной длительности задачи. По умолчанию принимается, что при переходе с одной рабочей недели на другую графическое изображение задачи не прерывается.

    По умолчанию в Ms Project 2002 выходные дни не включаются в выполнение задачи. Выбирая команду Формат/Шкала времени/ вкладку Нерабочее временя/ опцию на переднем плане (исключить отображение задачи в выходные дни), можно повысить наглядность календарного графика проекта.

    По умолчанию работам присваивается длительность в один день. При этом длительности отображаются согласно настройке Длительность вводится в (главное меню Сервис/Параметры/Планирование) - пользователь выбирает из выпадающего списка, в каких единицах задается длительность работ (Минуты, Часы, Дни, Недели, Месяцы).

    Можно задать единицу измерения длительности по умолчанию для всего проекта, а также задавать длительность отдельных задач в других единицах измерения.

    Задание длительности работы в месяцах для отдельной работы:

    • Выделить требуемую задачу.

    • В представлении Диаграмма Ганта перейдите к ячейке Длительность, задайте число месяцев, которое будет идти работа, и с клавиатуры наберите мес - аббревиатуру месяца.

    До тех пор, пока длительность работы не была откорректирована вручную, у нее включено свойство Предв. оценка - предполагаемая длительность, и в колонке Длительность отображается знак вопроса, что является индикатором того, что нужно ввести действительное значение длительности работы.

    В том случае, если пользователь не знает, сколько времени будет достаточно для выполнения задачи, он может воспользоваться свойством Предварительная оценка длительности.

    Установка режима предварительная оценка:

    • Перейдите из меню Вид к представлению Диаграмма Ганта.

    • Выберите задачу, перейдите в окно Сведения о задаче, закладка Общие, выберите флаг Предв. оценка.

    Порядок использования режима Предварительная оценка определяется в настройках системы в меню Сервис/Параметры/Планирование режимы:

    Показывать наличие предварительных оценок длительности

    Новые задачи имеют предварительные оценки длительности

    При составлении списка задач планирование сроков их выполнения производится от даты старта проекта. После определения связей между задачами сроки старта и финиша задач смещаются, а при каких-либо изменениях типов связей или длительности сроки пересчитываются.

    Рекомендуется задавать длительности работ и связи между ними, но не вводить ограничения на даты старта и финиша задач, так как задачи в этом случае остаются жестко зафиксированными, несмотря на все изменения в плане.

    Дополнительное средство контроля исполнения задач Крайний срок.

    Назначение Крайнего срока имеет смысл контрольной отметки - когда было бы желательно закончить работу. Если вычисленная при планировании дата раннего окончания задачи больше Даты крайнего срока, то система выдает об этом сообщение: в колонке Индикаторы появится иконка, сигнализирующая о нарушении графика и, если к ней подвести курсор мыши, появится детализирующее текстовое сообщение.

    Установка Даты крайнего срока:

    • Перейдите из меню Вид к представлению Диаграмма Ганта.

    • Выберите задачу, перейдите в окно Сведения о задаче (закладка Дополнительно) и определите дату контрольной отметки в поле Дата крайнего срока.

    Упражнение 3

    1. Открываем файл проекта «Реконструкция предприятия».

    Ввод длительности задач.

    2. По умолчанию работам присваивается длительность в один день. При этом длительности отображаются согласно настройке Длительность вводится в (главное меню Сервис, Параметры, закладка Планирование) - пользователь выбирает из выпадающего списка, в каких единицах задается длительность работ.

    3. Вводим длительность задачи Работа I-1 в поле Длительность окна Сведения о задаче равную одному дню.

    4. Остальным простым задачам вводим длительности в колонку Длительность представления Диаграмма Ганта согласно намеченному плану (см. рисунок «Ввод длительности задачи в представлении Диаграмма Ганта»).

    5. Длительность сложной (или суммарной) работы высчитывается на основе длительностей простых работ входящих в нее (не арифметическая сумма длительностей простых работ, а логически подсчитанная величина продолжительности сложной работы, учитывающая связи между простыми работами).

    Свойство Предварительная оценка.

      · При вводе точного значения длительности работа свойство Предварительная оценка выключается - Исчезает маркер в поле Предв. оценка окна Сведения о задаче (и, следовательно, знак вопроса в колонке Длительность в Диаграмме Ганта).

      · При необходимости дальнейшего уточнения длительности какой-либо работы (т.е в окне Сведения о задаче установить маркер в поле Предв. оценка) - тогда появившийся в колонке Длительность в Диаграмма Ганта знак вопроса будет извещать Вас о том, что введенная Вами длительность работы нуждается в уточнении.

    Контрольная точка Крайний срок .

    Установим для нескольких работ проекта контрольные точки их окончания.

    6. Работу I-1 желательно закончить не позднее 5 июня 2004 г., а Работу I-2-1 необходимо завершить до 9 июня 2004 г.

    7. Устанавливаем соответствующие даты в поле Крайний срок окна Сведения о задаче в закладке Дополнительно.

    <?xml version="1.0"?>

    Обратите внимание на сигнал системы по Этапу II. В дальнейшем возможно появление аналогичных сигналов по задачам, которым назначен параметр Крайний срок, если дата раннего финиша задачи при планировании проекта сместиться настолько, что превысит установленную для данной конкретной задачи контрольную точку.

    Создание логической структуры работ проекта

    Использование связей между задачами дает возможность определить все основные даты в проекте (даты начала и окончания выполнения задачи, плана проекта) и перепланировать все даты в проекте при изменении любого временного параметра (даты начала или конца выполнения задачи, длительности задачи и т.д.). Microsoft Project предлагает для планирования задач четыре типа связей, описание которых приведено ниже.

    <?xml version="1.0"?>

    Создание связи между двумя задачами:

    • В Панели представлений выберите Диаграмма Ганта.

    • В колонке Название задачи выделите две и более задач, которые вы хотите связать между собой.

    • Нажмите на иконку Связать задачи.

    (или наведите курсор мыши на задачу в графической части представления Диаграмма Ганта, после нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская мышь, переведите курсор на задачу с которой образуется связь; отпустите кнопку мыши).

    По умолчанию Microsoft Project 2002 устанавливает тип связи между задачами Окончание-начало. Тип связи можно изменить на другой тип.

    Изменение типа связи:

    • В Панели представлений выберите Диаграмма Ганта.

    • Щелкните дважды левой кнопкой мышки по линии связи.

    • В окне в поле Тип выберите другой тип связи.

    Удаление связи между двумя задачами:

    • В Панели представлений выберите Диаграмма Ганта.
    • В колонке Название задачи выделите связанные между собой задачи.
    • Нажмите на иконку Разорвать связи задач.

    Для более точного описания плана проекта используется дополнительный временной параметр: время запаздывания (опережения).

    Добавление времени опережения или запаздывания:

    • В колонке Название задачи выделите задачу, для которой вводятся параметры.

    • Нажмите на иконку Сведения о задаче. Перейдите на закладку Предшественники.

    • В поле Запаздывание наберите значение интервала времени, в единицах времени или в % от длительности предыдущей задачи. Если значение времени больше нуля, то это время запаздывания, если меньше нуля - время опережения.

    Все вышеперечисленные действия можно выполнить альтернативным способом, войдя в окно Зависимость задач, сделав двойной щелчок мыши на графическом изображении связи (см. пример.)

    Упражнение 4

    Связывание задач.

    1. В файле проекта «Реконструкция предприятия» установим связь между задачами Работа I-2-1 и Работа I-2-2 проектной документации», выделив обе задачи и нажав иконку Связать задачи.

    2. Далее установим связь аналогичным образом между задачами Работа I-1 и Работа I-2-1 (для выделения этих задач сначала выделяем задачу Работа I-1, затем при нажатой клавише Ctrl щелкаем мышью на задаче Работа I-2-1 - нажимаем иконку Связать задачи).

    3. Свяжем задачи Работа III-1 и Работа III-2 вторым способом, т.е. в графической части представления Диаграмма Ганта нажимаем левую кнопку мыши на задаче Работа III-1 и, не отпуская кнопку, переводим курсор на задачу Работа III-2.

    4. Удаление установленных связей между задачами:

      · первый способ - выделяем обе задачи и нажатием иконку Разорвать связи задач;

      · вторым способом - двойной щелчок мыши на графическом изображении связи и в окне Зависимость задач нажатием кнопку Delete.

    5. При связывании сложных задач необходимо проявлять особое внимание, т.к. при связывании суммарных задач друг с другом и с простыми задачами, входящими в сложные, возможно дублирование связей (угроза возникновения избыточности информации). Во избежание данной ситуации рекомендуется связывать друг с другом простые задачи и только при необходимости связывать сложные задачи.

    Свяжем задачу Работу IV-2 и сложную задачу Работу IV-4.

    6. Установим связи между всеми работами проекта кроме трёх последних таким образом, чтобы выполнение работ происходило последовательно друг за другом, т.е. тип связи по умолчанию Начало-окончание.

    Если требуется последовательно связать более двух задач, то выделяем названия всех задач, которые желаем связать, и нажимаем иконку Связать задачи.

    Изменение типа связи.

    7. Установим одновременное начало Работы I-2-1 и Работы I-2-2: двойной щелчок на работе «Составление проектной документации» - закладка Предшественники окна Сведения о задаче в поле Тип меняем тип связи на Начало-начало.

    8. Для задач Работа I-3 и Этап II требуется одновременное окончание работ: двойной щелчок на изображении связи и меняем тип связи в поле Тип на Окончание-окончание.

    Установка времени опережения или запаздывания.

    9. Работа I-2-2 должна начаться через день после начала Работа I-2-1: двойной щелчок на Работе I-2-2 - закладка Предшественники окна Сведения о задаче, в поле Запаздывание ставим единицу.

    10. Работа IV-2 можно начинать за 2 дня до окончания Работы IV-1: двойной щелчок на графическом изображении связи - окно Связывание задач - в поле Запаздывание устанавливаем значение «-2d».

    11. У задачи Работа III-1 изменим задачу-предшественника Этап II в окне Сведения о задаче закладка Предшественники поле Сведения о задаче на задачу Работа I-2-1 и установим связь типа окончание-окончание задач Этап II и Работы IV-1.

    Типы задач, задачи-вехи

    Выбор оптимального типа задачи добавляет возможности для эффективного планирования задачи и влияния на ее длительность. При изменении типа задачи фиксируется один из параметров в формуле

    Трудозатраты = Длительность х Объем ресурсов

    и определяется, что будет вычислено: длительность задачи (Длительность), количество требуемых ресурсов (Объем ресурсов) или объем работы (Трудозатраты), при переменном третьем параметре.

    В Microsoft Project 2002 определены три типа задач: Фикс. трудозатраты, Фикс. длительность, Фикс. объем ресурсов

    Задача с фиксированным объемом работ (Фикс. Трудозатраты) - задача, в которой любые изменения длительности или числа назначенных ресурсов не влияют на величину объема работ:

    Трудозатраты = Длительность х Объем

    Задача с фиксированной длительностью - задача, в которой любые изменения объема работ или числа назначенных ресурсов не влияют на величину длительности:

    Длительность = Трудозатраты / Объем ресурсов

    Задача с фиксированным числом ресурсов (Фикс. объем ресурсов) - задача, в которой любые изменения объема работ или длительности не влияют на величину назначенных ресурсов: Объем ресурсов = Трудозатраты/ Длительность.

    Изменения типа задачи:

    • В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.

    • В колонке Название задачи выделите задачу, тип которой надо изменить, щелкните по иконке Сведения о задаче.

    • Выберите закладку Дополнительно и в поле Тип задачи определите нужный тип задачи.

    Для установки типа задач по умолчанию необходимо использовать опцию Сервис/Параметры/Планирование/Тип задачи по умолчанию.

    Значение поля Фиксированный объем работ (Да или Нет) в окне Сведения о задаче, закладка Дополнительно, указывает, что задача помимо соблюдения условий назначенного ей «типа задачи», ещё и предполагает выполнение фиксированного объема работ (назначение поля Трудозатраты фиксируется, значение поля Длительность рассчитывается исходя из количества назначенных исполнителей) - более подробно о параметре Фиксированный объем работ см. раздел «Временной анализ проекта».

    Веха - событие или дата в ходе осуществления проекта. Веха используется для отображения состояния завершения тех или иных работ. Последовательность вех образует план по вехам. Важным отличием вех от работ является то, что они не имеют длительности. Из-за этого свойства их часто называют событиями.

    Ввод в план проекта задачи-вехи:

    • Выберите Диаграмма Ганта в панели представлений, в колонке Сведения о задаче наберите название работы, щелкните по иконке Сведения о задаче.

    • В поле Длительность определите длительность как 0d (0 дней) и нажмите [Enter].

    Любую задачу можно определить как веху, даже если у нее ненулевая длительность. Для определения задачи с ненулевой длительностью как задачи-вехи щелкните два раза на выбранной задаче, в окне Сведения о задаче выберите вкладку Дополнительно и выберите опцию Пометить задачу как веху

    Упражнение 5

    1. В файле проекта «Реконструкция предприятия» задаче Работа IV-1-3 установим тип задачи Фикс. трудозатраты: двойной щелчок на задаче «Внутренняя отделка помещений» - окно Сведения о задаче закладка Дополнительно поле Тип задачи - устанавливаем значение Фикс. трудозатраты. Теперь ни изменение длительности работы, ни увеличение количества участников в работе не приведут к изменению общего объема работ по задаче.

    2. Задача Работа I-1 при любых условиях будет продолжаться один день, поэтому устанавливаем тип задачи Фикс. длительность.

    3. Работа III-1 будет произведена заранее определенным количеством работников с 8-часовым рабочим днем. Таким образом, длительность работы будет зависеть от назначенного общего объема работ, следовательно, устанавливаем тип задачи Фикс. объем ресурсов.

    4. Добавим в наш проект Задачи-вехи .

    • После задачи Работа IV-2 вставляем в проект работу «Проведение совещания». Устанавливаем длительность данной работы 0д (одним из двух способов).

    • Затем устанавливаем связи между работами так, чтобы совещание проводилось по окончании Работы IV-2, а после совещания приступали бы к Работе IV-4.

    • Добавляем в проект задачу «Сдача в эксплуатацию». Устанавливаем её длительность один день. Уровень иерархии задачи «Сдача в эксплуатацию» устанавливаем такой же, как и у задачи Работа IV-4 м связываем их между собой.

    • Для того, чтобы обозначить задачу «Сдача в эксплуатацию» как задачу-веху, несмотря на то, что её длительность не нулевая, делаем на работе двойной щелчококне сведения о задаче закладка Дополнительно устанавливаем опцию Пометить задачу как веху.

    Временные ограничения для работ проекта

    В некоторых ситуациях заранее может быть известно, что та или иная задача проекта должна начинаться или заканчиваться к определенной дате. Данная особенность планирования может быть учтена с помощью введения одного дополнительного параметра задачи - временного ограничения.

    Временные ограничения, используемые в задачах, могут быть гибкими и негибкими. Гибкие временные ограничения практически не мешают возможности перепланирования задачи при изменении каких-либо временных параметров в других задачах плана проекта. Негибкие временные ограничения привязывают задачу к заранее известной конкретной дате. При перепланировании плана проекта задачи, имеющие негибкие временные ограничения, ограничены в своих возможностях перемещения.

    В Microsoft Project предлагаются восемь различных типов ограничений. По умолчанию всем задачам, добавляемым в проект, присваивается гибкое ограничение (Как можно раньше). В случае необходимости можно выбрать любое другое временное ограничение, отвечающее требованиям задачи. Ниже приведена таблица с перечнем всех типов ограничений.

    Untitled Document

    Временное ограничение
    Влияние на планирование задачи
    Kак можно раньше KМР Задача начинается как можно раньше после окончания предшествующей (Привязки к конкретной дате нет)
    Kак можно позже KМП Задача начинается как можно позже после окончания предыдущей, не влияя на дату окончания проекта (Привязки к конкретной дате нет)
    Окончание не ранее ОНР Задача не может закончиться раньше определенной даты (Microsoft Project автоматически присваивает задаче этот тип ограничения при вводе даты начала выполнения задачи).
    Начало на ранее ННР Задача не может начинаться раньше определенной даты (Microsoft Project автоматически присваивает задаче этот тип ограничения при вводе даты начала выполнения задачи)
    Окончание не позднее ОНП Задача должна закончиться не позже определенной даты
    Начало не позднее ННП Задача должна начаться не позже определенной даты
    Фиксированное окончание ФО Задача должна закончиться к определенной дате
    Фиксированное начало ФН Задача должна начаться с определенной даты

    Определение для задачи временного ограничения:

    • В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта, в колонке Название задачи выделите задaчу и нажмите на иконку Сведения о задаче.

    • Перейдите на закладку Дополнительно, в поле Тип ограничения выберите тип ограничения, в поле Дата ограничения выберите дату, к которой привязывается данное ограничение.

    Просмотр временных ограничений.

    • В линейке представлений Панель представлений щелкните Диаграмма Ганта.

    • В меню Вид выберите Таблица и нажмите на Другие таблицы.

    • В списке таблиц выберите Даты ограничений и нажмите Применить.

    Упражнение 6

    В проекте «Реконструкция предприятия» введем временное ограничение.

    1. Работа IV-1-1 должна закончиться не позже, чем 23 августа 2004 года: вызываем окно Сведения о задаче для задачи Работа IV-1 - закладка Дополнительно - в поле Тип ограничения выбираем из выпадающего списка значение Окончание не позднее и устанавливаем в поле Дата ограничения дату ограничения 23.08.04

    <?xml version="1.0"?>

    Установленное ограничение является негибким, т.к. привязано к конкретной дате и при перепланировке проекта передвижение данной конкретной задачи в среде нашего плана будет возможно только до определенной временной границы, а именно до 26 августа 2004 г.

    Аналогичным образом возможна установка временных ограничений и для других задач, но требуется всегда помнить, что временное ограничение может войти в конфликт с установленными ранее связями по данной задаче. Тогда необходимо провести анализ конфликтной ситуации, выяснить приоритеты временных условий данной задачи и выбрать один из возможных вариантов планирования - сохранение установленных связей без установки временного ограничения или установку временного ограничения с перепланировкой некоторых связей в проекте.

    При установке негибкого временного ограничения задаче в представлении Диаграмма Ганта в колонке индикаторов высвечивания специальный индикатор, указывающий на то, что задача имеет временное ограничение.

    2. Проведем просмотр временных ограничений всего нашего проекта: представление Диаграмма Ганта - выбираем из списка предоставляемых таблиц таблицу Даты ограничений.

    В соответствующей колонке отображаются временные ограничения по всем задачам проекта.

    Есть возможность устанавливать и изменять временные ограничения у задач непосредственно в данной таблице.

    <?xml version="1.0"?>

    Если Вы в процессе дальнейшего планирования решите отказаться от негибкого временного ограничения на задачу, то данной задаче необходимо установить гибкое временное ограничение Как можно раньше (специальный индикатор ограничения в колонке индикаторов исчезает).

    Сетевой анализ проекта методом критического пути

    Расчет дат проекта по методу критического пути. Резервы времени.

    По методу критического пути после ввода исходных данных по проекту производится процедура прямого и обратного прохождения по сети и вычисляется выходная информация. Прямое прохождение начинается с начальной даты проекта и продолжается по сети, при этом для каждой задачи сети к начальному сроку прибавляется её продолжительность и вычисляются ранее начало и ранее окончание этой задачи. Самым ранними возможными датами для задачи являются ее начало и конец, допустимые исходя из логической последовательности сети.

    Обратное прохождение использует в качестве исходной точки конечную дату расписания, вычисленную путем прямого прохождения, и проводится обратный расчет для определения поздних дат начала и окончания задач. Поздними датами задачи являются ее самые поздние допустимые начало и конец, не влекущие задержки выполнения всего проекта.

    Далее используются следующие обозначения:

    Untitled Document

    [БН] — Базовое начало (ОН) — Окончание — Начало ОНР — Окончание не ранее
    [РН] — Раннее начало (НО) — начало — Окончание ОНП — Окончание не позднее
    [ПН] — Позднее начало (НН) — Начало — Начало ФО — Фиксированное окончание
    [БО] — Базовое окончание (ОО) — Окончание — Окончание ФН — Фиксированное начало
    [РО] — Раннее окончание КМП — Kак можно позже ННР — Начало не ранее
    [ПО] — Позднее окончание КМР — Kак можно раньше ННП — Начало не позднее

    Опция «Планирование От Старта/ От финиша» (см. раздел «Создание файла проекта») отображает, как будет планироваться проект.

    Если установлена опция «Планирование От Старта», то справедливо следующее:

    • Рассчитывается дата завершения проекта.

    • Величины задержек положительны и принимаются в начале работы.

    • КМП работы игнорируют задержки, т.к. работы уже назначены как можно позже.

    • Расчет проводится следующим образом:

    • Для ФН и ННП работ: [ПО]=[ПН]+ Длительность

    • Для работ, предшествующих (НН): [ПО]=[ПН]+ Длительность

    • Прямое прохождение (делается в первую очередь, т.к. мы планируем от начала):

      • [РО]=[РН]+объем работы + задержка работы;

        [НН]=[РН] + задержка работы;

        [БО]=[НН] + объем работ;

    • Обратное прохождение:

      • [ПН]=[ПО] - объем работы;

        Предшествующая [ПО]= Последующая [ПН] - задержка последующей работы (если завершение связано);

        Предшествующая [ПН]= Последующая [ПН] - задержка последующей работы (если начало связано).

    Если опция установлена «Планирование От Финиша», то справедливо следующее:

    • Рассчитывается дата начала проекта.

    • Величины задержек отрицательны и принимаются в конце работы.

    • КМР работы игнорируют задержки, т.к. работы уже назначены как можно раньше

    • Расчет проводится следующим образом:

      o Для ФО и ОНР работ: [РН]=[РО] - Длительность

      o Для работ, последующих (ОО):[РН]=[РО] + Длительность

      o Обратное прохождение (делается в первую очередь, т.к. мы планируем от конца):

      • [ПН]=[ПО] - объем работы + задержка работы

      • [БО]=[ПО] + задержка работы

      • [НН]=[БО] - объем работы

      o Прямое прохождение

      • [РО]=[РН] + объем работы

      • Последующая [РН] = Предшествующая [РО] - задержка предшествующей работы (если начало связано);

      • Последующая [РО]= Предшествующая [РО] - задержка предшествующей работы (если завершение связано).

    На основании рассчитанных ранних и поздних дат начала задач определяются величины временных резервов для каждой задачи.

    Наиболее значимым из всех резервов является общий временной резерв. Он представляет собой время, на которое может быть увеличена продолжительность задачи без задержки планового срока завершения проекта. Свободный временной резерв показывает время, на которое может быть задержано выполнение задачи без ущерба для полного резерва последующих задач сети.

    Критический путь - это максимальный по продолжительности путь. Дата окончания последней задачи на критическом пути совпадает с датой окончания проекта. Задачи, лежащие на критическом пути, - критические задачи. По умолчанию критическая задача имеет нулевой резерв времени - количество времени, на которое задача может быть задержана, не сдвигая при этом дату окончания проекта. Microsoft Project пересчитывает критический путь каждый раз после внесения изменений в параметры задачи. Критическая задача может измениться с критической на некритическую и наоборот после назначения ресурсов, изменения типа связи и т.д.

    Определение задач, лежащих на критическом пути:

    • В линейке представлений Панель представлений выберите Другие представления

    • В перечне представлений (Представления) выберите форму Подробная Диаграмма Ганта или Диаграмма Ганта с отслеживанием.

    • Нажмите на Применить

    Критические задачи при соответствующей настройке параметров диаграммы будут выделены красным цветом.

    Определение списка критических задач - достаточно важный момент при управлении и оптимизации проекта. Предположим, что требуется сократить длительность всего проекта, и с этой целью последовательно присматриваются длительности всех задач проекта. Используя метод критического пути, можно значительно снизить трудоемкость этой процедуры: достаточно оценить возможность сокращения длительности всех задач, лежащих на критическом пути, поскольку некритические задачи никак не могут повлиять на длительность проекта. Таким образом, применение этого метода значительно экономит время при поиске путей сокращения длительности проекта.

    Просмотр резервов времени задач:

    • В меню Вид наведите курсор мыши на Таблица и выберите таблицу Календарный план.

    • Перейдите к колонке Общей временной резерв

    • Просмотрите текущие значения этого параметра для каждой из задач.

    Упражнение 7

    Открываем файл проекта «Реконструкция предприятия».

    Вставляем в проект перед Этапом III три работы:

    • Работа А -2 дня

    • Работа В -4 дня

    • Работа С -3 дня.

    Установим связи между введенными задачами:

    Работа С будет производиться после Работы В и после Работы А.

    Для просмотра критического пути проекта в перечне представлений (Представления) выбираем представление Подробная диаграмма Ганта.

    Красным цветом выделены критические работы - именно они оказывают решающее влияние на продолжительность Вашего проекта и сокращение длительности именно этих работ уменьшит срок выполнения всего Вашего проекта.

    На диаграмме рядом с каждой работой представлен её свободный резерв. Для просмотра всех резервов по проекту выбираем из списка таблиц таблицу Календарный план. Последние две колонки содержат информацию о свободном и общем временных резервах по каждой работе проекта.

    Обратите внимание, что у Работы А разные значения свободного и полного резервов. Т.е. длительность работы может быть увеличена на два дня (или работа по времени на 2 дня позже) без ущерба для резервов остальных работ проекта и, следовательно, без изменения общей длительности проекта. Однако, величина полного резерва задачи Работы А (равная 12 дней) означает, работа может быть перепланирована на 12 дней позже исходного срока, что не увеличивает общую длительность проекта, но при этом возможна перепланировка связанных с данной работой задач с изменением величин их резервов.

    Планирование ресурсов

    Создание списка ресурсов

    Сформированный план проекта, не описывающий ресурсы, позволяет отследить только временные характеристики проекта, т.е. сроки выполнения работ. Однако если в план проекта в вести ресурсы, то можно задействовать более широкие возможности Microsoft Project: составить классификацию ресурсов по типам, назначить ресурсы на задачи, оптимизировать использование ресурсов, составить специальные отчеты и т.д.

    Создание списка ресурсов:

    • В линейке представлений Панель представлений выберите Лист ресурсов.

    • В меню Вид укажите на Таблица и выберите Ввод.

    • В колонке Название ресурса в пустом поле наберите имя ресурса.

    • В колонке Группа название группы, в которую входит ресурс (для последующего анализа)

    • В колонках Стандартная ставка и Ставка Сверхурочных введите величины обычной и сверхурочной оплаты труда ресурса (либо стоимость единовременного использования в колонке Затраты на использование)

    • В колонке Макс. Единиц наберите число единиц ресурса, определенное этим именем.

    • В колонке Начисление вводится профиль распределения затрат на ресурс в течение времени - три варианта:

      • В начале - все затраты на ресурс производятся в момент начала работы;

      • По окончанию - все затраты на конкретный ресурс в конце работы;

      • Пропорционально - равномерно в течение всей продолжительности работы.

    В Microsoft Project 2002 существует возможность определения материальных ресурсов - любые расходуемые материалы (дерево, краска, бетон).

    Ввод материальных ресурсов в список ресурсов:

    • Выберите меню Вид, представление Лист ресурсов.

    • Введите в таблицу материальные ресурсы.

    • Заполните поля: Тип - Материальный, Единицы измерения материалов (шт., кг, м.), Стандартная ставка - стоимость единицы.

    Символы, вводимые для определения поля Единицы измерения материалов, имеют ограничения:

    • Максимальное количество символов -32;

    • Единицы измерения материалов не могут содержать символы «Квадратных скобок» или символы - разделители элементов списка (см. раздел «Формирование пользовательских полей»);

    • Единицы измерения материалов не могут состоять из зарезервированных системой обозначений единиц времени (только в видоизмененной форме).

    Полную информацию о параметрах ресурса можно просмотреть в окне Сведения о ресурсе. Для этого необходимо выделить требуемый ресурс в представлении Лист ресурсов и сделать двойной щелчок левой кнопки мыши. В четырех закладках данного окна содержится информация по определенному ресурсу.

    Упражнение 8

    1. Открываем файл проекта «Реконструкция предприятия».

    2. В линейке представлений Панель представлений выбираем представление Лист ресурсов и вводим все ресурсы с их параметрами.

    3. В процессе реконструкции расходуются закупленные нами строительные материалы:

    • Кирпич (шт.)

    • Доски (м)

    • Цемент (куб.м)

    • Арматутра (шт.)

    Для учета расходуемых материальных ресурсов вводим их в то же представление Лист ресурсов, но в колонке Тип вводим тип ресурса материальный, а в колонке Единицы измерения материалов - единицу измерения соответствующего материала и стоимость данной единицы (колонка Стандартная ставка).

    <?xml version="1.0"?>

    Назначение ресурсов задачам проекта

    Для выполнения работ проекта необходимо использовать определенные ресурсы - людские, оборудование, материальные и т.д. для определения конкретных ресурсов, требуемых для осуществления какой-либо работы, производится процедура назначения ресурсов на задачи.

    Любой ресурс назначается на любую задачу и назначение можно изменить в любое время. Количество ресурса (Единицы) определяет, какую часть своего рабочего времени в день ресурс будет работать на данной задаче. По умолчанию Microsoft Project назначает каждому ресурсу 100% единиц.

    • В линейке представлений Панель представлений выберите Диаграмма Ганта.

    • В колонке Название задачи выделите задачу, которой вы хотите назначить ресурсы.

    • Нажмите на иконку Назначить ресурсы, в колонке Название ресурса выберите ресурс, который вы хотите назначить на задачу (если необходимо наберите новое имя нового ресурса в пустой строке этой колонки), нажмите Назначить.

    Отмена назначения ресурса:

    • В линейке представлений Панель представлений выберите Диаграмма Ганта.

    • В колонке Название задачи выделите задачу, с которой вы хотите снять ресурс.

    • Нажмите на иконку Назначить ресурсы, в колонке Название ресурса выберите имя ресурса, который вы хотите снять с задачи, и нажмите Удалить.

    В случае необходимости - например, если требуется назначить на задачу более квалифицированный ресурс вместо уже работающего ресурса, можно быстро осуществить замену одного ресурса на другой. Вместо того чтобы сначала снимать ресурс с задачи, а затем назначить на задачу другой, это можно сделать за один шаг.

    Быстрая замена назначенного задаче ресурса на другой:

    • В линейке представлений Панель представлений выберите Диаграмма Ганта

    • В колонке Название задачи выделите задачу, в которой вы хотите заменить один ресурс на другой.

    • Нажмите на иконку Назначить ресурсы, в колонке Название ресурса выберите имя ресурса, нажмите Заменить, в колонке Название ресурса выберите другое имя ресурса и затем нажмите ОК.

    Назначение материальных ресурсов

    Назначение материальных ресурсов производится аналогично, но при этом необходимо ввести дополнительные характеристики ресурса.

    При назначении материального ресурса на задачу можно определить его объем на задачу в целом или объем использования за определенный промежуток времени (например: куб. м./день), а также стоимость единицы.

    • Перейдите к представлению Диаграмма Ганта и назначьте ресурсы на задачу.

    • Перейдите в представлении Использование задач.

    • Выберите назначенный материальный ресурс (двойной щелчок мыши) и перейдите к окну Сведения о назначении, закладка Общие.

    • Поле Трудозатраты предназначено для ввода/отображения количество ресурса назначенного на работу в целом; поле Единицы может использоваться для определения количества ресурса, назначенного на период (/час,/день,/неделя).

    Соотношение полей Трудозатраты, Единицы и распределение ресурсов по задаче, а также влияние количества назначаемого ресурса на длительность задачи зависит от её типа (Фикс. объем ресурсов, Фикс. трудозатраты, Фикс. длительность) и типа контура распределения Профиль загрузки.

    Контур распределения ресурса задается после его назначения на работу в окне Сведения о назначении, закладка Общие, поле Профиль загрузки.

    Предлагаемые системой типы контуров распределения ресурсов

    Untitled Document

    Плоский Равномерная загрузка ресурса на протяжении всей работы.
    Загрузка в конце Загрузка достигает максимума к моменту завершения работы
    Загрузка в начале Максимальная загрузка в момент начала выполнения работы.
    Двойной пик Загрузка имеет двойной пик максимума
    Ранний пик

     

    Постепенное увеличение загрузки с максимумом в начальном периоде выполнения работы, затем постепенное уменьшение загрузки ресурса.
    Поздний пик

     

    Постепенное увеличение загрузки с максимумом на завершающем периоде выполнения работы, затем уменьшение загрузки.
    Kолокол Постепенное увеличение загрузки ресурса с резким ростом контура загрузки к середине процесса выполнения работы и симметричное дальнейшее снижение загрузки.
    Черепаха Медленный рост контура загрузки и такой же медленный спад загрузки на протяжении всей работы.

    Распределение контура работ происходит следующим образом.

    Microsoft Project выявляет продолжительность работы и дробит её на десять равных сегментов. Процедура выполняется по норме «от минуты к минуте». Затем Microsoft Project применяет количество процентов, указанное в Единицы к каждому сегменту соответственно установленному контуру распределения. По каждому сегменту рассчитывается объем работ согласно определенному в столбце Единицы и продолжительности сегмента.

    В таблицах представлены восемь системных контуров распределения.

    Untitled Document

    1. Плоский

     
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    Единицы 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

    2. Загрузка в конце

     
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    Единицы 10% 15% 25% 50% 50% 75% 75% 100% 100% 100%

    3. Загрузка в начале

     
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    Единицы 100% 100% 100% 75% 75% 50% 50% 25% 15% 10%

    4. Двойной пик

     
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    Единицы 25% 50% 100% 50% 25% 25% 50% 100% 50% 25%

    5. Ранний пик

     
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    Единицы 25% 50% 100% 100% 75% 50% 50% 25% 15% 10%

    6. Поздний пик

     
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    Единицы 10% 15% 25% 50% 50% 75% 100% 100% 50% 25%

    7. Колокол

     
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    Единицы 10% 20% 40% 80% 100% 100% 80% 40% 20% 10%

    8. Черепаха

     
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    Единицы 25% 50% 75% 100% 100% 100% 100% 75% 50% 25%

     

     

    Производя измерения в параметрах работы (длительность, Единицы и объем работ), необходимо учитывать, что это может повлечь за собой изменение по временной шкале контура распределения (при этом 10 контурных сегментов рассчитываются заново, Единицы применяется к каждому контуру сегменту и работа для каждого сегмента рассчитывается повторно).

    Изменение одной из этих трех переменных (продолжительность, Единицы, работа) - не единственная вещь, которая может воздействовать на изменение контура. Назначение дополнительных ресурсов на работа может также воздействовать на текущий контур распределения.

    В Microsoft Project 2002 имеется возможность для определения профиля доступности ресурсов - в какие периоды времени и в какой степени возможно использование на работах проекта данного ресурса.

    Определение профиля доступности ресурса:

    • Меню Вид, представление Лист ресурсов.

    • Нажмите на выбранный ресурс и перейдите к окну Сведения о ресурсе, закладка Общие.

    • Изменение поля Доступен с (Начало периода доступности), Доступен по (Конец периода доступности), Единицы (Доступное количество).

    В представлении Использование ресурсов либо Диаграмма Ганта можно оценить результат установок данных параметров.

    В окно Сведения о назначении возможен доступ из представления Использование задач - двойной щелчок левой кнопки мыши на выделенном ресурсе или из представления Использования ресурсов - двойной щелчок мыши на выделенной задаче.

    Упражнение 9

    1. Открываем файл проекта «Реконструкция предприятия».

    Существует три способа назначения ресурсов на работу.

      1 способ.

      Для назначения на Работу III-1 ресурса Иванова в представление Диаграмма Ганта выделяем Работу III-1 и нажимаем на иконку Назначить ресурсы, в колонке Название ресурса выбираем Иванов - нажимаем Назначить.

      2 способ.

      Работу III-2 будут осуществлять Иванов и Петров вместе.

      В представлении Диаграмма Ганта нажатием на иконку Назначить ресурсы, выделяем Иванова и Петрова, затем - устанавливается курсор мыши и левой части окна Назначить ресурсы напротив выделенных ресурсов (курсор меняет своё изображение), не отжимая левой кнопки мыши, перетаскиваем курсор к Работе III-2.

      3 способ.

      Назначим на Работу IV-1 Сидоров и Костикова.

      Выделяем Работу IV-1, двойным щелчком мыши попадаем в окно Сведения о задаче. В закладке Ресурсы в поле Имя из выпадающего списка всех имеющихся ресурсов выбираем Сидорова, далее в следующей строке поля Имя выбираем Сидорова, далее в следующей строке поля Имя выбираем Костикова.

    2. Через окно Назначить ресурсы назначить на Работу IV-2 Костикова, а затем заменить его на Сидорова.

    3. Назначение материальных ресурсов.

      a) На Работу IV-1 необходимо 1000 кирпичей. Назначением любым из трех способов ресурс «кирпич» на данную работу, в представлении Использование задач выделяем назначенный материальный ресурс «кирпич» и в окне Сведения о значение, закладка Общие, вводим в поле Трудозатраты (или в поле Единицы) значение 1000. Это говорит о том, что для выполнения всей работ необходимо 1000 кирпичей.

      b) На эту же работу расходуется цементный раствор - по 4 куб. метра в день. Назначаем ресурс «цемент» на Работу IV-1. В окне Сведения о назначении в поле Единицы вводим значение 4/день. Система сама подсчитает потребность в цементном растворе на данную работу, учитывая его ежедневный расход. В нашем случае это будет 16 куб. м. на всю работу.

    <?xml version="1.0"?>

    4. После назначения Вавилова на работу Этап II установим ему постепенное увеличение загрузки - в окне Сведения о назначении в поле Профиль загрузки из выпадающего списка выбираем соответствующее наименование контура распределения Загрузка в конце. В поле индикаторов появляется соответствующий индикатор контура загрузки.

    <?xml version="1.0"?>

    По умолчанию контур распределения «Плоский» - равномерный; соответствующего индикатора не имеет.

    В представлении Использование задач можно проследить количество времени, потраченное данным ресурсом на выполнение данной работы соответственно выбранному контуру загрузки.

    5. Изменяя значения полей Доступен с (Начало периода доступности), Доступен по (Конец периода доступности), Единицы (Доступное количество) в окне Сведения о ресурсе, устанавливаем желаемые периоды доступности ресурса Виноградов, назначаем его на работы Работа I-3 представлении График ресурсов можно будет проследить перегрузку ресурса при назначении его на работу сверх допустимого предела.

    <?xml version="1.0"?>

    Для того, чтобы иметь возможность оценить бюджет проекта, необходимо количественно определить затраты на планируемые работы проекта.

    Стоимость отдельно взятой элементарной работы складываются из фиксированной стоимости непосредственно самой работы и стоимости ресурсов, назначенных на данную работу. Рекомендуется сразу определять численные значения фиксированных стоимостей работ (если таковые предполагаются).

    Определение фиксированной стоимости задачи:

    • В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта, выберите таблицу Затраты.

    • Выделите задачу, для которой вы хотите определить фиксированные затраты.

    • В колонке Фиксированные затраты таблицы наберите численное значение фиксированной стоимости задачи.

    При вычислении стоимости ресурса, назначенного на данную задачу, умножается почасовая ставка оплаты данного ресурса на количество отработанных часов на задаче и добавляется стоимость единовременного использования данного ресурса (Затраты на использование).

    Учитывается, что в разные периоды времени ресурс может иметь различные часовые ставки оплаты труда. Для ввода вариантов оплаты труда необходимо из представления Лист ресурсов открыть окно Сведения о ресурсе, закладку Затраты и ввести возможные значения оплаты труда данного ресурса (максимум пять вариантов оплаты - A, B, C, D, E).

    В дальнейшем, после назначении ресурса на работу в окне Сведения о назначении в поле Таблица норм затрат вводится желаемая ставка оплаты для ресурса при участии его в данной конкретной работе.

    Общая стоимость суммарной работы высчитывается системой аналогично и, кроме того, добавляется результат сложения полных стоимостей элементарных работ, входящих в данную суммарную работу.

    В представлении Диаграмма Ганта в таблице Затраты колонка Общие затраты содержит полную стоимость каждой работы, вычисленную системой по заданному алгоритму.

    Упражнение 10

    1. Открываем файл проекта «Реконструкция предприятия».

    2. В представлении Диаграмма Ганта выбираем таблицу Затраты и вводим в колонку Фиксированные затраты численные значения стоимостей тех работ, которые имеют самостоятельные (не зависящие от назначенных впоследствии ресурсов) затраты.

    <?xml version="1.0"?>

    3. Ресурсу Иванов в окне Сведения о ресурсе устанавливаем вариант «В» ставки оплаты труда данного ресурса и, если мы в окне Сведения о назначении, содержащем информацию о назначении Иванова на конкретную задачу, в поле Таблица норм затрат введем не ставку «А», а ставку «В», то при подсчете стоимости работы, на которую назначен ресурс Иванов со ставкой «В», количество отработанных данным ресурсом часов будет умножаться на значения оплаты, соответствующие ставке «В» (в нашем случае на 20 рублей или сверхурочные часы - на 25 рублей).

    <?xml version="1.0"?>

    Обратите внимание на колонку Общие затраты в представление Диаграмма Ганта:

    • Работа I-1 проекта» имеет только фиксированную стоимость, не имеет назначенных ресурсов - значения колонок Фиксированные затраты и Общие затраты совпадает;

    • Работа III-2 имеет фиксированную стоимость 300 рублей, добавляем затраты на Иванова (8 часов по 10 рублей составляет 80 рублей) и затраты на Петрова (8 часов по 20 рублей составят 160 рублей), получаем полную стоимость данной работы 540 рублей (300+80+160=540).

    Подробно исследовать затраты каждого ресурса по каждой работе можно в представлении. Использование задач или Использование ресурсов, если, нажав на правую кнопку мыши, стоящей на желтой табличной части представления, выбрать из выпадающего контекстного меню пункт Затраты.

    Планирование рабочего времени проекта

    В Microsoft Project 2002 существует возможность задавать календари рабочего времени для различных типов данных: для проекта в целом, для определенной задачи проекта, для отдельного ресурса проекта.

    При создании нового проекта в окне Сведения о проекте для …в поле Календарь из выпадающего списка выбираем тип календаря рабочего времени, который будет считаться календарём проекта, т.е при отсутствии установок других календарей весь процесс планирования работ и ресурсов проекта будет производиться с учетом того рабочего времени, которое установлено в выбранном календаре проекта.

    Каждой работе проекта можно установить свой график рабочего времени, который будет считаться календарем задачи. В окне Сведения о задаче из предоставляемого системой перечня календарей выбирается желаемый. Для того, чтобы при планировании не учитывались календари ресурсов (участвующие в данной работе), необходимо включить опцию Не учитывать календари ресурсов при планировании. При выключенном данном режиме система будет анализировать последовательно календарь проекта, календарь задачи, а затем календари всех назначенных на данную задачу ресурсов - чтобы при этом не возникало конфликтных ситуаций разработчику необходимо проявить повышенное внимание при установке всех календарей.

    Назначение календаря на задачу:

    • Выберите задачу.

    • Назначьте календарь: окно Сведения о задаче, закладка Дополнительно, опция Календарь.

    • Из выпадающего списка выберите календарь, по которому будет проходить работа.

    • Включите режим Не учитывать календари ресурсов при планировании.

    Кроме того, каждый ресурс в проекте имеет свой календарь - календарь ресурса. Изначально каждому ресурсу в проекте назначается стандартный календарь (Стандартный). Рабочие и нерабочие дни, определенные в календаре проекта, являются по умолчанию рабочими и нерабочими днями для всех ресурсов проекта. Если стандартный календарь применим для всех ресурсов в проекте, то нет необходимости создавать какие - либо другие календари рабочего времени. С другой стороны, если расписание одного ресурса отлично от остальных, следует определить индивидуальный календарь для этого ресурса. Календарь ресурса хранит расписание рабочих и нерабочих дней для конкретного ресурса.

    При планировании работы на задачи Microsoft Project будет автоматически использовать календарь. Например, если в календаре одна неделя определена как нерабочая, Microsoft Project не будет планировать работу ресурса в течение этой недели.

    Создание индивидуального календаря рабочего времени для отдельного ресурса:

    • В колонке Панель представлений выберите представление Лист ресурсов.

    • В колонке Названия ресурсов выделите ресурс и нажмите на иконку Сведения о ресурсе.

    • Выберите закладку Рабочее время.

    • В поле Базовый календарь выберите имя базового календаря, который хотите изменить для одноименного ресурса.

    • В календаре выберите дни, статус которых вы хотите изменить, выберите Стандартное время, Нерабочее время или Нестандартное рабочее время для изменения статуса выбранных дней (если вы выбрали Нестандартное рабочее время в предыдущем шаге, то выберите затем границы начала и конца времени работы ресурса в полях С и По соответственно).

    В Microsoft Project 2002 можно определить по какому календарю откладываются нерабочие дни на временной оси представлений. По умолчанию выходные откладываются по календарю Стандартный (Календарь проекта) - календарь по умолчанию с 5-дневной рабочей неделей, но можно задать любой из имеющихся в проекте календарей.

    Выбор календаря для отображения на временной оси:

    • На временной оси графической области диаграммы Ганта Диаграмма Ганта или на области с деталями представления Использования задач или Использование ресурсов щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт контекстного меню Шкала времени.

    • Перейдите к закладке Нерабочее время.

    • Из выпадающего списка Календарь выберите календарь из проекта, по которому будут отражаться нерабочие дни на временной шкале.

    Общие правила использования календарей:

    • Установленный календарь работы всегда имеет приоритет перед календарем проекта.

    • Если значение опции Не учитывать календари ресурсов при планировании соответствует «Нет» (не установлен флаг), то результатом планирования является пересечение календарей работы и ресурса - нерабочее время календаря работы имеет приоритет перед рабочим временем календаря ресурса.

    • Если значение опции Не учитывать календари ресурсов при планировании соответствует «Да» (установлен флаг), то и по рабочему времени, и по нерабочему времени имеет приоритет календарь работы (при этом ресурс, назначенный в своё нерабочее время, не помечается как перегруженный).

    Приоритет календарей при их назначении представлен в следующей таблице

    Untitled Document

    Kалендарь работы назначен
    Kалендарь ресурса назначен
    Не учитывать календари ресурсов при планировании
    Приоритет календаря в процессе планирования
    Kалендарь проекта.
    X
    Kалендарь работы.
    X
    Kалендарь ресурса.
    X
    X
    Пересечение рабочего времени календаря работы и календаря ресурса. Возможны конфликтные ситуации
    X
    X
    X
    Kалендарь работы. Возможны конфликтные ситуации.

    Более детально ответную реакцию системы на назначение различных календарей можно проследить на примере. Допустим, что с понедельника по пятницу календарь проекта устанавливает дни как рабочие. Определяя работе и ресурсу, её выполняющему, различные графики работы посредством назначения созданных предварительно календарей работы и ресурса, можно добиться при планировании желаемого графика выполнения работы. В представленных ниже таблицах рассмотрено четыре варианта планирования рабочего времени в течение одной недели.

    Untitled Document

    Вариант 1. Опция Не учитывать календари ресурсов при планировании не установлена.

     
    Понедельник
    Вторник
    Среда
    Четверг
    Пятница
    Kалендарь работы
    нерабочий
    Kалендарь ресурса
    рабочий
    рабочий
    рабочий
    рабочий
    рабочий
    Результат
    рабочий
    нерабочий
    рабочий
    рабочий
    рабочий

    Вариант 2. Опция Не учитывать календари ресурсов при планировании не установлена.

     
    Понедельник
    Вторник
    Среда
    Четверг
    Пятница
    Kалендарь работы
    нерабочий
    Kалендарь ресурса
    рабочий
    рабочий
    нерабочий
    рабочий
    рабочий
    Результат
    рабочий
    нерабочий
    нерабочий
    рабочий
    рабочий

    Вариант 3. Опция Не учитывать календари ресурсов при планировании не установлена.

     
    Понедельник
    Вторник
    Среда
    Четверг
    Пятница
    Kалендарь работы
    нерабочий
    Kалендарь ресурса
    рабочий
    рабочий
    нерабочий
    рабочий
    рабочий
    Результат
    рабочий
    нерабочий
    рабочий
    рабочий
    рабочий

    Вариант 4. Опция Не учитывать календари ресурсов при планировании не установлена.

     
    Понедельник
    Вторник
    Среда
    Четверг
    Пятница
    Kалендарь работы
    рабочий
    нерабочий
    рабочий
    рабочий
    нерабочий
    Kалендарь ресурса
    рабочий
    рабочий
    нерабочий
    нерабочий
    рабочий
    Результат
    рабочий
    нерабочий
    нерабочий
    нерабочий
    нерабочий

     

    В последнем варианте при пересечении календарей рабочим днем является только «понедельник». При назначении календарей разработчикам проектов необходимо особое внимание обращать на тип задач, так как от этого зависит дальнейшее изменение параметров работы - её длительность и т.д. (подробнее см. раздел «Типы задач»).

    Упражнение 11

    1. Открываем файл проекта «Реконструкция предприятия».

    2. В нашем проекте установим стандартный календарь проекта - окно Сведения о задаче для…в поле Календарь выбираем календарь Стандарт.

    3. Ресурс Иванов назначим на задачу Работа В. Для данной задачи установим круглосуточное выполнение работы, т.е в окне Сведения о задаче, закладка Дополнительно, опция Календарь устанавливаем значение «24 часа» и включим режим игнорирования календаря ресурса Не учитывать календари ресурсов при планировании.

    4. Проанализируем изменения в проекте:

    • До установки календаря задачи работа планировалась по календарю проекта, т.е. продолжалась по 8 рабочих часов (стандартный календарь проекта) в течение 4-х дней, а именно, 32 часа;

    • После назначения задаче круглосуточного календаря работа начинает планироваться с момента начала проекта (с 8 утра 1 июня 2000 года - временной момент начала проекта определяется в начальных установках проекта с возможностью последующего изменения параметров) и продолжается непрерывно по истечении 32-х часов (до 16 часов 2 июня 2000 года).

    Распределение рабочих часов по дням недели прослеживается в представлениях Использование задач или Использование ресурсов.

    Просмотр старта и финиша работ в представлении Диаграмма Ганта с детализацией до единиц измерения временных параметров - меню Сервис, строка меню Параметра, закладка Вид, поле Формат даты.

    Если бы установка календаря данной задачи произошла при выключенном режиме игнорирования календаря ресурса Не учитывать календари ресурсов при планировании, то в представлении Использование задач изменилось бы рабочее время данного ресурса на данной задаче с учетом того, что ресурс Иванов работает по стандартному календарю, т.е. не может работать более 8 часов в день. При соблюдении требований всех календарей изменяется и объем работ по задаче, и другие параметры задачи в зависимости от типа задачи.

    Введем новый ресурс Калмыков и назначим его на работу «Отделка внутренних помещений». В представлении Использование задач видно, что Калмыков работает по 8 часов (стандартный календарь ресурса) три дня: понедельник, вторник и среда. Создадим Калмыкову индивидуальный календарь с условием, что по средам Калмыков не работает. В окне Сведения о ресурсе, закладка Рабочее время, выделяем столбец «Ср» (среда) и устанавливаем переключатель в положение Нерабочее время.

    После установки индивидуального календаря для Калмыкова изменяется график работы данного ресурса на данной работе (а также длительность работы - тип работы (Фиксированные трудозатраты), что можно проследить в представлении Использование задач.

    Временной анализ проекта

    Во многих проектах время является основным ограничивающим фактором. Если проект жестко ограничен по времени, то необходимо перепланировать график работ с целью сокращения длительности проекта:

    • Разбить задачу на более мелкие и уточнить их длительность (в результате ранее элементарная задача становится суммарной задачей, но с меньшей длительностью).

    • Сдвинуть задачу на более ранний срок по мере возможности (т.е. задать отрицательное значение поля Запаздывание).

    • Изменить тип связи между задачами (выбрать по возможности такой тип связи, чтобы в итоге задачи сдвинулись к старту проекта).

    • Изменить тип временного ограничения задачи (негибкое ограничение заменить гибким).

    • Изменить тип задачи (выбрить по возможности другой тип задачи, при котором длительность задачи уменьшалась бы по мере изменения других параметров задачи).

    Необходимо учесть, что в процессе, направленном на сокращение длительности проекта, требуется обращать внимание на задачи, лежащие на критическом пути, так как уменьшение длительности некритических задач не влияет на общую продолжительность проекта.

    Пути сокращения длительности проекта

    • Разбиение общих задач на более простые:

      • В меню Вид щелкните на кнопку Другие представления.

        В списке представлений выберите Подробная диаграмма Ганта или Диаграмма Ганта с отслеживанием и нажмите Применить.

      • В колонке Название задачи выделите задачу, лежащую на критическом пути, нажмите на иконку Разорвать связи задач.

      • Снимите с задачи назначенные ресурсы, выделите задачу ниже той, которая разбивается на подзадачи, затем в меню Вставка нажмите Новая задача, для каждой новой подзадачи введите ее имя в колонке Название задачи и длительность в колонке Длительность.

      • В колонке Название задачи выделите все подзадачи и щелкните по иконке На уровень ниже, установите связи между подзадачами в требуемом порядке. Восстановите связи данной суммарной задачи с другими задачами проекта.

    • Добавление задаче сдвига по времени:

      • В линейке представлений выберите Диаграмма Ганта

      • В колонке Название Задачи выберите и щелкните по иконке сведения о задаче.

      • Выберите закладку Предшественники, в колонке Запаздывание наберите значение требуемого «сдвига» в единицах времени или в % от длительности предыдущей задачи.

    • Изменение типа связи:
      • В меню Вид Диаграмма Ганта, щелкните два раза по связи, которую требуется изменить, в поле Тип выберите другой тип связи.

    • Изменение типа временного ограничения:
      • В меню Вид выберите Диаграмма Ганта.

      • В колонке Название задачи выделите задачу, для которой необходимо изменить тип ограничения и щелкните по иконке Сведения о задаче.

      • Выделите закладку Дополнительно и выберите нужный тип ограничения в поле Тип ограничения, в случае необходимости в поле Дата ограничения введите дату, к которой привязано это ограничение.

    • Изменение типа задачи:

      • В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.

      • В колонке Название задачи выделите задачу, тип которой надо изменить, и щелкните по иконке Сведения о задаче, выберите закладку Дополнительно и в поле Тип задачи измените тип задачи на другой тип.

    Разбиение задачи на этапы

    В определенных случаях необходимо разбить задачу и перенести остаток ее выполнения на более поздний срок.

    Тогда появляется такое понятие как разрыв.

    <?xml version="1.0"?>

    Разбиение задачи на этапы повышает гибкость использования назначенных ресурсов, в частности позволяет назначить каждому из этапов задачи разные ресурсы, которые необходимы именно в этот момент выполнения задачи.

    Особенности разбиения задачи:

      · Задачу можно разбивать на любое количество этапов

      · Интервал между этапами можно удалять, сливая два этапа в один

      · Каждый из этапов можно перемещать независимо от других этапов

      · С этапами можно производить те же действия, что и с целыми задачами.

      · Разбиением задачи на отдельные этапы не меняет объема работ.

      · Можно изменить длительность каждого из этапов задачи, избегая влияния на длительность других этапов

      · Этапы задачи нельзя связывать между собой или с другими задачами.

    • Определение разрыва для произвольной задачи проекта:

      • · Меню Вид, нажмите Диаграмма Ганта.

        · Нажмите иконку Прервать задачу.

        · Перемещайте курсор до необходимой даты разрыва.

    Вы можете вернуться к исходному варианту, соединив разорванные куски задачи.

    Планирование по объему работ в задаче

    При изменении назначения количества ресурсов на задачу Microsoft Project уменьшает или увеличивает ее длительность при соответствующем типе работы.

    Но в некоторых случаях требуется сохранить длительность задачи. Этого можно добиться, выключив режим Фиксированный объем работ. Тогда при назначении дополнительных ресурсов на задачу увеличивается объем работ, а длительность не изменяется.

    Установка режима Фиксированный объем работ для текущей задачи:

    • Меню Вид, нажмите Диаграмма Ганта.

    • В таблице задач определите задачу, которой Вы хотите изменить режим Фиксированный объем работ.

    • Нажмите Сведения о задаче, и затем перейдите на закладку Дополнительно.

    • Отключите режим Фиксированный объем работ.

    Для установки типа планирования по умолчанию необходимо установить опцию Сервис/Параметры/Планирование/Новые задачи имеют фиксированный объем работ.

    Упражнение 12

    1. Открываем файл проекта «Реконструкция предприятия»

    Длительность нашего проекта 37 дней. Предположим, что нам необходимо завершить Реконструкцию предприятия. за 34 дня. Необходимо пересмотреть план проекта.

    2. Перейдем в представление Диаграмма Ганта с отслеживанием для визуального отображения критических работ проекта и выбираем критическую задачу проекта для дальнейшей детализации.

    3. Выделяем задачу Работу I-3 и нажимаем иконку Разорвать связи задачи для удаления связей. Данная задача длительностью 4 дня может быть разбита на более мелкие три составные задачи: Работу I-3-1, Работу I-3-2 и Работу I-3-3, каждая из которых с длительностью 2 дня. Вставляем три новые задачи в проект с соответствующей длительностью.

    4. Работа I-3-1 и Работа I-3-2 с опережением на один день по мере готовности. Устанавливаем связь между задачами и задаем значение параметра Запаздывание равным «-1».

    5. Объединяем вновь введенные задачи в одну суммарную Работу I-3 и видим, что длительность данной работы теперь три дня по сравнению с первоначальными 4-мя днями.

    6. Восстановив связи нашей суммарной работы с другими задачами нашего проекта по прежней схеме, мы отметим, что общая длительность нашего проекта составляет теперь 36 дней.

    Кроме того, при восстановлении связей с другими работами проекта необходимо провести дополнительный анализ работ, например, не обязательно связывать работу из группы Работа I-3 с последующей работой Этап II, а можно связать предпоследнюю Работу I-3-3 нашей группы с Этап II, что в определенных случаях тоже может привести к сокращению длительности всего проекта.

    7. Задаче Работа III-2 в окне сведения о задаче, закладка Предшественники, устанавливаем значение параметра Запаздывание «-50%», что означает начало работ будет начинаться с опережением времени продолжительности Работы III-1.

    Длительность всего проекта сократилась ещё на один день.

    8. Допустим, что Работа IV-2 можно начинать одновременно с Работой IV-2). Изменим тип связи между этими задачами на «Начало-начало» с параметром Запаздывание равным единице, т.е. с задержкой начала Работы IV-2 на один день.

    В результате произведенных действий мы добились сокращения длительности проекта до требуемой величины -34 дней.

    Стоимостной анализ проекта

    Общая стоимость проекта складывается из стоимости входящих в него задач. Стоимость задачи (поле Общие затраты) складывается из фиксированных затрат в задаче (поле Фиксированные затраты) и стоимости использования назначенных ресурсов. После первого анализа общей стоимости проекта и выявлении неудовлетворительного результата по затратам на проект в целом, требуется более детально рассмотреть задачи, стоимость которых реально можно уменьшить. В первую очередь следует уменьшить стоимость самых дорогих задач. Далее важным условием уменьшается стоимости проекта является детальное рассмотрение и уменьшение стоимости каждого ресурса.

    Существует три пути уменьшения стоимости проекта.

    • Уменьшение величины фиксированных затрат в задаче:

      • В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.

      • В меню Вид укажите на Таблица и выберите Затраты.

      • Из списка задач выберите те, в которых можно сократить затраты, в колонку Фиксированные затраты внесите новое значение стоимости, просмотрите как изменились значения в колонке Общие затраты.

    • Уменьшение стоимости ресурсов:

      • В линейке представлений щелкните представление Лист ресурсов.

      • В списке ресурсов определите стоимость какого ресурса возможно сократить, внесите изменения в поля колонок Стандартная вставка и Вставка сверхурочных и просмотрите, как изменились значения в колонке Общие затраты.

    • Замена дорогого ресурса более дешевым:

      • В меню Вид нажмите на Лист ресурсов.

      • В списке ресурсов определите, какие ресурсы наиболее дорогие на какие их можно заменить

      • Перейдите на представление Диаграмма Ганта, выберите в меню Вид/Таблица таблицу Ввод.

      • Вызовите через кнопку Назначьте ресурсы одноименное диалоговое окно.

      • В колонке Название ресурсов найдите дорогие ресурсы и выполните их замену на более дешевые.

    Назначенный не дорогой ресурс должен быть способным выполнить требуемый объем работы с заданным качеством и не должен увеличивать длительность задачи при ограниченных сроках проекта.

    Упражнение 13

    Открываем файл проекта «Реконструкция предприятия».

    После назначения всех необходимых ресурсов на соответствующие работы стоимость нашего проекта составили 46944 рубля.

    Перед нами стоит задача спланировать стоимостные затраты в нашем проекте таким образом, чтобы бюджет проекта не превышал суммы 44000 рублей.

    1. Выявляем в проекте наиболее дорогие работы: Работа В мы нашли фирму, у которой более дешёвые расценки, и решили остановить свой выбор именно на этой фирме - стоимость Работы В в этом случае будет 700 рублей. Заменяем значение 1200 в колонке Фиксированные затраты, соответствующие фиксированной стоимости Работы В на значение 700.

    После проведенного анализа по всем дорогим работам проекта мы решили сократить затраты на проведение текущего совещания и на осуществление процедуры сдачи объекта в эксплуатацию. Заменяем фиксированную стоимость работы «Проведение совещания» с 300 рублей на 100 рублей, а фиксированную стоимость работы «Сдача в эксплуатацию» уменьшаем с 400 рублей до 200 рублей (колонка Фиксированные затраты).

    Стоимость нашего проекта теперь составляет 45830 рублей.

    2. Анализируем все наши ресурсы на предмет возможности уменьшения их почасовой оплаты. Принимаем решение, Вавилову платить не 70 рублей в час, 60 рублей. Работу ресурса КАМАЗ договариваемся оплачивать не 55 рублей за час работы, а 50 рублей.

    В представление Лист ресурсов в колонке Стандартная ставка вводим новое значение.

    После этого стоимость нашего проекта составляет 44950 рублей.

    3. Для дальнейшего сокращения стоимости нашего проекта выполнении задачи РаботыВ поручаем вместо Костикова Иванову. Заменяем дорогой ресурс (Костикова) с почасовой ставкой оплаты 40 рублей на более дешевый ресурс (Иванова) с почасовой ставкой 10 рублей.

    В результате внесенных изменений полная стоимость проекта составит 43990 рублей. То есть мы добились выполнения поставленного изначально условия - планируемые затраты на проект не должны превышать 44 тысячи рублей.

    Ресурсный анализ проекта

    При планировании работ проекта важной задачей является оптимальное распределение ресурсов по задачам проекта, исключающее перегрузку или недогрузку ресурсов. Особое внимание необходимо уделить перегруженным ресурсам, т.к. ресурс должен иметь реальную возможность выполнить порученную ему работу. Решение о необходимости разгрузки перегруженных ресурсов принимается разработчиком по каждому отдельному ресурсу.

    Ресурс, назначенный задачам, которые перекрываются по времени, является перегруженным в течение времени перекрытия. Все перегруженные ресурсы помечаются в представлении Лист ресурсов восклицательным знаком. Просмотр временных интервалов перегрузки ресурсов производится в представлении График ресурсов.

    Прежде всего, необходимо определить, какие ресурсы перегружены, и затем выполнить действия по их перераспределению.

    Возможные действия:

    • Уменьшить загрузку ресурсов

    • Назначить работе другой ресурс

    • Задержать выполнение задачи

    • Изменить рабочий календарь ресурсов.

    Ресурс перегружен, если он назначен на больший объем работ по задачам, чем он может выполнить в свои рабочие часы. В случае перегрузки ресурсов необходимо определить, какие конкретно ресурсы перегружены и на какие задачи они назначены в это время. Эту информацию удобно просматривать в представлении Выделение ресурсов.

    Кроме того, для удобства работы с данным представлении можно подключить специальную панель - меню Вид/Панель инструментов/Управление ресурсами.

    Определение перегруженных ресурсов:

    • В меню Вид войти в Другие представления.

    • В диалоговом окне Другие представления выбрать форму Выделение ресурсов и нажать клавишу Применить.

    • В меню Вид войти в Панель инструментов и выбрать Управление ресурсами.

    • В верхней панели формы выделить мышью заголовок колонки Название ресурса.

    • Нажать на кнопку Перейти к следующему превышению доступности.

    • В верхней панели, справа на временной шкале задачи, на которые назначен ресурс перегружен.

    • В нижней панели справа посмотреть на временной шкале задачи, на которые назначен ресурс.

    Другая форма - График ресурсов предоставляет удобное графическое представление информации о загрузке ресурса в тот или иной момент времени (фильтры - работа (час), перезагрузка (час), назначение (%). Доступность (час) и т.д.)

    Просмотр перегруженных ресурсов:

    • В верхней половине окна в колонке Название ресурса выбрать ресурс.

    • Переключиться на нижнюю половину окна.

    • В диалоговом окне Другие представления выбрать форму График ресурсов и нажать на клавишу Применить.

    • В графической части окна щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать фильтр для просмотра.

    Уменьшение загрузки ресурса

    После назначения ресурса на задачу Вы можете или менять общий объем работ ресурса на этой задаче, или менять его объем работ в определенный период задачи. Столь подробная корректировка может оказаться полезной при необходимости составлять максимально детальный график задач.

    • Уменьшение индивидуальной загрузки ресурса:

      • На Панели представлений выберите Использование задач. В данном представлении ресурсы группируются согласно назначениям на работу.

      • Во временной области представления измените объемы работ для назначенных ресурсов.

    Возможно изменение общего назначенного объема работ ресурса в поле Трудозатраты.

    Для корректировки выполняемых ресурсом объемов работ на задачах можно также использовать представление Использование ресурсов.

    Назначение задаче другого ресурса.

    Один из возможных путей разгрузки ресурса - замена ресурса на другой в конкретной задаче. Осуществить замену ресурса можно стандартным путем через окно Назначение ресурсов, но у данного способа есть существенный недостаток - при переназначении ресурса Вы не отслеживаете возможность выполнения данной работы другим ресурсом, т.е. возникает опасность перезагрузить другой ресурс во время разгрузки первого. Для того, чтобы избежать такой ситуации рекомендуется замену ресурса производить в представлении Использование ресурсов, которое дает визуальное отображение загрузки не только разгружаемого ресурса, но и всех остальных ресурсов, что позволяет сделать правильный выбор при замене ресурса (назначить незагруженный в данное время ресурс).

    Для осуществления данной процедуры в представлении Использование ресурсов необходимо выделить строку с работой, которой хотим переназначить ресурс, и перетянуть её мышью к тому ресурсу, который в данное время может выполнить эту работу. Подобный метод можно назвать выравниванием перезагрузки вручную.

    Замена первоначально назначенного ресурса менее загруженным:

    • На Панели представлений перейдите к представлению Использование ресурсов.

    • В меню Формат, Подробности включите Превышение доступности.

    • Просмотрите область временной шкалы для каждого из перегруженных ресурсов (они выделяются красным цветом) и оцените загрузку менее занятых ресурсов.

    • Выберите всю строку назначения на задачу, которое Вы хотите отнести к менее загруженному ресурсу.

    • Тяните строку назначений к тому ресурсу, который хотите назначить на работу вместо первоначального.

    Задержка выполнения задачи.

    Другой способ разрешить проблему перезагрузки ресурсов - отсрочить выполнение задачи до тех пор, пока исполнитель не освободится. В системе возможно задание отсрочки задачи с последующей проверкой эффекта «разгрузки» ресурса и увеличением отсрочки в случае необходимости.

    Необходимо иметь в виду, что отсрочка в выполнении задачи приведет к тому, что даты начала и окончания последующих задач будут отодвинуты на более поздние сроки, равно как и дата окончания всего проекта. Во избежании отсрочки в завершении проекта следует переносить на более поздние сроки некритические задачи, то есть те, у которых общий резерв больше минимального в проекте. Стоит проиграть несколько вариантов реализации проекта, при котором переносятся на более поздние сроки разные задачи.

    Оценка возможной задержки задач:

    • На панели представлений выберите Другие представления.

    • В списке Представления найдите Подробная диаграмма Ганта и нажмите Применить.

    • Из меню Вид выберите Таблица, сделайте текущей таблицу Календарный план.

    • Тяните разделитель вправо для просмотра полей Свободный временной резерв и Общий временной резерв.

    • Выберите задачу, которую собираетесь отсрочить, вызовите окно Сведения о задаче через нажатие одноименной кнопки или двойным щелчком на строке задачи.

    • Щелкните на закладке Предшественники.

    • В поле Запаздывание задавайте период, на который хотите отсрочить задачу.

    • Чтобы последующие задачи не отодвигались, не задавайте сдвиг больший, чем частный резерв задачи.

    Резерв задачи, иначе говоря, допустимая отсрочка в ее выполнении, в представлении Подробная диаграмма Ганта отображается тонкой зеленой линией.

    Определение задержки задачи вручную:

    • В меню Вид войти Другие представления, в диалоговом окне Другие представления выбрать представление Выделение ресурсов и нажать на Применить.

    • В верхней панели в колонке Название ресурса выбрать перегруженный ресурс, в нижней панели в колонке Название задачи выбрать задачу, на которую назначен ресурс, в колонке Выравнивающая задержка выбрать величину задержки задачи, если ресурс по-прежнему перегружен - увеличить величину задержки.

    Для завершения работы с комбинированным представлением необходимо выбрать команду меню Окно/Снять разделение.

    Изменение календаря работы ресурса

    Если добавление новых ресурсов в проект невозможно, из ситуации можно выйти, если изменить количество рабочих часов для ресурсов, уже назначенных задачам. Увеличить продолжительность рабочего дня ресурса можно, внеся соответствующие изменения в календарь ресурса.

    • Изменение продолжительности рабочего времени ресурса:

      • В меню Сервис, Изменить рабочее время.

      • В меню Для выбрать ресурс, календарь которого модифицируется.

      • В календаре выбрать дни, которые модифицируются.

      • Выделить переключатель Нестандартное рабочее время.

      • В С и По определить пределы рабочего времени.

    Процедура автоматического выравнивания загрузки ресурсов

    Кроме того, если в проекте много перегруженных ресурсов, система предоставляет возможность автоматически разгрузить ресурсы проекта - т.е. задержки задачам система расставляет автоматически.

    Выполняя данный процесс, получивший название выравнивание, Microsoft Project расставляет задержки задачам и разбивает задачи на отдельные фрагменты в автоматическом режиме до тех пор, пока не будет выполнено полное выравнивание ресурсов. Если есть четкое представление о порядке, в котором задачи должны выравниваться, необходимо предварительно расставить соответствующие приоритеты задачам и затем выполнить эту процедуру.

    В Microsoft Project работам задается приоритет от 1 до 1000, где 1 - самый низкий приоритет; а 1000 - самый высокий. По умолчанию у всех работ приоритетность равна 500; значение 1000 означает, что работу запрещается переносить на другой срок.

    Дополнительное преимущество задания приоритетов для работ проекта - возможность пользователю контролировать распределение ресурсов между проектами при использовании пула ресурсов.

    Определение приоритетов задачам и запуск процесса выравнивания:

    • В меню Вид выбрать Другие представления, в окне Другие представления выбрать форму Диаграмма Ганта с выравниванием и нажать кнопку Применить.

    • В колонке Название задачи выбрать задачу с перегруженным ресурсом, нажать на иконку Сведения о задаче и выбрать закладку Общие.

    • В ниспадающем меню Приоритет выбрать необходимый приоритет задачи.

    • Повторить три предыдущих шага для всех задач с перегруженными ресурсами.

    • В меню Сервис выбрать Выравнивание загрузки ресурсов, в ниспадающем меню Порядок выравнивания выбрать по приоритетам, стандартный нажать кнопку Выровнять.

    Microsoft Project позволяет разработчику определять ресурсы, которых не коснется запущенный процесс выравнивания. Установка соответствующего параметра позволяет остановить ресурс перегруженным при выравнивании нагрузки остальных ресурсов проекта.

    Разрешение на выравнивание ресурсов:

    • В меню Вид выберите представление Лист ресурсов.

    • Вставьте дополнительную колонку Допускается выравнивание, задайте Нет для тех ресурсов, перегрузка которых не должна быть причиной отсрочки работ.

    Упражнение 14

    1. Открываем файл проекта «Реконструкция предприятия».

    2. Проводим анализ загрузки ресурсов в нашем проекте.

    Выявляем перегруженные ресурсы - представление Лист ресурсов - Иванов, Сидоров, Костиков, Вавилов и Виноградов. Наименования ресурсов выделены красным цветом и отмечены восклицательным знаком.

    3. Далее изучаем, в какое именно время данные ресурсы перегружены - представление График ресурсов - правая часть представления с временной шкалой.

    4. Разгружаем ресурс Виноградов первым способом.

    На Работу I-3-2 назначаем Виноградова Костикова - Костиков в данное время свободен и способен справиться с этой задачей. Выделяем в представлении Использование ресурсов Работу I-3-2 и тянем её мышью к ресурсу Костиков.

    5. Разгрузим ресурс Вавилов вторым способом.

    На Работу В назначен Вавилов - ресурс оказался перегруженным, т.к. Вавилов в это время должен выполнять работу Этап II. Работа и ее предшественник Работа В обладают общим временным резервом в 10 дней, и задержка её выполнения на 10 дней никак не скажется на общей продолжительности проекта. Поэтому мы можем передвинуть Работу В (передвинется и Работа С как последователь) на 8 дней позже (в пределах общего временного резерва) без всякого ущерба для показателей нашего проекта и разгрузить ресурс Вавилов.

    Таким образом, проанализировав все ресурсы и разгрузив необходимые, мы получим проект, отвечающий нашим требованиям в отношении ресурсов.

    При необходимости можно принять решение об автоматическом выравнивании ресурсов, но следует помнить, что процесс разгрузки ресурсов в этом случае будет осуществляться без Вашего непосредственного участия.

    Определение задержки задачи в представлении Выделение ресурсов.

    Вероятностный анализ продолжительности проекта

    Для определения вероятностей продолжительности Вашего проекта в Microsoft Project предусмотрен расчет вероятностей длительности проекта на основе PERT анализа: ввода оценочных данных по каждой задаче проекта и расчета их вероятностей продолжительности. Для осуществления процедуры PERT анализа пользователю необходимо по каждой работе ввести следующие показатели:

    • Наиболее вероятностная длительность задачи.

    • Оптимистическая длительность задачи.

    • Пессимистическая длительность задачи.

    Для трех перечисленных параметров задачи можно откорректировать также «веса», то есть изменить вероятностную форму распределения длительности. По умолчанию наиболее вероятностной длительности присвоен вес «4», а оптимистической и пессимистической «1».

    Для проведения процедуры расчета наиболее вероятной длительности задачи существует специальная панель - Анализ по методу PERT.

    В состав панели входит семь кнопок:

    • Диаграмма Ганта - оптимистическая оценка,

    • Диаграмма Ганта - ожидаемая оценка,

    • Диаграмма Ганта - пессимистичная оценка - диаграммы Ганта, построенные по оптимистической, наиболее вероятностной, пессимистической длительности задач.

    • Вычисления по методу PERT - запуск процедуры расчета наиболее вероятностной продолжительности задачи.

    • Форма ввода PERT - форма для ввода оптимистической, пессимистической и наиболее вероятностной продолжительности задачи.

    • Лист ввода PERT - таблица с полями: наименования задач, длительности, оптимистической, пессимистической, наиболее вероятностной длительности.

    В результат выполнения процедуры Анализ по методу PERT рассчитывается вероятностная длительность задачи, помещается в поле Длительность, определяются оптимистические и пессимистические даты начала и окончания задачи.

    Для просмотра и ввода оптимистической, пессимистической, наиболее вероятностной длительности задач и диаграмм Ганта, построенных по перечисленным параметром, используется представления Диаграмма Ганта - оптимистическая оценка, Диаграмма Ганта - ожидаемая оценка, Диаграмма Ганта - пессимистическая оценка.

    <?xml version="1.0"?>

    Процедура фиксации исходного плана проекта

    После окончания процесса планирования - создания плана проекта (ввода задач, определения связей между ними, назначения ресурсов) и его корректировки после соответствующего анализа с целью оптимизации всех требуемых параметров проекта - начинается процесс исполнения плана проекта. На данном этапе необходимо осуществлять контроль хода выполнения проекта и фактических данных по проекту, введенных по результатам выполнения отдельных работ.

    Для создания возможности дальнейшего сравнения исходных и текущих данных по проекту необходимо зафиксировать исходный план проекта, что и осуществляет процедура фиксации исходного (базового) плана проекта. Сравнение исходного плана и текущего состояния проекта позволяет более эффективно проводить дальнейшую оптимизацию проекта.

    Выполнение фиксации исходного плана проекта:

    • В пункте меню Сервис выберите Отслеживание.

    • Нажмите на Сохранить базовый план.

    • После нажатия Сохранить базовый план щелкните на всего проекта.

    Фиксация плана производится после уточнения всех данных о проекте

    Фиксация промежуточного плана проекта

    После фиксации базового плана проекта в системе сохранения вся информация по проекту, но иногда до сохранения базового плана проекта желательно зафиксировать только старт и финиш проекта для дальнейшего сравнительного анализа вариантов проекта по их длительности. В этом случае возможно сохранение не полной информации по проекту, а фиксация только старта и финиша проекта - такой базовый план называется (промежуточным планом). Таких сохраненных промежуточных планов в проекте может быть до 10 штук

    Выполнение фиксации промежуточного плана проекта:

    • В пункте меню Сервис выберите Отслеживание.

    • Нажмите на Сохранить базовый план.

    • После нажатия Сохранить базовый план щелкните на Сохранить промежуточный план.

    • Выберите один из десяти вариантов полей, в которых и будут храниться старт и финиш проекта на текущий момент планирования.

    При фиксации исходного плана сохраняется только информация по его задачам, но отдельный файл не создается. Поэтому рекомендуется сохранить план проекта перед его фиксацией в отдельном файле.

    Сохранение файла проекта только с данными исходного плана:

    • В пункте главного меню Файл выберите подпункт Сохранить как, в поле Имя файла наберите имя, которое бы говорило, что это - копия файла с базовым планом (например, <Имя проекта > Исходный план <Текущая дата>), щелкните Сохранить.

    Добавление задач в зафиксированный план проекта

    При создании проекта может возникнуть необходимость добавления одной и более задач в список задач, эту задачу также необходимо добавить и в исходный план. Это позволит проследить процесс выполнения новой работы в рамках всего проекта.

    Добавление задачи в зафиксированный план проекта:

    • Выберите представление Диаграмма Ганта в Панели представлений.

    • В поле Название задачи выберите Отслеживание, потом Сохранить базовый план, выберите опцию Сохранить базовый план, а затем Выбранных задач.

    Удаление исходного плана проекта

    В Microsoft Project существует процедура удаления значений, хранимых в исходном (базовом) плане, а также в промежуточных планах.

    Очистка исходного плана проекта:

    • Выберите в главном меню Сервис, Отслеживание, Очистить базовый план.

    • В диалоговом окне Очистить базовый план задайте, хотите ли вы очищать значения, хранимые в исходном плане - Очистить базовый план, или в промежуточных планах - Очистить промежуточный план.

    • Задайте, хотите ли вы очистить значения полей для всех работ - всего проекта только для работ, выбранных в списке - Выбранных задач.

    Просмотр зафиксированного базового плана проекта производится в представлении Диаграммы Ганта с отслеживанием - отрезки работ, уже зафиксированных в базовом плане, отображаются на диаграмме серым цветом и располагаются чуть ниже отрезков работ синего цвета, предназначенных для отображения текущего состояния работ.

    <?xml version="1.0"?>

    Актуализация проекта

    Система Microsoft Project 2002 предусматривает, по мере необходимости, ввод фактических данных, отражающих ход выполнения проекта.

    Актуализация проекта состоит в обновлении следующих фактических данных:

    • дат старта и финиша задачи;

    • процента выполнения задачи;

    • длительности задачи;

    • стоимости задачи;

    • объема работ в задаче.

    Оценка прогресса выполнения проекта определяется на основании сравнения данных исходного плана (после его фиксации) с его текущим состоянием.

    Ввод реального начала и окончания задачи

    Важно отслеживать время начала и окончания задачи. Задачи, которые начинаются и заканчиваются позже запланированного срока, смещают план проекта, задерживают выполнение связанных задач. Задачи, которые начинаются и заканчиваются раньше, могут высвободить ресурсы для других задач. Microsoft Project позволяет ввести значение актуальной даты начала и окончания задачи, что может привести к перепланировке плана проекта.

    Ввод реальных дат и начала и окончания задачи:

    • Выберите задачу для обновления даты начала окончания.

    • В меню Сервис выберите пункт Отслеживание и нажмите Обновить задачи.

    • Введите дату начала и окончания в разделе Фактические даты поля Начало и Окончание.

    Если какие-либо задачи начинались и заканчивались вовремя, то можно установить даты реальных начал и окончаний для них автоматически.

    Ввод реальных дат начала и окончания для нескольких задач:

    • Из панели представлений выберите представление Диаграмма Ганта, в поле Название задачи выберите задачи, которые идут по графику.

    • В меню Сервис выберите подпункт Отслеживание, в нем пункт Обновить проект, щелкните на выбранных задач.

    Ввод реальной длительности для задачи

    Прогресс выполнения задачи отслеживается на основе ввода реальной продолжительности задачи. При вводе реальной длительности задач Microsoft Project обновляет дату фактического начала, процент выполненного в работе, оставшуюся длительность работы.

    Ввод для выбранной задачи фактической длительности:

    • Выберите работу, для которой хотите вводить реальную длительность

    • В меню Сервис перейдите к пункту Отслеживание, нажмите Обновить задачи.

    • В поле Фактическая длительность задайте фактическую длительность задачи.

    • Если выбранная задача, по вашему прогнозу, закончится раньше или позже первоначально намеченного срока, откорректируйте поле Ост длительность.

    Если фактическая длительность задачи больше плановой длительности, необходимо вводить фактический объем работ для задачи. Microsoft Project изменяет дату фактического окончания для работ, планируемых по продолжительности, увеличивая их длительность. При введении фактической продолжительности, увеличивая их длительность. При введении фактической продолжительности задачи, превышающей плановую, Microsoft Project делает плановую длительность равной фактической длительности, а также устанавливает оставшуюся длительность задачи равной нулю и помечает задачу как выполненную на 100 процентов.

    Для выполненных работ системой Microsoft Project в поле индикатора Индикаторы отображаются галочками

    Выявление задач, которые идут не по плану

    Чтобы управлять проектом, необходимо отслеживать, насколько это возможно, какие задачи отклоняются от расписания. Важно вовремя принять меры по перепланировке: изменить взаимосвязи между задачами, перераспределить ресурсы или удалить некоторые задачи, чтобы выполнить проект в намеченные сроки.

    Определение отклонения задач от фиксированного плана:

    • В меню Вид выбрать представление Диаграмма Ганта с отслеживанием.

    • В меню Вид определить таблицу Отклонение.

    • Перемещайте разделитель, чтобы просмотреть поля отклонений.

    Отклонения можно увидеть только, когда зафиксирован план проекта.

    Ввод процента выполнения задачи

    Насколько задача выполнена, задается через ввод процента выполненного от Длительности задачи. Задачи с относительно короткой длительностью, возможно, и не заслуживают столь подробного отслеживания прогресса, но для задач со значительной длительностью указание процента выполненного поможет отследить фактический прогресс относительно исходного плана. По умолчанию Microsoft Projeсt на диаграмме Ганта отображает процент выполненного тонкой черной линией по центру отрезка задачи.

    Ввод процента выполнения для заданной задачи:

    • Выберите задачу, для которой хотите вводить данные по прогрессу.

    • Щелкните по кнопке Сведения о задаче, перейдите к закладке Общие.

    • В поле Процент завершения забейте число от 0 до 100, характеризующего процент выполненного.

    Для ввода информации о прогрессе задач могут оказаться удобными кнопки панели инструментов Отслеживание. В меню Вид перейдите к Таблица, включите панель Отслеживание.

    В суммарной задаче Microsoft Project вычисляет процент выполненного на базе прогресса ее подзадач. Если Вы вручную задаете процент выполненного суммарной задачи, система вычислит процент подзадач.

    Для задания прогресса повторяющейся задачи добавьте поле %. Завершения в табличную часть диаграммы Ганта и вводите значение в этом поле. В панели представлений щелкните на Диаграмма Ганта, выберите из меню Вставка раздел Столбец. Выберите в Имя поля % Завершения для добавления колонки, а после задавайте значение для повторяющейся задачи.

    Выявление задач, имеющих отклонения по объему работ от плана

    Если Вы отслеживаете отработку ресурсов по проекту, то Вы, в том числе должны анализировать, в сроки ли ресурсы завершают свои работы. Отклонения от расписания могут носить как положительный, так и отрицательный характер, в зависимости от типа отклонения и правильности первоначальной оценки. Задача, объем работ, которой переоценили, скорее всего, порадует менеджера проекта, хотя это может служить индикатором неэффективного назначения ресурсов.

    Просмотр отклонения от исходного значения объема работ в задачах:

    • В панели представлений выберите Диаграмма Ганта.

    • В меню Вид перейдите к пункту Таблица, Трудозатраты.

    • Тяните разделитель между областью таблицы и диаграммы до тех пор, пока не станет видно поле Базовые.

    • Сравните значения полей Трудозатраты и Базовые.

    • Разница между полями исходного объема работ и фактического объема работ отображается в поле Отклонение.

    Ежедневная актуализация данных по выполнению проекта

    Возможно отслеживание фактического объема работ при помощи полей, описывающих разнесение объема работ задачи по времени. При подобном способе обновления данных у менеджера будет реальная картина выполнения работ, построенная на базе данных за день, неделю и т.д.

    Отслеживание выполнения задач в ежедневном режиме:

    • На панели представлений выберите Использование задач.

    • Из меню Вид выберите Таблица, затем Трудозатраты.

    • Перейдите в таблице к полю Фактические.

    • В поле Факт. Трудозатраты задавайте для назначенных ресурсов объем выполненных работ.

    Если не принципиально, какой из назначенных на задачу ресурсов выполнил работу, можно вводить значения для выполненного объема на уровне задачи. Система сама распределит объем фактической и оставшейся работы между назначенными ресурсами в соответствии с исходными назначениями.

    Актуализация стоимости задач

    Изменение стоимости проекта в процессе его реализации наглядно показывает, как расходуется бюджет, какие работы выходят за рамки запланированных затрат, сколько необходимо добавить денежных средств для решения каких либо проблем.

    Microsoft Project автоматически обновляет фактические затраты на задачу на основании уровня прогресса работы и характера распределения затрат в течение продолжительности задачи. Но если вы хотите независимо от объема выполненной работы задавать фактические затраты на задачу, то придется вводить стоимости работ вручную, отключив автоматический расчет затрат на базе прогресса. Таким образом, сначала нужно отключить автоматический расчет системой затрат, а после вручную вводить затраты на задачу.

    Ввод финансовых затрат для задач вручную:

    • В меню Сервис, опции Параметры, выберите закладку Расчет.

    • Отключите опцию Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Project.

    • Нажмите ОК.

    • На панели представлений выберите Использование задач.

    • Из меню Вид, Таблица, выберите Отслеживание.

    • Тяните разделитель направо до тех пор, пока не будет видно поле Фактические затраты.

    • В поле Фактические затраты задавайте фактические затраты на нужное назначение.

    Ввод затрат на задачу вручную с детализацией до дня:

    • Вызовите окно настроек системы через меню Сервис, Параметры, и перейдите к закладке Расчет.

    • Отключите опцию Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Project.

    • Нажмите ОК.

    • На панели представлений выберите Использование задач.

    • Выберите таблицу Затраты через меню Вид, Таблица.

    • Выберите Затраты из Формат, Подробности.

    • Выберите Фактические затраты из Формат, Подробности.

    • Для ввода фактических данных по задаче найдите колонку нужного дня, задайте значение в соответствующем поле.

    Фиксированные затраты на задачу могут распределяться по одной из предопределенных в системе кривых расходования. Выберите из панели представлений Диаграмма Ганта, таблицу Затраты из Таблица. В поле Фиксированные затраты задается профиль расходования фиксированных затрат работы в течение длительности задачи.

    Untitled Document

    БСЗР
    Базовая (плановая)
    Стоимость
    Запланированных работ
    Рассчитывается в соответствии с бюджетом на дату анализа.
    БСВР Плановая стоимость
    Выполненных работ, ПСВР
    Рассчитывается. БСВР = Базовые затраты * % Завершения
    ФСВР Фактическая
    Стоимость
    Выполненных работ, ФСВР
    Рассчитывается.Показывает суммарную стоимость всех работ, выполненных на дату анализа.
    ОKП Отклонение от расписания на дату Рассчитывается.ОKП = БСЗР – БСРЗ
    ОПС Отклонение по затратам на дату Рассчитывается.ОПС = БСВР – ФСВР
    ПОПЗ Затраты, оценка полных затрат на задачу Вводится или рассчитывается.
    ПОПЗ = Фактические затраты + Оставшиеся затраты + Фиксированные затраты
    Базовые затраты Плановые затраты Вводится или рассчитывается.Базовые затраты = =(Трудозатраты * Стандартная ставка) + (Сверх-урочные трудозатраты * Сверхурочная ставка) + +Затраты на использование ресурса + Фиксированные затраты
    ОПЗ Отклонение плановых затрат от ожидаемых
    Рассчитывается.БПЗ = БПЗ – ПОПЗ

    Можно произвольно устанавливать дату статуса проекта для проведения анализа на основании фактической выработки. Microsoft Project будет считаться, что колонки табцы Освоенный объем должны высчитываться на дату отчета проекта. Если дата отчета проекта не задана, то в качестве нее используется текущая дата - Дата отчета для проведения вычисления.

    Задание даты отчета проекта

    • Из меню Проект перейти к пункту Сведения о проекте.

    • В окне редактирования Дата отчета задайте дату статуса проекта.

    Схема иерархической структуры работ проекта «Реконструкция полиграфического предприятия»

    © Центр дистанционного образования МГУП